流程挖掘BI工具的使用

04-29

在我的項目管理工作中，有這樣一類：通過某流程挖掘BI系統工具，對目前業務流程中的問題進行梳理。

這類項目有兩個重點：第一是推廣系統的使用，讓更多的用戶來使用這個系統進行數據或者流程的挖掘。第二就是針對挖掘出來的問題，制定相對應的行動計劃及目標。

在我所經歷的項目中，該系統需要向很多分公司進行推廣，所以我們進行了多輪的研討會，在研討會上，推廣介紹系統，並且制定計劃及目標。這種項目看起來簡單，行動計劃非常清晰，但是卻需要有很多的準備工作。

數據的定義。流程挖掘系統中，有很多名詞，這些名詞的定義需要進行歸類，更重要的是，這些名詞對應的數據範圍，一定要清晰，並且有一致性。比如說cycle time 作為系統中的一項指標，它從哪個時間節點開始，到哪個時間節點結束，這個要進行清晰的定義，並且document 下來。否則在幾輪的研討會上，大家會提出類似問題。另一方面，由於業務複雜，系統中的cycle time定義在最開始不一定準確，隨著研討的深入，會有更新，這樣就可以在document中添加更新，這對所有人都是透明而且及時的。
目標KPI的制定。日常工作中，對於一些小的目標經常會出現拍腦袋定義的情況。而利用BI工具，項目經理應該在前期準備時就心中已經有了一定的數值參考。而不是在研討會上去迫使用戶拍腦袋來決定。
KPI一旦定好，就可以利用報告進行監督了。當然，前提就是老闆支持這個項目並且對確定的KPI是滿意的。這樣就可以利用老闆的影響力，去監督各個分公司的KPI完成情況。通過簡單的紅綠燈圖示，就可以比較每個分公司的情況。當比較彙報完成後，還要指出他們進步的潛力在哪裡，然後就可以組織下一次的研討會，繼續進行挖掘，或者對於那些容易實現KPI卻沒有實現的分公司，要求他們提供計劃列表。
研討會的組織一定要使用一些新型的工具，比如我們在項目中使用了http://mentimeter.com的現場投票發表意見的工具，非常炫，契合了數字化的要求。

以上是針對流程挖掘工具的使用在項目管理中的一點心得。