申請神器1?? |用Trello管理申請及計劃

「You are the most organized person Ive ever seen「某德國盆友看到這張表後這麼評價

管理工具 ：Trello

Trello，碼農們以及Thirsty For Thirty的聽說讀寫小組成員都很熟悉的工具了！碼農們用來日程管理，TFT的工作人員用來sync up團隊的工作，而小組的成員用來查看作業、一起整理口語段子、後小組經驗總結、各類活動 （還不知道不要緊，這是一篇小白文~）。

網頁版是 Trello，它對應的iOS、安卓、Mac的app分別叫做Trello、Trello、Xcello（這版是免費的） 應用商店自行下載app或者僅僅使用網頁版都很方便！白天在電腦前整理，晚上睡不著還可以在床上回顧、查看、定好新一天的計劃、做更改等等。

自從開始申請，小編真的是不能一天沒有Trello。因為它記錄著我所有的東西。套過的42個教授，感興趣的項目和注意事項，每個對應項目的截止日期、申請需要的材料等等等。

為了方便大家的學習，小編複製了一份自己的Board，刪除了個人信息，拿來截屏供大家參考（觀）。 為了給大家留下更宏觀印象，把這個Board做成了開放

點這裡 就可以進去了

記得上下左右滑動查看所有信息哦~ 因為你們不是這個Board的member，裡面的內容是修改不了的，不過每一個card都可以點開看看的~

選校管理

」這麼多學校這麼多項目，要是有一張表裡面列的就是所有『xx』專業我有點想去的40所學校的單子，裡面包含我想要的所有鏈接、Deadline，幫我來挑要申請的那15所，讓我很方便排列好自己的Tier1、Tier2、Tier3該有多好啊！「

Trello像是一個電子化的便簽版。你看到的這個大界面叫做Board，看板。用戶可以自建Board實現自己需要的功能。如果只是用來處理一個主題，in this case, 申請，那麼建這麼一個Board就夠了。

而你需要做的就是，在瀏覽學校的過程中邊瀏覽邊複製鏈接、尋找關鍵信息，記錄在這個標籤版的card上（card是每一個白塊塊的小單位）。

Trello有一個很好的功能就是記錄Due Date 所以在創建這個card的時候，就可以順便在院系看一眼這個項目的Deadline，在這個學校對應的card里設置那一天為截止日期。

如果項目有多個Deadline：比如考慮funding的早一點，不考慮的晚一點。那可以酌情設置早的DDL，然後把晚一點的DDL和其他關鍵信息寫在card的description里。

比如這樣：

點擊card點開來可以edit description，寫那些重要信息和對應鏈接。

比如院系鏈接，網申鏈接，對學校的主觀印象，有點喜歡的教授以及他的主頁等等。在Trello里粘貼的鏈接和普通的超鏈接一樣是可以直接跳轉到頁面的，就不需要在瀏覽器里建文件夾，單獨為關鍵鏈接添加收藏，那多笨啊...

以後還隨時可以回來添加新內容，在description里做一定的排版。在手機上瀏覽時戳鏈接也是一樣會切換到瀏覽器為你打開的，非常方便。所以小編現在躺床上之後第一件事情就是打開Trello，再看看一些沒有研究好的項目。

每次有什麼想法了就馬上用「add comment」的方式來吐吐槽，或者做個特別提示。「我天，這系太小了，不用考慮了」，「突然發現一個好玩的事情，這個系和xxx有合作 可以寫進ps里」 之類。這種碎片信息最重要了！不管收集渠道是哪裡！雖然看起來不那麼高級，但你想想，自己要考慮這麼多選擇，有腦容量去裝下所有這些信息嗎？

接下來，自己按照能力分好Tier1,2,3，同時也可以做一下特殊標記，比如將「非常感興趣」貼一個粉色的tag，「轉專業申請，冒險！」貼一個紫色的tag，「要申請」貼一個綠色的tag 這些標記就會體現在card上，這樣你就有直觀感覺，申請的多少所是冒險的，多少所是喜歡的，真正申請的是哪些。標記了以後的card會長這樣。

