怎麼做固定資產管理

怎麼做固定資產管理

固定資產管理（Fixed AssetManagement）就是管理固定資產，在一般人概念中，固定資產就是建築，房產，機器設備等，每年盤盤點，帳物一致就行了，這個角色一般公司不會專門設置人員，無外乎是因為與直接業務關聯不大，而且管理層看不到其影響和業績。這是個太基本的基本工作了，所以一般是工程部某位同事兼任，小點的的公司就根本不考慮這個角色。這其實是一種偏見，也是很常見的現狀。在此，我們換一個思維角度去探討這個話題。

先說為什麼要管？回歸到資產的基本屬性，資產是預期會給企業帶來經濟利益的資源。所以，一定要強調：資產是用來創造利益的，不要讓資產在那裡睡大覺，而是要創造價值。簡單舉個例子，我們可以去想像，各自家裡是不是曾經買過很多的設備，譬如跑步機，麵包機，照片印表機，等等，當時確實有很美好的計劃，但實際上多數時間都是靜靜的放在哪裡，不知道下一次是什麼時候才會心血來潮用一次。在家裡沒關係，因為家就是要舒適，但如果放在企業里，這就是極大的浪費，設想一下，大筆的資產閑置在那裡不能產生效益，而同時現金流緊張，企業的經營勢必步履維艱。

此時，資產管理的意義就體現出來了，要想避免那種窘境，必然需要兩個環節的管控。一方面是在新增資產時，審慎分析，確保投資方向準確，確保其真正的在回報期內將投資收回來，也就是要「保本」，這個問題在之前的《固定資產投資管理淺析》中已經談過；另一方面就是現有資產的持續創造價值，這也是擺在大多數人面前的現實問題。下面，我們可以從三個方面展開來談：資產的完好保存，資產的保值和增值，盤活閑置資產。

資產的分類很多，如流動資產、固定資產、有形資產、無形資產等，在此討論的僅限於固定資產。

一、資產的完好保存。

原因很容易理解，其目的是確保資產實體的持續存在和完好。從兩個方面來看：實體的存在，包括安保（Security），盤點，和防損（PropertyLoss Prevention）；另一個方面就是完好性的保持，這就涉及到閑置資產的保存，避免一台完整可用的設備，變成一堆零散的廢鐵。

先說安保，也無可爭議。一般都會有保安，監控（CCTV），尤其對於一些產品價值高的企業，其系統更是嚴密，同時控制內部員工。為此也分對外和對內。先說對外，防止外部非法入侵，盜竊財物，在正常運轉的企業，都有比較成熟的模式。筆者有經歷管理幾家停產的工廠，工人遣散，只保留一兩個留守人員，這種類型的安保就值得重視了，期間甚至出現過電纜溝內的動力電纜被盜的情況，附近居民到廠內種菜的情況，從這個角度也更容易凸顯如何做安保有效。

以停產工廠為例，方法無外乎保安和監控，這裡主要談內在邏輯。在人手有限的情況下，第三方保安公司是不錯的資源。有兩方面考慮，第三方公司可以作為責任主體，可以通過合同的方式約定責任和義務，通過其專業的管理，一定程度上可以給外界帶來一種威懾，從而避免一部分「賊惦記」，並且一旦出現損失，也可以按照合同的約定索取賠償。另一方面，留守人員和第三方保安，作為兩個主體在日常安保中會避免監守自盜。同時，還需要管理人員定期和不定期的巡檢，作為補充。這樣的三方不同深度的介入，可以避免偏私。在此基礎上，建立起相關的流程，例如巡檢制度，進出審批制度，彙報流程，盤點制度等。注意，記錄是很重要的工具，保安巡檢（巡更系統），留守人員值班日誌，人員/物料出入登記，監控錄像存檔，會便於管理人員有效的回顧發生了什麼，並且辨別是否存在問題。說到第三方保安公司，這部分支出很可能會受到挑戰，因為停產意味著虧損，財務會想盡辦法減少開支，筆者的經驗是一定要頂住壓力，因為一旦失竊，哪怕是一個設備部件的缺失，其帶來的損失都可能超過保安的費用。

