你看起來毫不費力，是因為背後十二分的努力

04-29

我剛接任這個總助位置不久，就聽說老闆對於總助這個位置非常挑剔，在我之前，老闆已經換過6任總助，熱情的同事還計算著歷任總助的任職時間。因為需要與總部進行密切聯繫，這個職位的首要要求就是英語一定要好，在我之前的助理均是名校畢業，英語專八水平。當我接觸這個職位的工作內容後，才發現這個職位僅僅靠英語是遠遠無法勝任的。

首先，準備老闆的各種報告。以每月提交給總部的月報告為例，月報告中包含宏觀經濟分析、當月財務數據、銷售表現、工廠情況、競爭對手動態、業務改進及展望。這份報告所涉及到的內容幾乎涵蓋了一個公司的方方面面，要求報告的撰寫者需要有敏銳的市場感覺、能看懂財務部提交的財務報表、分析得了銷售數據、了解工廠的生產運營，同時，也需要有非常好的英語寫作功底，這幾點缺一不可。還好，我的市場和銷售背景讓我能在短時間迅速了解這個行業並能對銷售數據進行分析， MBA系統的學習讓我能夠輕鬆讀懂各項財務報表，而我原來在工業設備行業寫英文方案的歷練讓我很快就適應了這種報告的寫法。聽說之前的月報告需要用至少一周時間來準備，老闆還不停地要與之前的助理進行不斷的修改。現在每月我大約用半天的時間寫好初稿，給老闆過目後根據老闆的意見進行修改，一般一天時間就夠了。當初讓老闆頭痛的月報告現在變成非常簡單的事情了。

不過，為了讓這頭痛的事變得簡單，對我來說可不是那麼簡單的事。為了更好的了解市場，我做了詳細的競爭對手資料搜集，搜集信息包含：競爭對手年產能、年銷售量、市場份額、價格對比以及各自的優劣勢。同時，為了分析財務報表，我將之前的教材《Financial Accounting》、《Principles ofCorporate Finance》、《財務報表分析》等書籍又看了一遍。為了更精確的用英語表達銷量的增長等信息，我找到歷年國民經濟和社會發展計劃的報告英文版本進行模仿學習。在我接手總助工作的半年裡，我所看的書比之前兩年看的書都多。我也很喜歡這種忙而收穫滿滿的工作狀態。

其次，準備老闆的PPT。老實說，PPT不是我的強項。但一份好的PPT對於報告的成功非常重要。老闆之前的歷屆助理都有去培訓PPT的經歷，老闆也讓我找個合適的班去學習一下，只是短時間內很難找到高水平的培訓課程，但PPT的製作卻刻不容緩。我記得第一份PPT我是看著一本PPT的教程做完的，因為最初做PPT時，我連怎麼同時將柱狀圖和線狀圖放在一個表上都不會！

感謝當初管理諮詢課上老師所教授的PPT邏輯原理，老師強調PPT中所報告的內容需要用邏輯關係先進行理順，梳理清楚這種關係後，再進行PPT的設計。而其表現形式：如圖表、圖片、動畫等都是圍繞這個報告的邏輯關係服務的。

在這個過程中，我參考了很多諮詢公司的PPT樣版，如麥肯錫、羅蘭貝格、埃森哲等做的PPT諮詢報告，這些PPT報告的共同特點是邏輯清晰，說服力強。為了讓PPT生動好看，我也流連在各PPT的專業網站，對各種不同的風格進行學習。

另外，在為老闆準備PPT報告的時候，我會花很多時間在前期和老闆溝通，確認他的想法以及他希望這份PPT會是什麼樣的表現形式，以確保我做出來的文件是他想要的東西。

當年會那天我為老闆準備的一份喬布斯類型的PPT在CEO及全體員工面前演示時，取得了空前的成功，不僅公司同事，連CEO都對這個PPT表示讚賞。而我作為幕後人員，心裡明白這是經過無數個修改又修改後的成果。

所有看起來的毫不費力，都是因為背後十二分的努力。

現在老闆和我已經形成了默契，一份報告，即使他今晚才告訴我，我也可以明天下班前提交給他；一封棘手的郵件，我們總是可以在討論後以最準確的措詞回復；一份他要的PPT，我總是可以按他的思路完成……

他知道我能做到，我也知道，我能。