陳春花：你效率低是因為你不會管理時間

【原創聲明】

#作者：陳春花，北京大學國家發展研究院教授，華南理工大學工商管理學院教授。先後出任新希望六和股份有限公司聯席董事長兼首席執行官，山東六和集團總裁。#

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陳春花：你效率低是因為你不會管理時間

文／陳春花

導語：

認識你的時間，是每個人只要肯做就能做到的，這是一個人走向成功的有效的自由之路。

——彼得·德魯克

一、重要的事情先做

時間管理的技巧很多，幾乎成功的人都有自己的一套管理方法，我可能不能夠全部找到，但是可以整理出一些共同的技巧來。第一個管理時間的技巧就是重要的事情要先做，而且要集中時間做。

在我接觸過的同學中，我發現學生們有一個壞習慣：就是做一件事情，不壓到最後那一刻，他就是不做。如果事情總是壓到最後一個時間才做，就會做得很匆忙，無法保證質量，也無法發揮出你真正的功力來。為什麼會養成這樣不好的習慣？我沒有深入地研究，但是我相信是因為同學們沒有掌握重要事情先做的技巧。如果你掌握了重要的事情先做，那麼你就發現具有充足的時間來進行籌劃，最終一定會得到最好的效果。

同學們第二個不好的習慣是不在約定的時間內完成任務，總是尋找借口推託。雖然這並不是時間管理的問題，但是這樣的思維方式會影響到時間的價值，這個不好的習慣決定是否能夠如期完成一件事情的時候，一些人並不以事情的約定時間為標準，反而以別人是否在約定時間完成作為標準，如果別人在約定的時間都沒做，他也可以不做。這是一個非常糟糕的壞習慣，因為這樣不僅無法做成事情，更可怕的是長此以往，你會成為無法再有自己的準則的人，也就無法承擔任何責任了，一個無法承擔責任的人也就無法成功。

真心希望每個同學，接受任務後，不要關心別人如何做，只要關心自己安排時間來規劃就好了，不要等，也不要觀察，更加不要壓到最後的時間，一定要從容地完成任務。這種習慣一旦養成，你就會發現時間很充裕，做事能夠從容，更令人高興的是你因此可以保證做事的品質。請記住，最重要的事情集中時間，排在前面做。

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二、一次只做一件事

有同學曾經問我：成功的人好像可以做很多事情，而且都做得很好。其實不是他們有過人的精力或者更聰明，只是他們都掌握了時間管理的又一個技巧，即一個時間區間里只做一件事情。沒有人可以在一個時間段里做好幾件事情，只要把時間做一個分配，你就可以做很多事情了，為每一件事情配上時間是一個非常重要的技巧。但是同學們忽略了這個道理，他們總是把所有的事情塞在一整天裡面，總是對自己說：「今天我要做四件事情，太可怕了。」可是如果你會分時間段，就會發現其實你總是在做一件事情，根本就不可怕。

我曾經觀察過一個經理人，他在一天的工作時間裡要處理好幾件事情，但是他做得很好，上午他把自己的時間分為四段，其中兩段是開會，一段是和下屬溝通，他預留了一段時間給自己；下午的時間他同樣做了區分，分為三段，這樣他其實在一天里都處在有條不紊地工作中。但是我觀察到另外一些經理人，卻沒有掌握到這一點，他們在一天的時間裡非常繁忙，經常手裡抓著兩部電話機在大聲講話，常常發現自己要做的事情沒有時間去做，總是發現時間屬於別人，總是在快要下班的時間匆匆忙忙地處理本來應該一早上班來就要處理的事情。

所以在時間管理上，一定要記住一個時間區隔里只做一件事，把每一天的時間分段，在一個時間段內，只做一件事情。不要同時做很多事情，因為做的效果不好，而且也可能無法達成目標。重大的事情就用大段的時間，細小的事情就用小段的時間，事情無論大小，都為它分配時間，這樣你就會發現每一件事情都能夠隨心所欲地來處理了。