盤點，確保帳、物、卡一致是主要目的。盤點可以根據內部財務規則制定流程，固定資產的盤點一般通過盲盤或列錶盤點的方式。盤點是驗證結果，這裡更想說的是，如何讓盤點更容易。筆者有過一段經歷，當時公司的固定資產管理比較混亂，有帳無物（賬上有的找不到東西），有物無帳（東西在但賬上沒有），帳物不一致（賬上的描述和實體不一致），為了梳理清楚狀況，當時廢了很大的勁，通過後面總結，主要癥結在於：

1.轉固環節問題，一個號碼對應一批物品，或者一台設備存在兩個編碼（設備大規模改造，這種情況應該併入原資產編碼之下），資產名稱描述不清晰，或者是消耗品也作為固定資產入賬，必然很容易遺失。這種問題不少見，轉固環節的把控很重要。

2. 使用過程中的移動沒有記錄存檔，導致A部門的東西在B部門，盤點時A缺失，B又多出來，甚至借到供應商那裡去了，能對出來還好，對不出來就是壞賬，如果出現人員變動就更難說清楚了，應該做好記錄存檔，借出去的留借條，移動的及時記錄變更位置，所在區域的設備管理員，應該承擔起責任。

3. 該報廢的沒有及時清除，盲盤就很容易發現這些問題。操作上的經驗是報廢和處置工作應該同步開展，在報廢申請上應增加描述處置收益和處置計劃，這樣可以從流程上規避。

4. 標識遺失，這個問題很麻煩，只能通過後期重做標識來不久，一定要注意標識的牢靠性，至少那種標籤紙是不牢靠的，可以通過鋼字碼，噴碼，或者金屬字牌的方式。

為此，要想盤點清晰準確，一定要配套完善的固定資產管理程序來規範前期，轉固，移動，借用，報廢，處置等。其實，這對資產管理員的專業能力有一定要求，前期不重視，後期一團糟。

還要補充一點，如果報廢是在折舊完成之前發生，就需要提前折舊，就會產生賬面損失為此報廢謹慎。操作上應該提前預算，就像投資預算一樣，每年度提前做好報廢計劃，提前將該部分減值損失放進COGS。

然後是防損，這是一門專業-PropertyLoss Control ，譬如財產保險，消防。全球知名的FM認證就是屬於這個範疇。正如FM所堅持的：絕大多數財產損失都是可以預防的，企業需要採取主動措施來避免風險的發生，這些措施會包括預防措施，消防系統，應急措施等。FM有非常專業，十分詳盡的規範和標準可以參考。

在企業管理中，主要工作包括，硬體上的消防系統的配置，維護，定期檢測，管理上的消防演習，應急響應程序，檢查審核等。一般會併入安全管理，實踐上會有很多涉及到工程部，大的公司都會有詳盡的管理標準。

對於停產的工廠，這一點尤為重要。筆者的經驗中出現過火災的案例，當時是報廢設備處置的現場有動火作業，恰巧因為當年冬季溫度極低，造成消防管道被凍裂，還沒有來得及修理，著火了之後束手無策，萬幸消防車很快到來，沒有造成大的損失。歸結教訓就是：

1. 任何情況下都需要確保消防系統的可靠運轉，尤其是供水系統。尤其動火作業區域一定要配滅火器。

2. 保留工廠的動力電是必要的，至少是消防供水系統的動力電。另外，切斷動力電的費用節約不一定划算，因為恢復動力電的代價也不低（要找供電公司，有一系列手續和檢測），而且斷電期間配電設備容易出現故障，維修也會有代價。（筆者經歷過一個案例，當時工廠動力電已經停了一年多，緊急需要動力電，供電公司一些列手續後，開始送電送不上，懷疑是濕度大，等了一天後終於送上電了，但不到半小時高壓開關櫃出現故障，廠內沒有技術人員，配件又比較難找，省下來的容量費基本花完了，關鍵還耽誤了一個星期。）

