20170304 《Google工作整理術》整理筆記

04-25

今天在得到學習了成甲說書《Google工作整理術》，現將自己整理後的筆記分享一下。

背景：

《 Google工作整理術》是谷歌前首席信息官及全球工程技術副總裁：道格拉斯? 梅里爾寫的。人們在現實生活中每天會都被龐雜的信息所困擾。往往是想看的看不完，看了的記不住，記住的用不上，用過的找不著。

其實本質都是我們不會整理信息造成的。

目的：

工作整理術，並不只是告訴你電腦的文檔，ppt和照片該怎麼歸類。做為最擅長信息整理的Google公司，作者所寫的工作整理術核心價值就是：幫助我們掌握一套方法論，可以有條不紊的處理信息，讓複雜的信息變得簡潔有序，從而使生活與工作更高效，告別忙亂不堪。

方法：

工作整理術分三部分：1，過濾分類 2，各個擊破 3，有效組織

1，過濾分類：

把眾多的信息由通常的簡單保存，換個維度按照使用場景和使用頻率，將信息分成三類：

第一類，不知會不會用到，可能永遠都不會用的知識。比如：石鐘乳和石筍的區別是什麼？不是專家，或者不參加地理考試你可能一輩子都用不上。

第二類，經常長期頻繁使用，但不需要記住的信息。比如：別人的手機號碼，有手機通訊不需要記，打的時候能找到就可以啦。

第三類，需要耗費大腦記住的信息。比如：明天需要演講的內容。

區分信息的目的：我們的大腦容量是有限的。如果我們不進行區分，大腦對所有的信息都同樣對待的話，是很容易遺忘的。因為從大腦的規律來講，我們只能同時記住4到9件事，一但有新的事情再加入，就會把此前舊的事情擠出去，這樣就會導致，常常忘記、手忙腳亂、想不起那東西在哪見過。

拓展：如何區分使用場景？

［彩虹熒光筆法］核心思路：用不同顏色的熒光筆標註不同使用場景的信息。

例如讀一本書：以前人們通常是以整本書分類的，它是文學、政治、哲學類等等。以作者從使用場景這個角度來看的話，一本書它很厚，但它不是一個整體。一本書中有些內容對我們現在是有用的，有些內容可能我們以後都用不著。

彩虹熒光筆法把讀書分成了三遍。

第一遍，先快速略讀。把這本書快速的過，在略讀過程中呢把你覺得可能重要的段落拿筆畫一個圈。這樣的目的是要篩選出第二遍要讀書的內容。

第二遍，只閱讀已畫圈的部分，將不同的信息用熒光筆的不同顏色做標註來區分。

比如：紅色最重要的，黃色次重要的，綠色是案例。這樣做好處：一方面是你翻書很容易知道那個內容重要，那個次要；另一方面是未來你再讀這本書，能很方便的節約時間，快速找到。

第三遍，閱讀最核心信息。即有目的的根據你要解決的問題，有側重的仔細閱讀不同顏色的內容。

2，各個擊破

第一類，對於永遠用不到的知識和信息：不要保存，忘掉它，或者及時刪除。

這個世界上的信息太多了，你未來可能到死都用不到它。如果你用到它的時候你直接搜索就可以。這樣的成本都比你把它加入到這個信息加工系統當中，帶來的成本負擔要有效的多的多。簡潔才能高效。

第二類，對於經常使用的信息：彙集一處，便於搜索。

信息就是要用的，就得便於快速查找。四處雜亂存檔的結果就是很難找到。互聯網時代給彙集一處的思維帶來了便利，提供了很多解決方案，像網盤，有道，印象筆記等等網路工具都可以現實，同時查找也便捷的多，可以隨時在手機，Pid, 網吧等電腦場所都可以查閱。

彙集一處結束後，記得還要給信息加上標籤，比如在文件名上面多加幾個關鍵詞。因為網路時代用的不是以前圖書館類型的層層分類式查找，而是快捷的搜索功能。

第三類，對於需要大腦記住的信息：編成故事。

死記硬背是不可取的。利用大腦運營的一個規律：不擅長記住孤立的信息，而是擅長記住有聯繫的信息。把我們要記住的信息編成故事，有時間，人物，衝突，顏色，材料，甚至它們的關係等，而這些有情節、有場景、有邏輯的信息都構成了大腦能夠記住，你想要記的那個孤立信息的線索與提示器。

比如我們找不到自己的錢包，如果我們只是去想錢包在哪裡很難想的起來。可是當我們去回想我在拿錢包之前，我在遛狗，之後回到家脫了鞋，這時候看到他正在看書，看書我去換衣服，那是不是在衣架旁邊？你看這個想錢包的過程哪，其實就是想起的一系列的細節，而這些細節構成一個故事，錢包出現在的這個故事當中，所以容易想了起來。

3，有效組織。

第一個問題，區分使用兩個信息管理系統：紙筆系統和電子系統。

電子系統：類似硬碟功能，在處理批量信息、保存、分享和搜索方面有優勢

紙筆系統：類似CPU功能，書寫過程能啟發大腦的思考力，幫助我們的判斷與處理問題。

第二個問題是，多線程工作，時間碎片化，經常被打斷、記不住怎麼辦？

三個辦法：

第一，結構化你的工作。儘可能把工作進行同類項合併，集中時間處理同一類問題。讓我們能夠騰出時間來專註信息的思考，因為大腦在相同時間，處理相似問題的時候呢，效率最高。

第二，被打斷時紀錄上下文。比如你在寫文章，領導突然叫你去開會，這個時候你需要在走之前，記錄好剛才你的文章寫到哪裡了，想法是什麼，接下來準備進行什麼樣的工作等等。等你回來重新啟動工作的時候呢，看過之後，就會快很多。

這也是利用前面講到的大腦運營的一個規律：不擅長記住孤立的信息，而是擅長記住有聯繫的信息。比如我們在考試的時候，選擇題我們會比較容易想到答案，可是如果是問答題就未必會想起來。記錄上下文就是留下許多線索，讓我們回來工作的時候，讓大腦面對選擇題，回憶起來重新啟動工作的效率增加，減少被打斷的成本。

第三，預留出只想不做的準備時間。就是我們只去思考不去具體工作。因為其實我們表面上遇到很多被打斷，在不同的工作當中來回切換，導致我們沒有時間去處理信息，很多時候是因為我們提前沒有規劃好。磨刀不誤砍柴工，要從宏觀的整體，來考慮我們究竟處在什麼樣的位置，哪一些事情可以提前規避，哪些問題要提前協調。