未來，讓會議有序、高效、生長

消除文山會海，這是三十年前就想解決的問題，然而到了現在，非但沒有解決，而且需要開的會越來越多。無計劃、低效、年復一年，也成了會議的代名詞。

但是，會議是組織內最主要的溝通方式，而且深入到了組織的方方面面。解決會議的問題，對組織的發展起到事半功倍的效果。隨著信息時代、互聯時代的到來，這種效果越來越顯著。

於是，很多組織都希望能找到更好的辦法來解決會議的問題：用郵件、簡訊解決會議通知的問題；用電話會議、視頻會議解決遠程溝通的問題；用OA解決會議排程的問題；用信息發布解決會議顯示的問題……這些辦法解決了部分問題，但解決的不系統，實際會議中依然問題重重，且會議對組織發展的影響也未發揮到最優。

隨著軟體技術、網路技術和人工智慧的快速發展，系統解決會議管理問題成為了可能。面向未來，盛科維提出並致力於協助組織建立「有序、高效、生長」的會議生態。

之所以說是會議生態，是因為要想系統解決會議管理的問題，就必須從「環境」和「人」兩個方面來入手：會議環境是不是有序、完備？參會人使用環境是不是清晰、順暢？人和人的溝通是不是充分、和諧？會議知識是不是可以積累？會議是不是能夠促進文化和發展的提高？等等這些問題都需要我們放在構建會議生態的高度去思考和解決。

l 有序

會議的無計劃、無序是組織人非常厭惡的現象。會議如何有序？我們要做的是兩件事：環境有序和人有序。

環境有序是指對會議室及其附屬設備進行管理。對會議室進行管理：人們可以方便的查找會議室、系統自動顯示會議室的佔用衝突、方便的預約會議室、會議信息會自動顯示到個人終端或者發布到信息顯示屏、防止非會議人的誤闖誤入。對會議室設備進行管理：提前讓設備完備、就位，監控設備狀態，讓更多的設備智能互聯，讓人們開會順暢自如。對會議服務進行管理，讓人們可以專心於會議。

人有序是指讓會議處在有計劃和清晰的狀態。管理就要明確流程，組織可以建立適合自己的會議管理制度和流程，然後通過軟體固化這些流程，當系統使人們形成了良好的開會習慣，組織的會議就可以進入提前計劃、主題明確、溝通充分、結果可控的有序狀態。

l 高效

對於每個組織來說，效率是成本、是收入、是文化、是發展。盛科維的會議生態理念從兩個層次來提高會議效率：一是行為效率，二是結果效率。

行為效率也分系統效率和環節效率。系統效率是以會議計劃為中心從組織的宏觀層面掌控會議，實現只開必要的會議，不開無用的會，合併重疊的會，從根本上提升組織內會的系統效率。環節效率就是從會前、會中、會後三個環節，細分環節的過程，將會議效率分解成環節的行為效率，實現每個會議都準備充分、主題明確、過程順暢。

結果效率就是強化會議的結果導向。再高效的過程，結果不落實都是零。結果效率從環節的執行有效性一直延續到會議議題的監督落實。

l 生長

會議能生長的是什麼？是人的素質，是組織的文化，是組織的發展。當組織從宏觀和每個會議的微觀掌控了會議的全貌，「PDCA」的成長循環就有了基礎和方向。盛科維的ThinkWin會議管理產品提供了豐富的統計分析，為組織的管理者提供了決策分析數據。通過會議，人了解組織的戰略和目標，學習交流先進的知識和技能，提高自身的素質和能力；通過會議，組織確定了一致的目標、一致的思想認識、一致的行為準則，就可以不斷提升組織的文化；通過會議，組織的戰略與戰術的傳遞更協調緊密，環節與環節之間的配合更準確有效，進取與創新的氛圍會不斷蓬勃生長。這些都會潛移默化地推進組織的可持續發展。

構建「有序、高效、生長」的會議生態，是新時代背景下信息發展的強烈呼聲，更是人、組織發展與進步的剛性需求。衝破發展的屏障，未來已來，讓會議成為組織成長的加速器！

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