一、提前備好素材，幫你快速完成PPT

有一段時間，我每個星期都需要做一兩個 PPT。時間非常緊張，通常頭天接到任務，第二天下班之前就得交給上司。熬夜加班做 ppt 就成了家常便飯。

經常做 PPT 的人都知道，PPT 最耗時的地方不在於組織內容和思路整理，而是在於找到恰當的圖片和排版這些細節上。

經過幾次突擊式的緊急任務折磨之後，我學乖了，開始慢慢地建立自己的 PPT 素材庫。

我把PPT的素材準備分成了三類：

1. 圖片

2. 模板

3. 組織

要做 PPT 的時候，才去找一張應景的圖片，找到合適圖片的幾率實在太低了。即使找到了，也頗為耗時。

於是，為了解決圖片的問題，我基本上成了一個強迫症患者。微博上、微信上還有瀏覽網頁的時候，覺得合適的圖片都會截圖保存。

對於模板，時不時地也會去各個論壇、翻牆到國外網站進行搜集。兩三年下來，我搜集的模板和圖片加起來可以放滿半個 BD 雲盤了。

是不是找好素材放在那裡，派上用場的時候就能應用自如了？肯定不是！不清楚自己的家底，做 PPT 的時候還是臨陣磨槍，亂糟糟的。

對於自己搜集來的模板，肯定是要有所整理的。一張圖片，可以結合自己的工作內容，提前設想一下這張圖片可以用到什麼類型的 PPT 上，可以在視覺上用來表達什麼內容。一個流程圖模板，可以表示哪種邏輯關係。

這個整理的過程也算是一個隨時思考內容的過程。我利用零碎的時間進行這些準備工作，後來趕製PPT也就是幾個小時的事情，甚至時間更短，熬夜做 PPT 的幾率也就小了許多。

二、提高寫作效率，關鍵在於平日積累

在把寫文章變成一個日常習慣之前，我一直都天真地認為，寫文章是很簡單的事情。

畢竟，從小到大，不是學霸的我一直靠作文拉分，不太可能視寫作為難事。現在大家都是利用電子工具寫作，打字速度快的人，寫完一篇文章豈不是幾十分鐘的事情！

事實證明，外行看熱鬧，我想得太簡單了。

一篇 2000 字的小短文，讀者看完就是幾分鐘的時間。但作者的生產時間可能是幾個小時。

從主題確定，到組織素材，到思路大綱的安排，再到修改排版發表，哪一步不是拿時間來換質量。

可是，沒有充分的思考和準備，拿時間也換不來一篇可以取悅讀者的文章。

寫了幾十篇不太像樣的稿子，我意識到思考搜集素材和平日積累的重要性了，也開始付諸於行動了。

以往，是下班後有時間坐在電腦面前，才開始想：我今天想要寫什麼呀？我今天有什麼可以寫的呀？查閱素材，打開電腦，看看新聞，一晚上過去了，一個字都沒有寫出來。

寫作是倒逼人思考的過程，寫出來的東西最能檢驗一個人的思考成果。

我開始有規律地去讀自己想要閱讀的主題。這也是秋葉曾經提到過的主題閱讀法。

強迫症又來了。

讀一本書或一本雜誌，常常開始自己去搜集：

1. 哪些句子打動了我？為什麼會打動了我？

2. 哪些內容可以在近期的工作和生活中運用，進而有所斬獲？

3. 哪些素材可以用來我最近想寫的文章中？

4. 讀完這本書，我有什麼感觸？

甚至我做 PPT 的習慣，也開始影響我。這本雜誌的排版好，截圖或拍照，留存，作為以後 PPT 排版的借鑒。

當系統地讀書方法取代以往憑喜好的讀書方式，素材的累積、寫文章過程中的順手程度，都有了一個質的飛躍。這種感覺的確很棒。

大腦的靈光閃現，估計沒有人能夠控制。隨時思考，才會蹦出精彩來。如果事到臨頭，才去進行內容生產，對於大腦來說，不啻於又被用刑了。

三、做兼職翻譯，建立自己的資源庫很重要

我以一個門外漢的姿態一頭扎進翻譯的世界時，表現得挺傻。

我表現得好像是一個機器人一樣，看見句子就翻譯，不懂得單詞就查，有點程式化了。

經過前輩提醒，才發現好像努力錯了。努力是好事，可是方法不對，那就是折磨自己了。

前輩告訴我，你要先自己閱讀材料，讀懂了，翻譯起來才順暢，而不是一接到材料就自動進入翻譯模式。

閱讀的過程中，你就要建立自己的資料庫。這些資料庫包括專業辭彙、閱讀文獻、在線詞典的鏈接等等。資料庫的建立，可以是人工，也可以藉助翻譯軟體減少自己的工作量。

除了資源庫，還要根據主題內容建立自己的素材庫。比如氣候，市場，金融行業，建立起自己的資料庫，翻譯的時候才能事半功倍。

四、信息社會，建立自己的信息庫很重要

很多人說，在這個隨時隨地可以搜索的年代，只要會搜索就行了。

擅長搜索的人的確厲害。可是，這種想法大錯特錯。

首先，我們不能保證你臨時抱佛腳搜索到的內容都是正確有用的。網路上的信息，正確性和時效性都難以保證，而且碎片化，不成體系。依靠臨時搜索解決問題，等於是拿別人指縫間留下的渣渣來工作，這效果你想過了吧？

其次，即使前面的問題能夠解決，工作效率真的是磨死人。想想你臨時搜索一張PPT的封面，一張配圖，那種焦灼的感覺如何?

初當助理的時候，我的一位同行朋友讓我感觸頗多。她對公司五公里範圍以內的餐館和酒店了如指掌，堪比一個活地圖，比搜索引擎還好用。她公司的招待業務頗多，每當客人有不同的要求，她一拍腦袋，馬上就想出了合適的地點。於是，賓主盡歡。

老闆覺得這個女孩腦子靈光，好用得很，平日里逐漸對她有所倚重，比起和她一直入職的人，升職加薪要順暢得多。

她活地圖這個本事是利用業餘時間慢慢搜集來的，就害怕做接待安排的時候找不到合適的地方。這何嘗又不是一種信息庫！

題目中的素材庫，可以應用到很多方面。比如你是一個文案工作者，沒有自己的資料庫，那是不能想像的；如果你是一個秘書，你的電腦里應該有不少行業報告和公文模板，基本上可以說你懶到家。各種崗位的員工，都可以建立自己的素材庫，以備不時之需。

臨時抱佛腳，總是最浪費時間。充分而有效的準備工作，才能夠減少工作時間，提高效率。要知道，所有的輕鬆愜意，背後都有看不見的努力在支撐。