組織活動如何邀請嘉賓（以邀請聯合國官員為例）

開幕式邀請聯合國嘉賓注意事項

1. 需要製作正式邀請函。

邀請函需要註明開幕式時間地點，本次大會名稱，主辦方名稱，開幕式流程，聯繫人電話，主辦方單位的章。

聯繫人電話很重要，因為國際組織駐京辦在收到郵件後如果對我們的活動感興趣的話，會根據邀請函里的電話打給聯繫人，如果時間提前較早，一般能夠預約到官員。電話聯繫一般比郵件有效率，邀請成功機會更大。

邀請函的格式一定要好看且正式！設計網站上下載一些邀請函模板，在word里改文字還是挺方便的。

措辭很重要，建議一人寫文案一人檢查邀請函文案，一個人寫完後另一個靠譜的人必須認真地檢查中文語法錯誤和英文語法錯誤，檢查是否表述清晰。一封正式的邀請函短短200-300字，容差為零。邀請函需要中英雙版本，比如我在聯繫UNESCO駐華代表處的時候人家就回復郵件，希望能夠提供更詳細的信息和英文版本。

2. 時間掌控

自己在發郵件之前有一個明確的邀請時間表，提前發送郵件。聯合國官員周末喜歡出差，而且有一些組織查收郵件不及時，可能會2-3天之後看到郵件，所以最遲提前半個月發送郵件。提前一星期基本上不能邀請到做嘉賓官員。

3. 郵件正文

最好簡要概述一下邀請函的內容，在正文部分留下聯繫人電話。如果活動舉辦在北京高校，聯合國新聞官員一般會對這種交流教育活動挺感興趣。

4. 郵件地址：

百度各大聯合國組織駐京辦官網，網站上一般只有他們公郵的地址，給公郵發郵件即可。注意控制群發數量，但是最好自己有方向，如果提前比較早的話，自己先確定好要邀請聯合國的哪個下屬分支機構的官員，哪個組織跟你們活動更有關係。聯合國駐京辦的地址一般都在東三環建國路和東直門，分布在三里屯那一塊，所以基本是連在一起的，上門拜訪邀請也行hh.

最後就等著各組織給你的反饋電話吧！小姐姐們聲音都很好聽呢！！

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