通過六個工作習慣的養成，完成學生到職場思維的快速轉換

文 | 螞蟻先生

寫在前面

初入職場，很多人和我一樣產生過一種誤解，即作為毫無工作經驗的職場菜鳥，下意識地以為工作經驗就是自己在這個崗位上的工作時長以及工作資歷。然而，職場對一個人工作經驗的考量，更多地是指從 0 到 1 學會做一件事情的投入產出比是多少，同時用了多久的時間，去思考、優化、改善它。這涉及到一個很重要的職場軟實力——觸類旁通。

在職場中觸類旁通的能力越強，其學習並掌握工作內容的成本就越低，所創造出的職場價值也會越大。

很多人會把這種能力歸結於個人的天賦和能力。其實，對於很多人來說，智商和能力都是差不多的，並沒有太大的差別。真正決定彼此之間差距的，很多時候，是工作習慣和思維方式。

其實小到自己的學習提升，大到工作效率，很多人都會產生很多疑問，為什麼別人總是做得比自己快？為什麼別人的工作效率總是比自己高，產出也比自己多？很多時候，你跟他們的差異，也許並不在於是否天賦異稟，而在於那些被眾人忽略的細節。

生活可以隨性，但工作務必嚴謹。寫這篇文章，是想分享一些簡單但是切實有效的工作細節，也是幫助我快速完成職場思維轉換的技巧。

01.工作日誌

保持每天記錄工作日誌的習慣，每天下班後寫一份工作日誌。堅持做這樣的事情，不是為了檢查自己的工作，而是為了培養起這個習慣。就我目前而言，無論多忙，每天下班之後，都要抽出時間問問自己：我今天做了什麼？有什麼產出？這一天獲得了什麼？如果每天都在重複前一天的事情，沒有任何變化，和尚撞鐘的機械重複註定無法提升。長此以往，想必一年之後，哪怕三年之後，自己的能力也不會有任何提升，只會一直停留在初級職位上，做著最基礎的工作。

想要努力的年輕人，必然是追求不斷成長的。前一天的工作中犯了什麼錯誤，如何整改？有哪些不夠完善的地方，如何優化？學到了什麼技能，如何用在舉一反三？只有不斷地逼迫自己去思考這些問題，一步步完善和優化，經年累月，才能獲得長久而踏實的進步。

那回頭再想，什麼是工作經驗？於我而言，這就是工作經驗。工作經驗不僅僅是工作時長的單一唯獨量化，而是在於自己用了多久的時間，什麼樣的方式去思考、優化、改善自己的工作方式。

工作日誌，就是將這個過程書面化下來的最好方法。記在工作日誌上的東西，可大可小。大到某個新技能的習得，小到郵件書寫規範、PPT配色排版、Excel函數使用，都可以作為工作日誌記錄下來。只有即時將這些每天的工作細節記錄下來，不斷回顧、整理、消化，逼使自己在工作中去應用這些方法和技巧，它們才會真正成為你的技能。

02.即時記錄

大部分人的短時記憶是非常短暫的，儲存信息的時間最多只有幾分鐘。如果一件事情你沒有立刻將它記下來，只會有兩種結果：一是因為另一件事情的介入而被大腦遺忘；二是它一直留在你的腦海里，干擾你的工作和思維，使你不勝其煩。

解決這個問題的方法，是建立一種本能反應——無論任何時候，聽到任何重要信息，被分配到任何任務，第一直覺不是去執行，也不是去思考，而是記錄下來。記錄下來之後，再去思考，是什麼？為什麼？如何做？

目前在線協作工具和在線筆記中，網易雲筆記，印象筆記等都很好用。如果你沒有完全數碼化的工作習慣，我建議你隨身帶著紙筆。用個筆記本，聽到任何需要去做的事情，第一時間快速記下要點。等回過頭來的時候，再拿出來，認真地回溯，補充、完善、思考。