接下來就是在每個Tier內，按照時間正序排列了，將DDL早一點的放在最上面。小編就是用DDL的順序區分priority。

快試著用它一周，你也會愛上！

材料&項目管理

」怎麼辦，我昨天才看到xx學校某個鏈接有說PS要double space多少詞，但現在又找不到那個界面了！

上次看到要郵寄官方成績單，但我沒存地址。現在人到DHL了我還在用手機翻地址 好心酸「

從Tier1、2、3選好目標項目以後，就要開始認真讀項目要求，開始申請了！

這就有一個很頭疼的事情，TG的送分，材料的寄送 你還能記得自己是什麼時候寄送的嗎？ 小編每次獲取一些比較重要，日後一定會需要的信息（比如項目需要財產證明，需要寄送官方成績單）就會在這裡直接複製：財產證明的說明，郵寄的地址，TG的代碼...）

在寄送材料、送分了以後會在下面說明自己寄送處理的時間或者快遞單號。這樣自己很清楚應該什麼時候進行，也能很好的估計對方什麼時候能收到。

什麼？你給我說excel也能記？

那麼請問假如A學校需要寄 B學校不需要寄 或者這些學校你有些要重點申請 有些是湊數的 這些怎麼能在一個二維的表格里來表現呢？ 一個學校一個sheet？come on！Trello完全能做的更好！這麼美而簡潔，你值得擁有。

套磁管理

」UIUC的這個教授我好像發過郵件吧？名字看起來很眼熟。我得搜一遍我的郵箱才知道...「

如果你陶瓷時只是編輯一下模板，改一下收件人和第一段sucking up的部分；

or

你三個月前聯繫過一個教授，但是後來忘記了這個人；

or

你已經聯繫了CMA的A教授，但是又看上了CMA的B教授，但是有規矩你不能同時拍兩個人的馬屁，除非A已經某種程度上默拒了你（很久沒有回復郵件）。可惜...你不記得什麼時候給A發的郵件，說了什麼，A到底回復了沒有...

那麼這樣管理會很好！

因為小編是申PhD，在看院系信息的同時，就會重點關注教授的研究方向，把感興趣的全部挑出來（一般一個學校會有2·3個）。然後按照興趣程度在trello里「Professors to be contacted」中排列好，越喜歡的排在越上面。裡面留下他的郵箱，主頁，研究方向，可以套磁的方面，對這個實驗組的印象等等。 當發郵件了以後，就可以把這個card移動到「Professors with no/negative reply」。

當收到回復，就可以以checklist的方式，添加和教授的每一輪互動的內容，自己需要進一步了解的事情....每完成一項就打一個勾，最後將這個card在「要聯繫」，「積極回復」，「還沒回復/消極回復」三個list中移動~

Trello會留下你每個操作的時間，這樣假如A教授遲遲不回復，你就可以在一周後，從「Professor to be contacted」中挑選這個學校里你早已挑選好的第二愛，直接在trello上點擊ta的主頁和郵箱進行陶瓷，而不用再花費時間，重新瀏覽一遍院系的所有教授信息再進行挑選了。

有時候讀到了X學校的C教授和Y學校的D教授coauthor了一篇論文，就可以把論文鏈接貼在這兩個教授的card下，作為評論。讀一篇論文可以套兩個教授也很棒！

comment也經常被我用來記錄心路歷程，比如「男神已經三天沒給我布置新論文來看了，他是不是不愛我了」之類。

最後你們會發現很有成就感的事情！「Professors to be contacted」這個list里的card越來越少，剩下兩個list的card越來越多，這都是你一直努力的證明呀！

祝各位「Professors with positive reply」的list越來越長！

計劃管理

又要改PS，又要陶瓷，又要填網申，我總是不記得下一步該幹嘛了。每次快晚上才意識到時間好緊。

我知道要定計劃，可是計劃總是趕不上變化！

這就要說Trello的本職了——讓用戶更好的追蹤每一項的進程。

當用戶新建一個board以後自動生成的三個list就是「To Do」，「Doing」和「Done」。這三個list就可以用來列下第二天，這一周，這一個月的計劃，讓它們一項項從To Do移動到Doing，直到心滿意足移到Done。

