時間管理初探（之一：分清事情的輕重緩急）

（上圖主要參考了《高效能人士的七個習慣》）

為方便敘述，我借用數學中直角坐標系的概念。則矩陣里的四個部分可以用四個象限來表示，相應的象限數字也已經標示在圖中。

在這個矩陣里，讓你為事情處理的優先順序排個序，大部分人會選擇1>2>4>3。但是如果去統計日常真正花在每一類事情上的時間，結果可能令人大跌眼鏡。1>4>3>2這種排序應該司空見慣。對不少人更可能是3>4>1>2，花大把時間在不重要和不緊急的事務上，對那些重要但是不緊急的事的投入則近乎為零，反正還沒到火燒眉毛。

我們都知道應該花更多的時間在那些重要的事情上，實際情況卻可能剛好相反呢？這裡面既有外界的因素也有自身的因素。外界因素來說，我們很多時候都在受各種干擾。隨時而來的電話和電郵，領導臨時指派的任務，微信群里的紅包等著搶。自身的因素則是主要因為人懶惰的本性。

諾貝爾經濟學獎得主Daniel Kahneman在他的「Thinking fast and slow」（《思考，快與慢》）裡面曾經舉過一個生動的例子來說明了人思維的懶惰：試著從某個數開始，每次加3，一直數下去，比如從1開始就是1、4、7、10、13這樣。在數數的過程中，你的血壓會升高，心跳會加快，越數覺得越煩躁，最終受不了壓力而放棄。看似簡單的加3實質卻非常消耗腦力。人腦的懶惰本性可見一斑。所以時間管理的本質是要跟人的惰性鬥爭，訓練自己把更多的時間放到重要的事情上。下面介紹幾個簡單的原則來達到這個目標：

1. 對事情進行分類

每天在工作一開始時在腦海里大概梳理一下今天的日程。把日程按照上面的四個象限進行分類，基本就可以分出屬於象限1的緊急而重要的事情和象限4的緊急而不重要的事情。然後用電腦或者告示貼等把它們記下來，一件一件去完成。在這兩類之外的事務估計大部分都是屬於第3象限的那些不緊急也不重要的任務，基本就能免則免吧。至於第2象限的重要而不緊急的事務，大部分人是根本就不會處理的，任由它們逐漸變成緊急事務。所以每天都要安排一小段時間去關注一下第2象限的任務，並將其緩慢的向前推動。對於新的日程也是先歸類，不重要就先放一邊。

除了工作，日常生活也一樣要分類。早起開門七件事，柴米油鹽醬醋茶，件件都是瑣事。所以日常生活會更多的被第3象限的事情佔據。在財政許可的情況下找個家務幫手可以極大的減輕自己的負擔。生活中也不乏第2象限的事務，比如自己要如何進行養老金投資？日漸年邁的父母未來幾年身體會如何？對待這種事情，最好的處理方法就是把它們放到象限1內，立刻行動。比如養老金，先把月工資的5%放到一個基金里看看效果。關注父母的健康就立刻給他們預約一個體檢，治病治未病。

2. 懂得說不

這裡的懂得說不有兩個層面的意思：對別人說不和對自己說不。

大部分人工作中都帶著面具，小心翼翼地維持著跟上司，同事，下屬，客戶等的關係。為了維持這些關係，我們經常有求必應，不懂說不，結果自己身上的擔子越來越重。想要提高自己對時間的利用就要懂得說不。當然我們在說「不」之前也要把對方的要求依照上面提到的四個象限做個分類。要注意的是分類時也要考慮該請求在對方那裡的優先順序。比如一個新同事向你請教問題，雖然該問題對你來說已經是輕車熟路的第3象限，但是可能是對方的第1象限，那還是應該花點時間去幫他。但是同樣的問題，如果是一個老油條提出，只是單純想讓你多分擔，就要乾脆的說「不」。不然類似請求會滾滾而來。

對自己說不則指的是要自律。自律首先要減少花在第3象限的無謂時間。舉例來說現在大家都是重度網癮的低頭一族，隔幾分鐘就刷一下微信，微博，或者看看新聞八卦。如果統計每天花在手機上的時間和收到的成效，就會發現性價比很低。我們完全可以降低刷新頻率，仍然可以達到八卦和跟朋友溝通的目的。我曾經有段時間每天坐車時和白天有空時都看看新聞，晚上還要在電視上再看一次，花很多時間。後來改成利用一個報紙APP一早一晚各花10分鐘瀏覽新聞；仍然可以遍知天下事，卻節省了大量時間。自律其次是要捨得放棄，人的精力是有限的，不可能面面俱到，做不到的要學會放棄。這點在後面「放棄完美主義」章節會展開詳述。

3. 利用最有效率的時段處理最重要的事情

在每天清醒的十幾小時里，我們並非每時每刻都可以保持打雞血的狀態。早上剛起來沒睡醒，午飯後飯氣攻心困，晚上在家小孩吵。但是總有一段時間是你狀態最好的時間。要利用這段時間來處理第1，2象限里那些重要的事情。找到自己狀態最佳的時間，然後盡量創造一個全神貫注不被打擾的環境，全力以赴，你會發現這個時段不僅效率爆表，而且不畏艱險，勇往直前。需要注意的是大腦不能長時間100%運行，所以在這個最佳時段前不要給大腦太多任務，讓它有充分的精力陪你衝鋒。

進一步的掌握這個方法可以閱讀Josh Davis的《每天最重要的2小時》。

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