Word 2016 中如何自動生成圖表目錄?

近期在word中整理論文的時候發現:word2016中的圖片浮動等新功能、多級標題以及題注插入格式,著實讓我這種「92中年小阿姨」跪服~~

整理「140頁+、多章節、多圖、多公式、多表格」的大體積論文時,分分鐘想輟學.......

可是人生的路那麼長,活兒還是要繼續干呀。無法排解的悲憤情緒,就化成經驗文檔,方便後人好啦.....

所以,以後請改叫我——「豁達蜉」(捂臉


在排版學位論文或長篇的報告時,不可避免地要為論文(或報告)生成各種章節目錄、圖目錄和表目錄,便於閱讀者查閱和校對。當文檔中的章節和圖表過多時,我們可以利用word中提供的「插入題注+交叉引用」的功能,來自動生成圖表編號。先給大家看一份在word中自動生成的圖表目錄的效果(圖1)。

圖1 圖表目錄的生成效果

廢話不多講,先概括說一下實現上述效果的大體步驟:(1)設置章節的「標題樣式」、(2)建立多級標題、(3)定義列表樣式、(4)保存樣式到列表庫、(5)插入圖表的題注和交叉引用、(6)生成目錄、(7)題注編號的自動更新。

  1. 前期準備工作的小提示

(1)在論文中排版時,建議插入的圖片格式為.png或.jpg。因為,很多圖片格式即使在word中插入後能夠正常顯示,但在選中圖片時卻無法執行「插入題注」的功能,例如:visio原圖或excel里直接粘出來的圖。

(2)在文檔中插入圖片時,建議先插入一個1行1列的表格,再把圖片插入到表格里等到題注全部設置完畢後,再把表格的邊框設置為「無」,不顯示錶格即可。這樣做的話,就可以避免掉很多圖片自由浮動的情況(這大概是Word2016中我最不喜歡的一項更新了),具體做法將在下面的步驟中手把手教會大家。

2. 七大步驟的具體內容

(1)設置章節的「標題樣式」

首先,我們要在文檔中生成如圖2中所示的章節樣式,因為只有設置了章節格式和編號之後,我們才能對圖表實現自動編號(帶章節的那種編號,而非僅僅1,2,3,4)。圖2是我們設置完畢「標題樣式」,在「視圖」-「導航窗格」選中之後,在word的左側能夠看到的章節結構。

圖2 無編號的章節樣式

得到圖2中的章節效果的具體做法如下:

①將圖3中需要作為各級章節的文字按照圖中所示的順利輸入完畢。

②word2016->開始->樣式,將圖2中編號為「第1章」的設置為「標題1」的樣式,編號為「1.1或1.2」等的二級標題設置為「標題2」的樣式。直至將上面的所有級別的章節的樣式設置完畢。需要注意的是:此處不要自行定義各類樣式,也不要選「一級標題」或「二級標題」,一定要乖乖選「標題1」、「標題2」直到「標題3」,因為後文中插入題注時能夠識別的標題樣式只有「標題1-標題9」。

③修改章節標題樣式中的具體字型大小、字體、段落格式。以「緒論」樣式修改為例:word2016->開始->樣式->標題1,點擊右鍵,選中「修改」,然後看到圖4中的界面。按照論文中對章節標題的要求,逐一更改各級標題的格式,保存。得到圖5中的標題顯示效果,此時已經採用了樣式的文字左側都顯示有一個黑色小塊(正常列印時不會出現,只需調整顯示設置就好)。

圖3 章節標題的示例文字素材

圖4 修改標題的樣式

圖5 修改完畢格式之後的章節顯示效果

(2)設置多級標題

在設置完畢多級標題之後,我們得到的章節效果如圖6。想要得到圖6中效果,需要我們繼續這樣做:

①word2016->開始->段落->多級標題->定義新多級列表,具體位置參見圖7,打開的「定義新多級列表」的界面如圖8。圖8中共有8項選項可以修改:a)圖8中的第2項,是將各級標題鏈接到編號中的,因此必須相應地更改為「標題1」、「標題2」,「標題3」,「標題4」;b)圖8中的第3項,記住選中章節的最高級別。示例中我們其實設置了有4級標題(小白三角里隱藏的還有一級,鑒於論文隱私,還是不重新截圖了吧),因此我選的顯示級別是4;c)圖8中的第4項,可以增加通用的前綴或後綴,比如我輸入的「第X章」;d)第5,6,7,8中的格式就不繼續解釋了,太過直白~

