專題 | 項目管理知識、方法論、工具NO.9：你應該知道的項目管理的五個過程組和九大知識領域

我們都想做一個優秀的項目經理，但是很多項目經理常陷入問題的泥淖中出不來。計劃有問題、人員能力不足、進度趕不上、質量不達標、客戶不滿意，項目開始不到一個月，項目經理被各種問題纏的透不過氣來，自己亂了陣腳只想趕快逃離。

如果遇到這種情況，項目經理不應該再去糾結每個問題的具體情況，而應該項目經理自身出了什麼岔子。作為項目經理首先要清楚項目管理要管什麼，要怎麼管，有什麼標準。如果沒弄清楚這些問題，就盲目的憑經驗去執行項目，必定會出現一團糟的情況。

所以，要想做一個優秀的項目經理，首先要知道項目管理要管些什麼。簡單的說，項目管理要管五個過程組和九大知識領域。五大過程組是根據項目周期劃分的，具體指：項目啟動、計劃、執行、監控、結尾。九大知識領域是在項目執行過程中，項目經理需要用到的知識模塊，具體是直接關係到項目執行的：進度管理、範圍管理、成本管理、質量管理、風險管理；及與人相關的團隊管理、客戶服務、衝突管理和溝通管理。PMBOK里還提到一個整合管理，因是九大知識的融會貫通就不單獨討論了。

項目是為完成某一獨特的產品或服務所做的一次性努力。鑒於項目的這個定義，我們不難看出項目具有獨特性、臨時性、多目標性、生命周期性及資源消耗性等特性。也就是說，不管是在工作中還是生活中，符合這些特性的活動，都可以看作是項目。如第一章我們提到的，廣告設計、產品開發、工程施工、策劃方案、一次旅行、考試、運動等，都可以當作一個項目來執行，從而提高成功的概率。

與此同時，在這些項目目標達成的過程中，都或多或少存在項目管理的問題。大部分人在執行的時候，更多的關注事情本身，而不是事先對事情做好計劃、控制、監督等工作，然後再一步步達成。一般來說，小事情我們完全可以通過以往的經驗和我們自身的能力來完成，比如洗衣服，並不需要作計劃、控制等。但一旦事情較複雜，牽涉的資源、周期比較多，就需要用項目管理來幫助我們達到目標了。不如，新人想要一個完美的婚禮，如果沒有事先做好婚禮策劃及安排好督導，婚禮現場一定會亂成一鍋粥。

跨區域、跨領域、跨年的大型項目，更需要通過項目管理，讓事情變得有秩序有條理，從而成功完成項目。所以，在項目中我們需要運用相關的知識、技術和工具來實現項目的目標。為了達到這一目標，前人通過實踐總結出項目管理的特徵和規律，並形成知識領域、技術和工具。這就是項目的五大過程組和九大知識領域。這一章，我們會重點討論項目的五大過程組。

項目管理的五大過程組

一個完整的項目周期，可以大致分為概念、開發、實施與收尾。在項目一開始時，我們首先對項目進行可行性研究，接著進行成本分析，並把結果做成一份報告，交於出資人或領導批准。但在實際工作中，特別是在公司自主開發的項目中，常常在只有一個項目的想法與概念時，就立即投入開發了。接著若想成功開發一個項目，必須要有項目計劃書、預算、以及詳細的工作分解計劃，這就是項目的開發階段。

在項目實施階段，我們需要有直接可執行的工作包與已獲得批准的預算，如果沒有，基本上項目已經失去控制了。當項目結束實施，我們會召集參與項目的關鍵人員，召開項目總結會議，來討論項目的經驗教訓，總結組織過程產物等。

在項目的整個生命周期中，我們把項目管理工作分為五個過程組：啟動、計劃、執行、監控與收尾。在項目啟動過程中，項目經理要特別要注意對組織環境及項目干係人的分析；在後續的四個過程中，項目經理要重點關注項目的控制。在計劃的時間、成本及質量範圍內完成項目，並使雙方都滿意，是項目控制的目標。

美國項目管理學院（PMI）將項目管理定義為：項目管理是在在整個項目生命周期中協調人力，物力，參與目標，運用現代管理技術來指導和實現項目的範圍、成本、時間、質量和預定目標的藝術。

而現代行業的項目經理將傳統項目經理的職責與行業的專業知識相結合，團隊和項目的多樣性只是現代項目經理所面臨的兩個挑戰。

項目管理基礎涉及傾向於在項目之間普遍的原則和過程，美國PMI（項目管理研究所）定義了項目管理的五個階段：

啟動：項目經理從創建和評估業務開始，以確定項目的可行性，然後與利益相關者一起，開發了項目章程或項目啟動文檔；

規劃：規劃包括創建一個供所有人關注的全景圖，項目創建一個稱為項目管理計劃的正式文檔來指導項目的執行和控制。它包括範圍、成本和進度的基準以及範圍聲明文檔，在文檔中列出了項目目標、可交付成果和關鍵里程碑。項目計劃的其他部分包括工作分解結構（WBS）、溝通計劃和風險管理計劃等。

