為什麼做事沒效率？因為你總是「想太多」

如果你手機變得很慢，打開一個app要很久，運行起來特別卡，通常是因為什麼呢？

還不是因為後台默默在運行很多其他app。

把它們都關掉，清理你的內存，手機速度就會變快。

大腦是一樣的：腦容量有限，不能無限地同時運行很多app。你要達到最大的效率，最快的速度，最好同一時間，只運行一個app，其他的都關掉！關掉！

不要以為我說的是，同一時間只專註做一件事。

我說的是，當你在做那件事的時候，不要讓其他事變成默默在後台運行，持續佔據你腦資源腦容量的apps。

你決定「以後再做」的事，如果沒有從大腦中「抽出來」，保存在其他地方，大腦就會一直分心去記住這件事。這就好比在後台運行了你用不到的app，浪費資源，拖慢主任務處理速度。

第一類是你想一會就做，懶得記下來的事情。

比如：

• 同事要一個文件，記得做完手頭這件事就找出來給他；

• 家裡牛奶喝完了，要記得今天下班後去超市買

• 說好周末和朋友聚會我來找地方，明天就找

哪怕這些事情都很小，哪怕你全部都記得住，它們都在不知不覺佔據你做正事的brain bandwidth，拖慢你的進度。

第二類是你想要做出的改變，希望做到的事，但沒想好怎麼做。

比如：

• 這個文件管理系統太亂了，要找個時間好好整理一下

• 去年歐洲的照片還沒修，遊記還沒寫

• 想學畫畫

哪怕你還沒有為這些目標做過任何實際舉動，它們都會給你帶來「未完成」的壓力，都會變成你覺察不到的後台程序，默默侵蝕著你的效率。

我們要把這兩類自動運行的後台程度都關掉，才能登上效率的巔峰，把時間節省下來，做更多更有趣的事。

就是「好記性不如爛筆頭」。

不要因為你能在腦子裡記住，就懶得寫了。記住任何你現在不做的事，都是浪費bandwidth。

把這些小事隨手寫下來，不但會帶走害怕忘記所帶來的輕微焦慮，也能確保這些事情真正不被忘記，更能避免你「怕忘記所以乾脆先做掉」，不斷讓小事來打斷你手中正事，這種極其浪費時間的行為。

因為小事頻發，」爛筆頭「也是有講究的。花太多時間詳細記是本末倒置，隨便亂記事後想不起來/找不到筆記就起到反效果了。

我的「爛筆頭」是即時貼+手機note。

在電腦前時，把所有突然想起來的ideas、to-dos、零星的總結、偶發的靈感，都分別寫在不同的即時貼上，貼在電腦上。

每一張單獨的即時貼，就是一個單獨的小任務。在電腦上貼成一排，要幹什麼一目了然。

每當有一點碎片時間，我就瀏覽一下這些小任務，看看有哪些是可以完成的。這樣做的時候，有一種小傭兵在公示欄前領任務的感覺（看過《傭兵天下》的人會懂。。。），枯燥的任務突然就變得很有趣。做完任務把即時貼揭下來也非常有成就感。

買5x3cm的小即時貼，一張正好寫一件事，貼上去也不佔地方。除了要做的事情之外，也可以貼常用的shortcut，常要查看的內容，節省時間。

出門在外呢，就要靠手機了。

這時就要請出我的三星Galaxy Note 5啦（港真我這麼頻繁地推這個系列，三星是不是應該考慮給我點廣告費）。

Note手機有個S Pen，抽出來就能寫即時貼了。寫一個就存一個，跟電腦前貼即時貼的效果差不多（下圖的第一個圖標Action Memo就是）：

Note 5推出了「熄屏編寫」，手機在屏幕關閉狀態，不用打開，也可以隨時抽出筆就寫，寫完把S Pen插回去，即時貼就自動保存了。

這個月剛推出的Note 7，在這個功能上又更上一層樓：熄屏編寫的即時貼，可以PIN在屏幕上了。也就是說，我要想看我之前的即時貼，我不用再打開手機，解鎖，打開note app，才能看到了，我拿出手機馬上就能看到。

P.S. Note 7屏幕和S Pen都防水了。雨天滴了點水在屏幕上，或者手指是濕的時候，不是屏幕接觸就不靈了嗎？Note 7就沒有這個問題~

啊Galaxy Note系列，你給我省了這麼多心，叫我怎麼能不愛你??。

--- 以上真的真的真的不是廣告的分割線 ---

紙質+手機即時貼，系統地儲存了我的第一類後台程序，就好比所有我要未來查看的文章，都收藏在同一個網址收藏夾里，所有我常用的APP，都存在一個手機文件夾里。什麼時候想看，隨時都可以去這裡調出來，不會丟，不會忘。

有這麼可靠的系統，就可以安心關掉這些後台程序，不讓他們占內存啦。

第二類後台程序不但需要「收藏」起來以後調用，還需要做一點分解，把「模糊」的目標，變成「清晰」的可行性計劃。

這個時候即時貼就不夠用啦。

我用的是手賬+To Do apps。

手寫待辦事項，比在電腦上type，更能注意力集中地對自己要做的事做一個梳理。

因為手寫不能調整順序，經常要重新寫一張，也是逼自己及時更新待辦事項，多多思考，把待辦事項寫的越來越完整的手段。

我一般會寫好幾張這樣的清單：

1. 每周日晚上，列出下一周要做的事（有新的事情就隨時添加上去就好）

2. 如果某幾天事情特別多，會列一個「明天要做的事」，幫助理清大腦，也避免了一周清單過長，辨別不出哪些任務更緊急

3. 有一個on going的長期項目（比如完善我的GMAT課程），就會列一個項目清單，隨時把想到的任務添加上去

寫字總是有一種soothing的感覺。在感覺被電腦上的待辦事項淹沒的時候，用寫字來理清思路，梳理任務，幫助思考接下來的行動，不但有效，對我來說，還挺享受呢（覺得享受才有持續做下去的動力啊）。

但手賬也有局限。首先，長期任務每周重複寫，會有一種「怎麼還是沒做這件事」的挫敗感；其次，複雜的任務不分優先順序和截止日期，管理起來很亂；最後，沒帶手賬就沒地方查看（而手機app就隨時可以看）。

所以電腦和手機apps也是不可少的。

如何把一個任務分解成許多small batches，提高效率，攜隱在《秘籍 | 我的時間和效率管理（下）》中，已經詳細解釋過了，這裡就不再多說啦。

總結一下：

提高效率，告別「越忙效率越低」，首先要做的就是關閉後台程序：把當下不做的事情，都從腦子裡抽出來，存到一個你未來一定回去看的地方。

關閉後台程序，有幾個好用的工具：

• 即時貼

• 手機note

• 手賬

• To-do apps

你學會了嗎~

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