另外對自己的記錄做一個重要性標識和優先順序排序，每個人都有一套適合自己的備忘方式，只要是能方便自己理解，提升效率，形式不同亦無所謂。

03.時間管理

大部分人最容易高估自己的一點，往往在於對自己的自律能力。很多時候，我都會感到詫異，明明一整天都在工作，為什麼仍然沒什麼進展？明明沒幹什麼，為什麼總覺得很快就天黑了？

然而，如果嚴格記錄自己每一天的時間開銷，就會驚訝地發現，自己浪費掉的時間，遠遠比自己想像的要嚴重得多。

所謂事在人為，人貴在堅持。提升自身工作效率的核心之一，就在於高度而痛苦的自律。信息大爆炸以及知識碎片化給我們帶來的信息獲取門檻越來越低，這在很大程度上免去了我們主動獲取信息的成本，但是也在無形之中分散我們的注意力。很多時候，你以為自己辛辛苦苦做了一個小時的PPT文檔，但實際上是發獃20分鐘，上網找資料結果刷微博刷直播30分鐘，結構化輸出內容時又因為某個微信群聊而分心30分鐘，實際最終的工作時長可能連30分鐘都不到······所以，很多時候，大部分人抱怨時間不夠用，但其實真正用在正事上的時間，也許連20%都不到。

這樣的情結在當下還有另外一種說法，叫做「拖延症」。網上有很多提供治療「拖延症」的解決方案，但在我看來，其實要改變這樣的思維懶惰，需要的是長期堅持並不斷練習的，高度痛苦的自律訓練。

於我而言，最初的時候自己的自控力也很弱，很容易被網路的各種信息分神，後來在我容易分神的地方，會選擇給自己增加專註力提示。我會在自己電腦的顯示器旁邊貼一張便利貼，而手機上也有很多類似「我要當學霸」這樣的逼迫用戶放下手機，在固定時間內專註於工作的產品。平時可以訓練自己，時間成本分配的思維方式，和前者配套使用。通過這個方法，每一天重複、檢查、對比，你可以知道，自己的自律能力時間管理能力有多薄弱。從而更加有意識地、主動地管理自己的注意力。

長此以往，你會有意識地控制自己休閑和放鬆的時間。當你在工作時間發獃、網上閑逛的時候，也許你會怵然一驚，潛意識裡會有個聲音告訴自己：你正在浪費時間，趕緊專心做正事。

比如，對自己說——只能刷5分鐘的朋友圈，時間到了就要把手機放下。進一步，如果在這樣的情況下，自己做某些工作的時間依然遠遠超出預計，那就該試著思考，為什麼？是能力不夠，經驗不足，還是被其他原因影響了？如何在當前工作質量不變的情況下縮短工作時間？

只有這樣，你才有可能實現真正的高效。

04.整理文檔

我們在日常工作中，無紙化已經成為工作主流，而在計算機上完成工作，就不可避免地會產生大量文檔——報告，方案，報表，資料等等。這些文檔，如果是雜亂無章地堆放在電腦桌面，等到關鍵時刻，查找起來就會非常麻煩。

很多時候，明明已經下載的資料卻忘記保存的位置；

很多時候，發給多人的文件幾經修改，不知道哪個才是最終版；

很多時候，想回顧查看自己以往的文檔，卻連文檔名字都記不起來。

這些問題看起來都很小，但是卻無法忽視。這些問題的癥結，往往都在於沒有遵循良好的文檔撰寫和文檔整理規範。

規範化的文檔撰寫與整理，是很多大公司都有的明確規定，但是很多小團隊或者個人往往意識不到其重要性。然而，即便是個人，日積月累，由各種原因產生的文檔數量卻未必會少。處理不當，同樣會造成大量的時間浪費。

針對文檔撰寫和整理，一般遵循幾個原則：

1、工作文檔的首頁，要有版本記錄。

任何正式文檔，封面和正文之間，需要留出一頁，記錄該文檔的版本歷史。無論誰對其作出任何修改，都要在這裡登記：修改人，修改時間，修改內容，以及版本號。例如：Richardo Shi，2017-07-18，v1.0