其實，這個功能還有進階版本，牆外的世界很精彩！

在用chrome插件，Trello Plus了以後，所向披靡！可以使用Trello本身的計時功能和burndown chart。

在你為每個card的任務estimate一個時間以後，可以點擊timer來開始這項任務的計時（不計時也可以，在comment中可以輸入所用時間），S/E bar來為你估計還需要用多久完成。

計劃趕不上變化也不要緊，點擊modify可以更改總時間。比如上圖，小編以為自己300min可以完成一個學校的申請，結果它是小編的女神校，PS怎麼都改不滿意，還有PHS要寫，最後花了1500min才終於做完。

一次不能完成全部也沒有關係

可以每次添加那一次的工作時間，沒做完一次的記錄都會添加在「by users」底下。總時間也可以點擊modify來調整。

細節可以看上圖

當然還可以每次做完一點寫一點吐槽，比如上圖中Paul的那些記錄，除了他每次的工作量意外，還有「吐槽」，或者也可以看看下圖，小編做2.36min的量，把30min的總時間用完了，感慨了一下自己的成果...

除了每個list會統計這個list中需要投入/已經投入的時間以外，在每個Board的右上角可以看到你在這個Board已經花了的時間和還需要花的時間。

啊！看到還有732.46min的剩餘量，小編默默地哭泣...

更多的用法可以在Trello help或者Trello Plus help中查看，就不細細描述了~

小心思管理

」每天晚上躺下就心虛得睡不著，感覺什麼都沒有弄好，想用手機再看看教授的研究，或者看看別人寫的PS，感覺學到了好多，就睡覺了。結果第二天新來完全不記得前一天晚上都看了些什麼!我一定是失憶了！我的靈感都去哪兒了？「

如果有小心思，無論是自己的研究，教授的套磁，或者是PS，都可以隨時複製文字以及鏈接到Trello對應的card上，隨時填寫心得。

或者睡前用trello安排一下第二天充實的生活。這樣早上醒來就可以直接進入戰鬥狀態了！Fighting！

小缺點

不可避免，神器也有小缺點

缺點1 伺服器

不僅是小組的成員，就連TFT的工作人員都不得不抱怨，Trello的伺服器！sigh，它偶爾會罷工，提示防火牆blahblah的。Trello的官方解釋是這樣的：

Trello uses a third party service called a Content Delivery Network (CDN) to make Trello faster. A CDN is used to deliver files to you that are closer to your geographical location.Because these resources dont originate from trello.com, they sometimes get blocked by corporate firewalls. If this happens, Trello wont work.

說人話，大概就是，網站的不同部分是放在不同的伺服器上的 比如其中某一個伺服器down掉了 那麼這個網站可能會顯示不正常 或者down掉

這種情況出現，官方的解釋小編試過都沒什麼用...只能自己換設備，或者等待...不過最近Trello已經夠給力了，down掉的頻率越來越低了。

缺點2 語言

沒有中文版（暫時），也是它在國內並不普及的原因。知乎有很多帖來扒Trello的好，國內替代品的好，以及它們的不好。搜一搜「Trello」看看熱門就知道了。為了節約大家的時間，給大家上一個對比圖，一眼看出它們的優缺點。

如果連圖都懶得看，那麼聽我一句話：如果不是trello沒有中文版，剩下的幾個工具根本沒有生存空間！

面對這個問題，Trello團隊也在想辦法，比如月初小編和眾多Trello用戶都收到了Trello在召集團隊漢化的郵件，簡直激動得顫抖。

而且Trello，和口語小組一樣，用「Duolingo」，「Crowdsourcing」的想法來做這個事兒的！簡單來說就是「100個人同時翻譯一段話，再將他們的結果整合出來，句子就和語言學家翻譯的一樣好。」（詳情參見這個段子）

口語小組就是如此，讓大家整合口語段子。每個段子都是滿分水準！ 順便讓大家看一眼口語小組的段子們，大概有400個了，每期都會有新血液！

看著圖都是一種享受

每個來口語小組的盆友都可以享用這一整版的素材~ 是不是很棒~

下面，我們點進Trello翻譯團隊的crowdsourcing看看他們的成果