史上最全的團隊文檔協作工具盤點

04-21

現如今，越來越多的人開始認識到知識管理的重要性，然而對文檔知識庫的管理本身卻是件極其耗費時間精力的事情。這時，一款好用的知識管理工具往往能讓人如虎添翼。相比個人文檔管理，團隊文檔管理才是難上加難。除了文檔的整理歸類、安全存儲，還涉及到許可權管理、文檔協作等更多的需求。

團隊文檔類工具如此之多且功能各異，很多團隊或中小公司在挑選的時候眼花繚亂。作為一個工具控，我就來盤點一下當下比較主流的團隊文檔類的工具，幫助大家選擇最適合自己team的工具。

一. 對團隊文檔管理的需求：存儲->管理->協作

團隊對文檔管理的需求分為三個層面。首先要滿足團隊文檔的存儲需求，當然同時要保證存儲安全；其次是文檔管理，團隊文檔雜多，要能夠進行多級目錄分類以方便檢索，此外還要求能夠對成員許可權和文檔許可權進行設置，保證文檔安全不泄露；最後，是滿足多人團隊對協作的需求，很多時候一份文檔需要很多人一起來修修改改，這時候協作功能就能幫助團隊大大提升效率。

二. 對比緯度詳細介紹

我的盤點會以上述三個大需求點為主要緯度，對各款產品進行對比。在此先介紹一下每個緯度內細分的功能要求，以整理需求，好在下一部分中能更有針對性的找到自己需要的工具。想直接看產品對比的朋友可以跳過本部分。

1. 存儲

存儲首先要求足夠的存儲空間，其次要求技術安全。

現在市面上團隊文檔管理工具備份數據用的比較多的是AES-256加密標準，此演算法被軍方和金融行業廣泛使用。

網路傳輸上，一般採用了SSL加密通道或HTTPS加密技術來保證傳輸的安全性，這兩者一般應用於網銀及支付系統的傳輸。

AES-256安全嗎？

知乎的 @黑照是這麼回答的：

如果1秒鐘嘗試20億億次不同的組合，那麼所需時間遠遠大於太陽的壽命：

2^256>2^(10*25)>10^(3*25)=10^75

10^75/（20*10^8*10^8*86400*365）=10^58/86400/365/2>10^50年>>>太陽壽命6*10^9億年

(原鏈接：破解AES 256位加密有多難？)

也就是說，就備份技術而言，今天我對比的產品的安全性都是能夠得到保障的。

2. 管理

（1）團隊管理

提供的帳號數量上限要大於公司人數；

能夠建立公司組織架構，從而根據不同層級部門來管理不同團隊的文檔；

能夠對成員進行不同的許可權管理，保證可控。

（2）文檔管理

能夠對文件許可權進行設置，來保證文檔不泄露給無關內部人員；

能夠對分享鏈接許可權進行設置，以保證文件不泄漏給無關外部人員；

如果能在本地創建一個文件夾，該文件夾內的文件可自動同步到雲端，會更方便管理文檔。

3. 文檔協作

支持文檔文本，即多人同時編輯一份文本，免去傳輸流程，以提高工作效率；

支持協作表格，滿足一些簡單的表格使用場景；

支持歷史版本的查看和恢復，防止文檔崩潰或後期內容失誤造成的資料損失，最好還能查看每一版具體的修訂部分；

能夠對文件進行評論，針對文檔直接溝通，可省去在即時通訊平台再討論的麻煩，如果能支持對部分文字進行評論就更便於溝通；

要求編輯方式靈活，最好線上線下都能進行編輯；

部分人如PM或技術人員等有用markdown編輯器的習慣，所以最好也支持markdown，屬加分項。

4. 易用性

儘可能多終端通用，來滿足不同的團隊文檔使用場景。

三、市面上的產品對比

市面上的團隊文檔管理、協作類工具五花八門，經典的如國外的google docs，功能強大又有安全保障。國內的如金山旗下的WPS雲文檔、網易的有道雲協作，協作類的如以小而美著稱的石墨文檔，本身在做的是文件存儲，但也被很多企業用來存儲管理文檔的比如億方雲、堅果雲等等。