②設置好①中的多級列表之後,點擊「確定」,文中就會自動在各級標題前自動編號了。如果沒有全部自動編號,我們也可以手動選中沒有編號的標題,然後點擊圖7中的紅圈位置處的「多級標題」的圖標,即可得到最終的圖6中的效果。

圖6 添加了多級標題的章節效果

圖7 多級標題的位置

圖8 定義新的多級列表

(3)更改列表標題樣式

像我這種小馬虎,一般情況下設置完多級列表之後,都會發現其中會有一些字體或字型大小忘記調整了。此時,我們並不需要重新建立新的多級列表,僅需要這樣做:

①將文檔中的游標定位於想要更改的標題位置,再依次選擇:word2016->開始->段落->多級標題->定義新的列表樣式,如圖9。打開後得到的界面如圖10中的左側界面。

②在圖10中的右下角的位置,選擇「格式」->「編號」,然後就能看到圖10中的右側界面。按照格式要求,重新調整好格式,保存即可。

圖9 定義新的列表樣式

圖10 更改已建立的列表樣式

(4)保存定義的多級列表到「列表庫」

在編輯超過100頁的文檔時,word會比較卡。因此,大家通常會把整個文檔拆分成多個。此時,將已經設置的多級列表格式保存到「列表庫」,就可以在別的文檔中直接使用該格式,免去了很多重複工作。具體做法為:在圖9中找到「當前列表」欄,選中自定義的列表後,右擊選擇「添加到列表庫」。然後,就可以在別的word文檔中也看到它,以後直接選擇使用即可。

(5)插入題注和交叉引用

插入題注,並在文內進行「交叉引用」之後,在文中顯示的效果如圖11。插入題注和文內引用的具體步驟較多,可以直接參閱 word2016為圖片插入題注。

需要補充說明是對圖片格式的處理,因為不同的圖片版式下,插入題注的格式不同。當圖片的插入格式為「嵌入型」時,題注顯示為普通的文字;當圖片的插入格式為「上下型」時,題注顯示為「文本框」。

那麼頭疼的事情就出現了:採用「上下型」插入圖片時,題注的文本框形式會各種浮動,很難控制其位置,並且在後續的圖表目錄的自動更新中會出現更新失敗;如果採用「嵌入型」插入圖片時,雖然不存在上述問題,但圖片會和文字層疊在一起,依然存在顯示問題。所以,在兩相權衡之下,我目前的做法是這樣的:

① 先插入一個1行1列的表格,然後在表格里插入圖片;

② 選中圖片,右擊->大小和位置->文字和環繞->嵌入型。此時先不要顧及圖片與文字層疊的問題,繼續選中圖片,按照word2016為圖片插入題注的方法插入題注,並在題注後面添加圖表的名稱。

③重新選中圖表,右擊->大小和位置->文字和環繞->上下型,保存。

④ 設置題注的樣式。word2016->開始->樣式->題注,根據題注的具體格式要求設置題注。

以上步驟完畢後,即可得到圖11中的效果。文內引用圖表時,需要使用「交叉引用」功能,具體操作依然可參考word2016為圖片插入題注。

表格的題注和圖表的操作類似,在此不再贅述。

圖11 插入題注和交叉引用之後的效果

(6)生成圖表目錄

全部圖表的題注都設置完畢後,把游標定位需要插入圖表目錄的地方,依次選擇:word2016->引用->插入表目錄->確定,如圖12所示,即可生成「圖目錄」。修改圖12中標出的位置,選擇「題註標簽」為「表」,即可繼續插入「表目錄」。

圖12 插入圖表目錄

(7)圖表編號的自動更新

如果在修改論文的過程中,對部分圖表進行了增刪,則需要重新對全文中的所有圖表的編號進行更新。具體做法是:全選整個文檔,然後點擊「F9」。文中圖表就會自動更新。如果失效的話,也可以分別選中各個題注,右擊,選擇「更新域」,進行手動更新。然後,在圖表目錄中繼續右擊,選擇目錄的「更新域」。


具體步驟已寫完,有空再查錯補充噢~~


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