執行：通過執行來讓工作開始，項目團隊將獲得分配的資源來執行計劃和任務，設置跟蹤流程，並不斷的更新計劃，按照合同管理和採購管理要求，做好記錄。

監控：項目性能監控通常與執行相結合起來，通過測量項目進度和性能以確保項目正在按照計劃實施。

關閉：當項目完成時要及時關閉，項目經理可以對項目成果進行檢驗，並輸出最終的成果列表，其中包括項目報告；

1．項目的啟動過程

項目的啟動過程是奠定一個項目基調的過程，直接關係到一個項目的成功，所以尤為重要。在項目啟動階段，我們要確定項目的範圍，制定項目章程、任命項目經理、確定約束條件與假設條件等工作。項目的可行性研究與分析是項目啟動階段最重要的內容，有些公司也把這一工作叫做項目需求分析。

需要注意的是，很多項目執行人員都是把技術分析當作是這項活動的核心，這是不對的，我們應該以商業目標作為項目可行性研究和分析的核心。因為，項目真正的成功是實現其商業目標，而僅僅是完成實施。明確的商業目標是項目的宗旨，更是投資人關注的對象。所以項目管理人員，應以實現商業預期利潤分析為重點，並要提供科學合理的評價方法，以便未來能對其進行精確的評估。

2．項目的規划過程

項目的計划過程對項目的執行與管理，有非常重要的意義。在這一階段，項目經理需要通過項目的明確範圍、任務分解、資源分析等，制定出一個科學的項目執行計劃。這不僅能使項目團隊的工作得以有序的開展，也讓我們在實施過程中有一個標準，並通過對計劃的不斷修正與完善，使項目後面的計劃更符合實際，更能準確的指導項目工作。

很多項目經理在計劃階段過於謹慎，力求把項目計劃做的儘可能的準確，但在實際執行中，項目並不是完全按照計划去執行，計劃會根據項目實際情況不斷優化。 計劃是一種管理手段，項目管理者通過項目計划進行資源配置和時間管理。

在項目中，根據不同的內容有很多計劃，比如項目進度計劃、資源計劃、質量計劃、風險計劃、溝通計劃、採購計劃等，也就是說項目不同的管理工作，在執行之前都需要制定計劃。項目計劃製作水平，直接反應項目經理的管理水平。

3．項目的執行過程

項目的執行，是項目的主體過程，前面項目的啟動及規劃做的再出色，沒有切實執行下去就是空談。就像很多人年初做的計劃一樣，逃不掉無疾而終的命運。項目的執行具體包括項目的前期工作、範圍變更、記錄項目信息、激勵組員，強調項目範圍及目標等。

在項目執行過程中，最重要的內容就是項目信息的有效溝通，以保證信息及時的傳遞。信息傳遞的方式有很多種，常見的比如日常例會、周會、日報、周報等。溝通的內容包括，項目的進度、遇到的問題、需要的支持等，以保證項目質量、時間目標的一致性。

4．項目的監控過程

項目管理的監控過程，是保證項目完成交付的有力保障。其具體的工作簡單的說，就是要把執行結果與計劃對比，及時發現偏差並及時採取糾正措施，使項目順利進行。

在項目監控過程中，我們首先要儘力使實際執行結果符合計劃，若實在相差太大無法糾偏，再考慮修改計劃使之更切合目前的現狀。作為項目經理，切不可在項目一開始不符合計劃時，就想著要修改計劃，這樣只會讓計劃形同虛設。

換句話說就是，修改計劃的前提是項目符合期望的目標。監控的主要內容有：範圍變更、質量標準、狀態報告及風險應對等。

5．項目的收尾過程

很多項目管理人員忽視了項目收尾的重要性，一個項目的收尾，並不是客戶結款就結束的了，更不是對當前項目產生完整的文檔。囫圇的收尾會讓我們丟掉很多寶貴財富，有的項目經理做過20個項目依然不知道同類型的項目如何有效管理，而有的項目經理做了幾個項目後，便知道此類項目管理的關鍵點及容易出現問題的地方，這就是項目收尾做的好壞的差別。

完整的項目收尾不僅包括對最終產品進行驗收，收回項目餘款，項目組織過程產物整理歸檔，更包括召開項目總結會議吸取的經驗教訓，解散項目組成員。即項目收尾包括項目合同收尾和行政收尾。

另外，要尤其重視未能實施成功的項目收尾工作，不成功項目的收尾工作比成功項目的收尾工作更有價值，也更難，我們要通過收尾工作將失敗的教訓提煉出來，以防止同類的問題再發生。

項目收尾的形式有召開發布會、表彰會、公布績效評估等，可根據項目的大小自由決定，一切以最終的結果為標準。在重大的項目收尾時，也會對項目做審計，也有很多項目是無需審計的。

以上，簡單的介紹了項目的五大過程組，給大家一個簡單的概念，接下來我們會對這五部分的工作進行深入的說明。

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本專題「項目管理知識、方法論、工具」專題的內容來自杜山大學/可卓軟體聯合編著的書籍。此專題的知識和方法是伽然公司的實踐經驗和積累。沒有高深莫測的理論，只有落地實施管理的有效方法，持續為您提供有價值的內容，助力您更懂得企業管理。

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