不同工具的側重點和提供的功能都有所區別，也沒有最好而言，適合自己team需求的就是最好的。

1. 國外

國外的團隊文檔工具普遍功能強大，但於國內而言，最大的不便就是需要翻牆才能使用。即使翻牆使用，網路也並不穩定，這就間接導致了許多問題，如傳輸速度慢，協作過程卡頓等等。而且還限制了使用環境，只有在能翻牆的情況下才能使用團隊文檔。即使是不翻牆就能直接使用的MS office365，由於伺服器在國外的緣故，體驗也並不好。所以我個人並不推薦使用國外的團隊文檔類工具。

下面簡述三款國外的團隊文檔類工具：

（1）Google Docs

谷歌這種大廠的出品，質量有保障。文件管理方便，搜索功能好用。協作功能領先，協同編輯的內容可以實時查看，協作表格尤其出色。體驗感佳。但基於谷歌的瀏覽器即終端的理念，本身是基於web建立，所以終端不夠多。

（2）Microsoft Office365

Office本家的產品，協同和編輯功能當然都好用，其他的功能也不遜色。能夠用office365的郵箱實現很便捷的分享，並且能夠設置許可權。支持多終端。

（3）Quip

Quip看似不是大廠出身，實際上是Facebook的前CTO，也是Google Maps 團隊的創建人Bret Taylor做的一款協作產品，而且團隊基因也非常好。模式是即時通訊+協同辦公，功能清晰。比起google docs和office365，很多人更欣賞quip的輕便。Quip在今年下半年以5.82億美元的價格出售給Salesforce。曾經中國能用，還出了中文版，可惜後來被牆了。

2. 國內

（1）WPS雲文檔

WPS雲文檔是金山基於WPS推出的雲端服務，是「WPS+一站式辦公」的一部分。既可以直接通過web來使用，也可以基於WPS客戶端來使用。我個人比較喜歡web版本，不同於WPS客戶端的繁瑣雜亂，web版非常簡單幹凈。

雲文檔的優點是非常全面，不論我上述的哪個維度都能滿足。

金山有自己的金山雲，存儲及安全自然不在話下。團隊管理和文件管理方面，也都做得很細。能夠創建組織架構，管理成員許可權，設置分享連接許可權，多級目錄管理。還能有針對性地建立團隊，在團隊中進行管理文檔及成員。文檔協作的部分，除了能夠進行文檔協作、表格協作，還能實現協作流程圖和PPT。

小缺點當然也有，比如微信端不能直接編輯文檔，又比如在所有終端都不支持非登錄狀態下的匿名編輯。當然，這點要看從哪個角度出發，匿名編輯不需要登錄，使用起來確實方便。但是對於一個團隊來說，最重要的安全性卻得不到保障，追蹤責任的時候也十分麻煩。所以不支持匿名編輯的功能也有他的道理，即安全優先。

WPS前幾天的發布會上說即將推出雲文檔自己的app，而且還會增加即時通訊功能。這樣的話雲文檔就極具競爭力了。另外，雲文檔還有一大優勢：在我對比的幾款國內團隊文檔里，性價比最高，而且功能全。這點就很誘人了。畢竟中小團隊一般都不會拿出很多預算給這一方面。

產品官網：WPS雲文檔協作在雲端

（2）一起寫

一起寫的CEO蔡建在谷歌工作了八年，害怕自己在谷歌待得太舒服以至於形成惰性，所以跳出來做了自己的產品，來解決國內辦公領域的痛點。

蔡建在谷歌形成的良好工作素養在一起寫這款產品上得到了很好的體現。比如注重的功能點非常明確——協同辦公、多終端辦公、易上手。其他的功能則不再贅入。在使用中也能體會到，一起寫的協作辦公功能非常強大，基礎的存儲功能也能做到。團隊管理和文檔管理的部分，則不是一起寫的側重點。但可以通過以分享鏈接的形式來實現許可權管理。

可惜一起寫的UI設計並不是很精緻，對於挑剔的人而言可能有些拙陋。

（3）石墨文檔

石墨是一對美國歸來的雙胞胎兄弟做的協作文檔。可能正是留學經歷讓他們更重視本土文化，使得石墨具有濃厚的「中國」氣息。石墨是一款典型的「小而美」的產品：切入點極小——專註文字書寫，頁面和交互也做得很漂亮，極具設計感。在文檔協作方面，除了提供普通的協作功能，還提供了非常好的體驗。也是由於專註協作，其他方面如團隊管理和文檔管理等，石墨並沒有作為重點功能。但基礎的文件許可權設置和分享鏈接許可權設置也是支持的。

