Word 2016 中如何自動生成圖表目錄？

近期在word中整理論文的時候發現：word2016中的圖片浮動等新功能、多級標題以及題注插入格式，著實讓我這種「92中年小阿姨」跪服~~

整理「140頁+、多章節、多圖、多公式、多表格」的大體積論文時，分分鐘想輟學.......

可是人生的路那麼長，活兒還是要繼續干呀。無法排解的悲憤情緒，就化成經驗文檔，方便後人好啦.....

所以，以後請改叫我——「豁達蜉」（捂臉

在排版學位論文或長篇的報告時，不可避免地要為論文（或報告）生成各種章節目錄、圖目錄和表目錄，便於閱讀者查閱和校對。當文檔中的章節和圖表過多時，我們可以利用word中提供的「插入題注+交叉引用」的功能，來自動生成圖表編號。先給大家看一份在word中自動生成的圖表目錄的效果（圖1）。

廢話不多講，先概括說一下實現上述效果的大體步驟：（1）設置章節的「標題樣式」、（2）建立多級標題、（3）定義列表樣式、（4）保存樣式到列表庫、（5）插入圖表的題注和交叉引用、（6）生成目錄、（7）題注編號的自動更新。

1. 前期準備工作的小提示

（1）在論文中排版時，建議插入的圖片格式為.png或.jpg。因為，很多圖片格式即使在word中插入後能夠正常顯示，但在選中圖片時卻無法執行「插入題注」的功能，例如：visio原圖或excel里直接粘出來的圖。

（2）在文檔中插入圖片時，建議先插入一個1行1列的表格，再把圖片插入到表格里。等到題注全部設置完畢後，再把表格的邊框設置為「無」，不顯示錶格即可。這樣做的話，就可以避免掉很多圖片自由浮動的情況（這大概是Word2016中我最不喜歡的一項更新了），具體做法將在下面的步驟中手把手教會大家。

2. 七大步驟的具體內容

（1）設置章節的「標題樣式」

首先，我們要在文檔中生成如圖2中所示的章節樣式，因為只有設置了章節格式和編號之後，我們才能對圖表實現自動編號（帶章節的那種編號，而非僅僅1,2,3,4）。圖2是我們設置完畢「標題樣式」，在「視圖」-「導航窗格」選中之後，在word的左側能夠看到的章節結構。

得到圖2中的章節效果的具體做法如下：

①將圖3中需要作為各級章節的文字按照圖中所示的順利輸入完畢。

②word2016->開始->樣式，將圖2中編號為「第1章」的設置為「標題1」的樣式，編號為「1.1或1.2」等的二級標題設置為「標題2」的樣式。直至將上面的所有級別的章節的樣式設置完畢。需要注意的是：此處不要自行定義各類樣式，也不要選「一級標題」或「二級標題」，一定要乖乖選「標題1」、「標題2」直到「標題3」，因為後文中插入題注時能夠識別的標題樣式只有「標題1-標題9」。

③修改章節標題樣式中的具體字型大小、字體、段落格式。以「緒論」樣式修改為例：word2016->開始->樣式->標題1，點擊右鍵，選中「修改」，然後看到圖4中的界面。按照論文中對章節標題的要求，逐一更改各級標題的格式，保存。得到圖5中的標題顯示效果，此時已經採用了樣式的文字左側都顯示有一個黑色小塊（正常列印時不會出現，只需調整顯示設置就好）。

（2）設置多級標題

在設置完畢多級標題之後，我們得到的章節效果如圖6。想要得到圖6中效果，需要我們繼續這樣做：

①word2016->開始->段落->多級標題->定義新多級列表，具體位置參見圖7，打開的「定義新多級列表」的界面如圖8。圖8中共有8項選項可以修改：a)圖8中的第2項，是將各級標題鏈接到編號中的，因此必須相應地更改為「標題1」、「標題2」，「標題3」，「標題4」；b)圖8中的第3項，記住選中章節的最高級別。示例中我們其實設置了有4級標題（小白三角里隱藏的還有一級，鑒於論文隱私，還是不重新截圖了吧），因此我選的顯示級別是4；c)圖8中的第4項，可以增加通用的前綴或後綴，比如我輸入的「第X章」；d)第5,6,7,8中的格式就不繼續解釋了，太過直白~