2、文檔的命名，要確立明確的格式。

文檔命名規範可以由團隊確立，但需要保證所有人都按這個規範執行。而對於個人文檔，則選擇一個滿足自己日常工作需求的方式即可。當文檔的數量極其龐大時，通過統一的命名規範，整理時看文檔名字就能知道大概，就不必打開來依次查看，浪費時間。例如：公眾號推送-職場技能類-20170718-《通過六個工作習慣的養成，完成學生到職場思維的快速轉換》。

3、文檔的存放，要建立良好的習慣。

文檔存放一定要分門別類，依次創建文件夾統一分類存放，很多人喜歡把文檔全部放在電腦桌面上，直到多到放不下才去試著整理。這種習慣好不好呢？如果你存放文檔的位置不統一，有時在文件夾裡面，有時在桌面，那就非常混亂，查找的時候往往要花大量時間。當然，如果能統一規範也無可厚非。

但是出於數據安全和備份考慮，文件最好存儲在電腦的存儲盤內而不是保留在桌面，因為一旦電腦崩潰或者突發停電，桌面文件很容易造成丟失。

因此，強烈建議每個人都能隨時將自己的文檔整理之後做數據備份。

05.任務清單

工作過程中，犯錯並不可怕，可怕的是一直犯同樣的錯誤，反覆多次仍然會在同一個地方出錯。這個問題最好的解決方式，就是做好任務清單。

因此，有必要為每一項任務寫好清單，執行具體的工作安排時，將每一項挨個對照，檢查自己有沒有任何一項疏漏。隨時將自己的任務清單更新優化。自己犯過的錯誤，領導的指示，或者從各種渠道獲得的信息，都可以寫上去。

比如，跟不同部門對接時，需要注意的點是什麼，具體到細節，和誰對接，什麼時候對接，以什麼方式對接，如何確認任務交接，等等諸如此類。

這些都需要按照任務清單逐條予以確認。尤其是沒有明文規定但是會對結果產生影響的因素，都要寫在任務清單裡面，跟對方確認。理論上來說，只要將任務清單做得足夠嚴密，執行時嚴格確認每一條，任務的完成就不會出問題。

如果能將這些東西深度掌握，無需對照也能逐條嚴格執行，乃至能用來指導其他人、或是發現工作中不合理的地方，那基本能保證自己的能力水平了吧？

06.工作回報

這裡說的工作回報，不是說報答別人，而是，隨時向直屬領導彙報自己的工作進度和安排，而不是閉門造車，等到領導詢問自己。這樣做的原因，是能夠保證自己的工作內容實時和團隊保持溝通，確保方向無偏差，一旦出現問題可以及時修改。減少因為缺乏有效溝通所帶來的工作效率大打折扣。

另外，當發現問題的時候，嘗試帶著解決方案尋找團隊討論彙報，而不是一問三不知。領導期待的是下屬自帶問題發現和問題解決的能力，而不是抱怨和吐槽。對於成熟的下屬而言，當你做彙報拋出一個問題，肯定早就想好了解決方案，你做的不是發現問題一個事情，而是從發現到思考再到解決的一整套工作，這是一套組合拳，其完整的邏輯應該是：

員工：我發現，**是目前我們需要解決的一個問題······

領導：所以你的解決方案呢？

員工：我目前想到有兩種方案，各有利弊。第一種，好處是***，壞處是***；第二種，好處是***，壞處是***。

在你選擇開口提出問題的時候，你的心裡已經有了整套嚴密的方案，問題的提出只是一個引子，真正的重點工作在於通過解決方案的提出來為團隊創造價值。

養成這個職業習慣，會對職業生涯有著很深的影響和幫助。溝通成本是每一個職場奮鬥者都需要考慮的東西，而任何團隊都喜歡給力，靠譜的成員，因此領導往往喜歡選擇題，而不是問答題。明白這一點，能為你的職業口碑帶來意想不到的效果。

「提出問題，並附上可選擇的解決方案」——這是我初入職場學到的最重要的職場經驗之一，受益匪淺。

我是螞蟻先生，這裡是臨城客棧，感謝你的閱讀。

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