對於你認為極其重要的事情，你更要辟出專門的時間，來進行這個重要的工作。其實很多人在能力和基本條件上並沒有太大的區別，但是一部分人成功而另外一部分人不成功，就是因為不成功的這部分人不能夠為重大的事情開闢出專門的時間，不能夠集中精力為這件事情全神貫注，但是如果不肯花專門的時間去做重大的事情，就不會得到重大的價值，所以一定要在一個時間段內去做一件事情，當你確定在這個時間做什麼事情的時候，你就馬上去做，結果就會很好。

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三、提高單位時間效率

美國麻省理工學院對3000名經理人做了調查研究，發現凡是優秀的經理人都能做到精於安排時間，使時間的浪費減少到最低限度。根據有關專家的研究和許多領導者的實踐經驗，駕馭時間、提高效率的方法可以概括為下列五個方面。

集中時間

切忌平均分配時間。要把自己有限的時間集中在處理重要的事情上，切忌不可每樣工作都抓，要有勇氣並機智地拒絕不必要的事。一件事情來了，首先問：這件事情值不值得做？絕不可遇到事情就做，更不能因為反正做了事，沒有偷懶，就心安理得。

平衡兩類時間

任何人都存在著兩類時間，一類是屬於自己控制的時間，稱作「自由時間」；另一類是屬於對他人他事的反應時間，不由自己支配，稱作「應對時間」。兩類時間都是客觀存在的，都是必要的。沒有「自由時間」，完全處於被動、應付狀態，不能自己支配時間，不是一個有效的經理人。但是，要完全控制自己的時間客觀上也是不可能的，只有平衡這兩類時間，才會達成目標。

利用零散時間

時間往往很難集中，而零散的時間卻到處都是，珍惜和利用零散的時間是創造時間效率的一個重要方面，用零散的時間做零散的事情，就會大大提高做事的效率。

利用閑暇時間

常常聽到有人說：「等我有空再做。」這句話通常表示目前沒有時間做事情，表明沒有空餘的時間。凡是在事業上有所成就的人，都有一個成功的訣竅：變「閑暇」為「不閑」，他們會很好地利用「閑暇時間」，也就是不偷清閑，不貪安逸，他們的成功與其說是擁有過人的能力，不如說是不甘悠閑、不求閑情的生活準則在起作用。

不浪費時間

在很多時候我們是自己的奴隸，常常讓自己陷入事物中去，事實上並不是每一件事情都必須做，如果我們花時間去做不值得做的事情，就會浪費時間，有些人認為，不管怎樣總算是做了一些事情，總比什麼都沒有做好。事實上，這樣比什麼都不做還要糟糕，因為不值得做的事會讓你誤以為自己完成了某些事情，從而更加陷入沒有價值的追求中。一些人會說：「我們不應該讓它消失，我們已經做了這麼久了。」許多事情或者活動根本就不該存在，其仍能持續存在的原因只是大家已經習慣，有了認同感，如果讓它們消失的話，會有罪惡感，可是正是這樣的緣由，我們浪費了很多時間。

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四、合併同類項

合併同類項，也就是說，可以合在一起做的事情，你就儘可能地合在一起。比如去買東西，不要為一件東西去買一次，最好一次去把要買的東西買完。今天很多同學成了電話的奴隸，電話其實是工具而已，一定不應該讓電話打斷你的時間，所以你應該合併電話時間，讓一天中有一段時間就是專門接電話的。我曾經在自己的名片上標明開機時間，這個令很多人驚訝過的舉動，給了我極大的幫助，我因此可以專心地在規定的時間裡面教學和研究，能夠集中處理電話中的問題，不會時時被打斷。你可以在很多時候合併同類項，合併接收郵件的時間、合併相關的事物，等等，關鍵是你要這樣去做。

五、養成好的習慣

時間管理關鍵是要養成好的習慣，這些習慣可以簡單概括為以下十個方面。

1.不要有拖沓的習慣。

2.不要亂放東西而四處尋找。

3.不要藏東西。

4.物盡其所，物歸原處。

5.儘早開始。

6.不要考驗自己的記性。

7.不要沉湎於過去。

8.不要讓別人浪費你的時間。

9.懂得說「不」。

10.找出隱藏的時間。

（完）

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