②設置好①中的多級列表之後，點擊「確定」，文中就會自動在各級標題前自動編號了。如果沒有全部自動編號，我們也可以手動選中沒有編號的標題，然後點擊圖7中的紅圈位置處的「多級標題」的圖標，即可得到最終的圖6中的效果。

（3）更改列表標題樣式

像我這種小馬虎，一般情況下設置完多級列表之後，都會發現其中會有一些字體或字型大小忘記調整了。此時，我們並不需要重新建立新的多級列表，僅需要這樣做：

①將文檔中的游標定位於想要更改的標題位置，再依次選擇：word2016->開始->段落->多級標題->定義新的列表樣式，如圖9。打開後得到的界面如圖10中的左側界面。

②在圖10中的右下角的位置，選擇「格式」->「編號」，然後就能看到圖10中的右側界面。按照格式要求，重新調整好格式，保存即可。

（4）保存定義的多級列表到「列表庫」

在編輯超過100頁的文檔時，word會比較卡。因此，大家通常會把整個文檔拆分成多個。此時，將已經設置的多級列表格式保存到「列表庫」，就可以在別的文檔中直接使用該格式，免去了很多重複工作。具體做法為：在圖9中找到「當前列表」欄，選中自定義的列表後，右擊選擇「添加到列表庫」。然後，就可以在別的word文檔中也看到它，以後直接選擇使用即可。

（5）插入題注和交叉引用

插入題注，並在文內進行「交叉引用」之後，在文中顯示的效果如圖11。插入題注和文內引用的具體步驟較多，可以直接參閱 word2016為圖片插入題注。

需要補充說明是對圖片格式的處理，因為不同的圖片版式下，插入題注的格式不同。當圖片的插入格式為「嵌入型」時，題注顯示為普通的文字；當圖片的插入格式為「上下型」時，題注顯示為「文本框」。

那麼頭疼的事情就出現了：採用「上下型」插入圖片時，題注的文本框形式會各種浮動，很難控制其位置，並且在後續的圖表目錄的自動更新中會出現更新失敗；如果採用「嵌入型」插入圖片時，雖然不存在上述問題，但圖片會和文字層疊在一起，依然存在顯示問題。所以，在兩相權衡之下，我目前的做法是這樣的：

① 先插入一個1行1列的表格，然後在表格里插入圖片；

② 選中圖片，右擊->大小和位置->文字和環繞->嵌入型。此時先不要顧及圖片與文字層疊的問題，繼續選中圖片，按照word2016為圖片插入題注的方法插入題注，並在題注後面添加圖表的名稱。

③重新選中圖表，右擊->大小和位置->文字和環繞->上下型，保存。

④ 設置題注的樣式。word2016->開始->樣式->題注，根據題注的具體格式要求設置題注。

以上步驟完畢後，即可得到圖11中的效果。文內引用圖表時，需要使用「交叉引用」功能，具體操作依然可參考word2016為圖片插入題注。

表格的題注和圖表的操作類似，在此不再贅述。

（6）生成圖表目錄

全部圖表的題注都設置完畢後，把游標定位需要插入圖表目錄的地方，依次選擇：word2016->引用->插入表目錄->確定，如圖12所示，即可生成「圖目錄」。修改圖12中標出的位置，選擇「題註標簽」為「表」，即可繼續插入「表目錄」。

（7）圖表編號的自動更新

如果在修改論文的過程中，對部分圖表進行了增刪，則需要重新對全文中的所有圖表的編號進行更新。具體做法是：全選整個文檔，然後點擊「F9」。文中圖表就會自動更新。如果失效的話，也可以分別選中各個題注，右擊，選擇「更新域」，進行手動更新。然後，在圖表目錄中繼續右擊，選擇目錄的「更新域」。

具體步驟已寫完，有空再查錯補充噢~~