石墨的文藝屬性和適合深度寫作的特點，讓石墨非常適合注重美觀的人（俗稱外貌協會）、文藝青年。然而我個人看來，也正是這個原因，使石墨更像是一款針對個人的產品，而非一款to B的SaaS。

（4）有道雲協作

有道雲協作是在有道雲筆記的基礎上推出的一款團隊協作工具。與其說是團隊文檔管理工具，不如說是團隊管理工具。因為有道雲協作的功能非常雜多，比如即時通訊（IM），任務管理欄，工作日曆等等。看起來功能非常多，但是實際使用起來卻並不是很好用。我個人認為還是專註某一領域比較容易打磨出好的產品，擴展是在當前領域已經做得很好的基礎上再考慮的事情。

其實有道雲協作的協作功能做得也不錯，但是有一點讓我尤其不能忍受：協作文檔不能夠下載/導出，只能夠進行線上分享協作，而且是有道獨有的note格式，很不方便。當然，如果對這點沒有要求，有道雲協作也是一個很好的選擇。

（5）堅果雲

堅果雲其實是一款雲盤，主要用於存儲企業文件，同時也被許多企業用於管理企業文檔。

堅果雲側重文件存儲及管理，支持多種文件許可權及分享鏈接許可權。文檔協作方面，目前不支持多人同時進行協作，但提供間接的方式：通過新版本覆蓋來實現對同一個文檔的修改。對於協作功能要求比較高的團隊，就不是非常方便了。但如果下載了客戶端，在線上點擊編輯文檔，會自動在本地打開word、ppt等軟體，點擊保存的時候，文件也會自動同步雲端。操作起來倒不麻煩。

相比起其他團隊文檔工具，堅果雲的好處是可以存儲管理企業的所有文件，而不單單針對文檔。另外堅果雲有一個功能非常好用，即在PC本地（如D盤等位置）創建一個「同步文件夾」，這個文件夾里的所有東西都會自動存到雲端。

團隊版是使用公有雲進行存儲的。但是除此之外，堅果雲還為企業版提供私有雲服務。

（6）億方雲

億方雲也是一款團隊雲盤，在本次對比中跟堅果雲比較相近，主要領域都是文件存儲跟管理，且協作功能不是很完善。不過就功能而言，相比起堅果雲我個人倒比較喜歡億方雲，功能更全面，比堅果雲多了文件評論、檢索全文、鎖定文件、文件檢閱等更細化的功能。

3. 綜述

上述就是我對比的六款產品。下面是我整理的一個對比這6款功能的表格，可以詳細地查看各產品的功能，來挑選最適合自己的一款。

我來把上述表格簡單總結一下：

打勾表示這款工具在這方面較為好用，但沒有打勾也不代表這款工具不具備這個功能，只是可能在某方面稍弱於其他工具。

當然，所有的協作類工具都只適合基礎的文檔操作，比較複雜的功能，如excel的公式、PPT動畫的製作等等，還是本地用MS office更現實。

4. 免費版總結

我個人認為團隊文檔管理/協作這樣的工具，是能夠為團隊帶來價值的，能夠帶來價值的東西是值得為此付費的。而且哪怕提供免費的存儲功能，對於重要資料而言，我個人也是不能放心的。「你連一年200塊都不給我，我憑什麼保衛你的文檔安全呢？」想想也是這個道理。我覺得就功能和性價比而言，WPS文檔是十分值得推薦的。

雖然我支持付費，但我依然為大家整理了以上工具的免費版和試用，大家可以先體驗一下自己看中的工具是否值得為之付費。

四. 團隊文檔管理建議：專人負責

一個團隊的知識庫是很龐大的，產生的相關文檔也非常雜亂。建議指定專人來負責團隊文檔，進行規劃和整理歸類。既要鼓勵成員創造添加知識文檔，還要進行後期的梳理。這個角色就像圖書管理員一樣，不僅要引入新書，還要讓書處於合適的書架上，以方便取用。如果不指定專人來管理，就會人多手雜，每個人都有自己的方式，導致團隊文檔混亂無序。

以上是我的個人見解，供參考。希望能夠幫助大家在眾多團隊文檔工具中選擇最適合自己的一款。

各產品功能更新都很快，文章以目前最新版為依據。如有錯誤，望海涵並指出。
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