3. 廠內禁煙，特別是停產狀態，人員很少，更容易忽略。

4. 對外來人員，要格外嚴格管理，必要時臨時抽調人員現場監督。因為外來人員會在這樣的環境下更容易放縱，就如「破窗理論」。

還有很重要的一點是如何確保完好性。想像一下，工廠內部若干台設備中的一台閑置了，一年之後會是什麼樣子？厚厚的灰塵，七零八落，部件缺失，時間再長一點可能就消失了。筆者的經驗中，有一條生產線停產三年後，重新要啟動該生產線時，論證結論是：恢復代價太大，只能報廢處理（作為廢鐵賣了100多萬，而投資一條新線的代價是2000萬元）。期間發生了什麼呢？停產的三年期間，隔壁生產線的維修人員隨時過來拆零件，這裡成了備件庫；期間沒有任何維護措施，灰塵，污垢，鏽蝕，導致運動部件不能移動，控制系統損壞，電箱內部灰塵、潮濕導致不能工作；所有人都眼睜睜的無視它的存在，在不知不覺中，拆的七零八落，毀的面目全非。

先從價值角度來談，即使這台設備再也不會被使用了，就是說它在工廠內的價值消失了，但作為設備的本身還存在價值。我們都知道，處置設備時分兩種情況，一種是作為二手設備處理，一種是作為廢鐵處理，這兩種方式的價格是懸殊的，這是設備和廢鐵的差別。毫無疑問，處置的時候大家都願意得到更高的報價，但這取決於前期我們是把它變成了廢鐵還是設備。活的肯定比死的值錢！再假如，一個階段之後，公司需要重新利用這個設備呢，它的價值豈不是更高！

相反，拆東牆補西牆是否會帶來額外的價值呢，答案肯定不是，那是維修系統的失誤，即使臨時應急拆借備件，那事後還可以還回去，代價也不大；再說例行的維護，設備不運轉的情況下，其磨損大幅降低，只需要維持基本狀態，做做清理，清潔，潤滑，檢查，這些投入也是很低的。從管理角度來說，這也是日常維護必須的工作，只是我們不要變得麻木。

可以看到雖然維護投入很低，可以保持設備的價值，而維護缺失，卻造成很大的損失，結論顯而易見。這就是為什麼要確保完好性的內在邏輯。

二、資產的保值和增值

這裡資產的保值是指抵抗自然磨損和運轉磨損，而保持其基本性能。這裡有一個概念RBC -RestoreBasic Condition，想想看，日常工作的TPM是做什麼的？聯繫很緊密，或者說其目的之一就是恢復和保持基本性能。

維持其基本性能，才能抵消因磨損帶來的收益減速，最大化資本效率，只有延長了資產的使用壽命，就意味著增值。

筆者做過產能分析評估的工作，其中有一個參數就是資產利用率Asset Utilization （與OEE同理，計算上只是分母不同），這個參數直接決定產出能力。道理大家都知道，增加設備的成本毫無疑問大於提高效率，只有在實在沒有辦法提高效率的情況下才會考慮投資，投資所帶來的成本壓力，又影響著生存！所以在產能緊張的時候，第一考慮是如何提升效率。

關於TPM是一個很大的話題，也是有很多參考資料，在此就不班門弄斧了。

三、盤活閑置資產

每個企業都會不可避免的存在閑置資產，這裡所謂閑置資產是狀態良好的隨時可以恢復使用的資產。產生的原因多是因為工藝革新，技術升級，產能萎縮等原因，這些資產在一個階段內不會創造價值，還需要投入維護成本。如何讓它產生價值呢？

先說一種情形，對於未來不確定性較高的投資，租賃會是一個不錯的選項，可能租金不便宜，但可以通過計算租賃成本和投資的總擁有成本，來平衡投資方案還是租賃方案。還有一個變種，就是外包，由服務商投資，將成本分攤到單價上。這些方式可以在投資前期來規避閑置資產的產生。適用於倉庫，通用設備等。

分子公司間的資產調撥，資源共享。筆者服務過集團類公司，下屬若干家相同業務的工廠，當時一項重要的工作就是工廠間的資產調撥。A公司需要投資，恰巧B公司有閑置的設備可以滿足，這就帶來了投資的節約。這種工作需要非常詳盡的信息統計和溝通，首先建立起閑置設備資料庫，使之對應到投資需求數據，再通過總部平台，統籌調配資源。說起來道理很清楚，但在執行中存在不少的難度。

1. 首先就是意願問題。需求方不願意接受二手設備，因為二手設備不可避免的存在一些問題，無論是效率還是維護成本，相對於新設備沒有優勢。這需要總部建立規則，來引導或是要求，甚至在財務政策方面給予優惠。

2. 資源和需求的信息匹配。設備有不同的型號規格，現有的設備資源是否能滿足需求，這需要非常準確的對應。所以，信息平台應該收集儘可能多的資料，同時設備說明書、圖紙、照片等資料也需要一併準備好，以便需求方準確的判斷設備狀態。當然最後還需要現場確認，前期的信息足夠充分，會避免最終跑到現場發現不對的情形。

3. 可用資源的甄別。如果搬遷和改造成本很高，而設備狀態又不好，那二手設備的再利用就是得不償失。為此，需要可用資源需要甄別，這個工作需要專業技術人員的判定。這裡再一次驗證設備完好保存的意義。

4. 財務流程。其實分公司之間的調撥，在財務上也屬於買賣關係。買賣就涉及到定價，買房和賣方就需要達成一致。同時，交易價格和賬麵價格的偏差會導致賬面的虧損。為此總部應該建立規則，來解決這兩方面的問題，當然也需要通過規則來促進二手設備的調撥，畢竟從大盤子來看是有益的。如果涉及到上市公司的情形，那就必須由有資質的第三方機構來做資產評估，評估價格作為交易價格。

這種調撥帶來的投資節約是非常可觀的。舉例來說：投資一台新設備需要100萬元，而現有可用設備的價值是50萬，加上投資10萬元改造，也是非常划算的，相當於節約投資40萬。於此同時，假如對外賣掉其收益也肯定小於50萬，這是里外兩方面的收益。但操作上，確實信息量很大，流程和環節很多，需要在總部組建專門的團隊去做。

最後一招就是---出售。如果可以預見，未來一個階段內沒有可以調撥或重新利用的可能，那就最好儘快出售了。如果非要說一個期限的話，建議不超過兩年。為什麼是兩年？從決策的角度來說，即使經營策略有不確定性，兩年時間也已經足夠做決定了。並一方面，從設備狀態來說，兩年時間內即使開展維持性保養，但那麼長的時間停用，也不可避免的會有鏽蝕，而且電氣和控制系統出現損壞的概率很大，想恢復代價也很大。為此，還是儘早做決策，儘早處理，還能賣上個好價格。如果是作為廢鐵，那就關心一下鋼材的價格走勢，找個高點出售。

如果把一家工廠當作一個資產實體來說，也是一樣的道理。一方面需要避免被拆東牆補西牆，保持其整體性完好性是必要的。另一方面，即使沒有生產運作，它每年也需要交土地增值稅，房產稅，安保費用等，這也不是小數目，可能要百萬之多。

對於整體工廠的設備調撥和拆借，其情形更複雜，不應是全面禁止，但需要堅持一些原則：

1. 應事先規劃整體設備轉移方案，充分平衡調撥價值和整體出售的價值。避免盲目拆借，整體被肢解，就喪失了使用價值。

2. 不影響主體運轉功能的，可移動的單體設備，應優先轉移。例如，儀器，工機具，車輛，辦公傢具，IT設備等。因為調出去可以更好的發揮其價值。

3. 影響主體運轉功能的，非關鍵工藝設備，可評估後調用，其附屬設備也應一併轉移。

4. 關鍵工藝設備，應該獲得特別許可。（精肉被調走，剩下的就自然貶值了）

5. 轉移資產時，實體應對應資產編碼，內容一致。

6. 設備拆除時，應從主動力介面作為斷點，有開關或閥門的以此為斷點，禁止中間切斷。拆除後需將斷點封閉，水或氣管需採取固定措施封閉（閥門或封板），動力電電箱需鎖閉。同時，斷點位置應LOTO措施，和警示措施。避免產生次生危害。

從筆者經驗來說，化整為零的拆借或轉移是不划算的。因為需求方一般只需要一小部分，而這一小部分轉移後，會讓剩餘的一大部分失去了使用價值，出售價格也被壓低，得不償失。把一家工廠作為一個資產整體時，其內部也是肥瘦相間，土地毫無疑問是最好的精肉，設備和建築物就得看買家是做什麼的了，為此如何出售，需要通盤考慮。

寫了這麼多，最關鍵的仍然是資產的屬性的創造價值，一個合格的資產經理，應該通過完善的管理系統，來確保資產完好，並促使資產創造價值。實踐中，可能這些職責分散在各個環節，例如，安全，工程，維修，生產等部門，但各環節也都應該按照同樣的理念去管理固定資產。

Gavin Zhao

2014年4月5日晚