預算管控與費用報銷

企業對於如何通過更有效的手段來實現合理的預算管控與費用報銷，有著非常迫切的渴求。如何讓企業的預算管控與費用報銷不再是紙上談兵，能有效配合企業的發展等一些列問題長期以來困擾著企業管理者。

通過對多家企業面臨的費用管理難題進行分析，設計出了企業預算管控與費用報銷解決方案。

該解決方案立足於兩個方面：1.預算管理;2.費用控制。同時，又將這兩方面進行有效結合，在預算的範圍內實現費用的控制，其中包含兩個維度：1.部門維度：對部門的日常費用進行管理;2.項目維度：對項目的費用進行管理，無論項目的預算是歸屬在部門預算中，還是獨立進行核算，該解決方案都可覆蓋。

預算管理

預算管理從預算的編製、預算的審核、預算的執行、預算的變更與追加、預算執行情況等多個方面，實現閉環式管理，並能夠有效支持企業從上而下、從下而上的預算編製方式。其預算精細度非常高，甚至能支持企業將某類費用的預算分解到個人，如某部門不同員工的不同交通費額度。

從控制方式來講，對於企業中不同的費用，可採用剛性控制、彈性控制、軟性控制等多種方式，為不同類型費用的綜合性管理提供了良好的基礎。

費用管理

費用管理通過與預算的結合，使得費用全部在預算的範圍內發生，並能及時讓管理層掌握到相關信息，對於預算的超支有著很好的預警效果。同時，根據相關的報銷標準、差旅標準，更精細地控制員工的日常及差旅費用，使每一筆費用的發生，都在預算與標準的雙重控制下，面面俱到，而不會再出現類似在預算範圍內超出員工個人標準，或符合個人標準但超出預算的情況了。

最後，結合預算與支出情況，形成統計圖表，供決策分析使用。

案例介紹

某國內大型系統集成服務提供商，獲得並保有多項國家重大項目所必備的頂級資質，在所涉足的智能交通、軌道交通、數字化水務(水/污水自動化系統)、智能建築、數字化醫療、公用工程等行業的系統集成項目中處於優勢地位。

由於該企業智能集成化項目屬於大規模、長周期項目，因此對於項目的質量、費用的控制要求，也就愈發嚴格。但企業通過一段時間的ERP預算管理後，收效甚微，難以管控項目的費用及相關成果交付物，問題主要體現在以下幾點：

1. 項目預算包含在部門預算內，制定月度預算，錄入到ERP系統中，然而在費用實際發生時，並不按照預算執行，而是實報實銷，使得預算失去了管控意義;2. 項目預算包含在部門預算內，費用發生時，既屬於部門費用，又屬於項目費用，混淆不清，權責不明，經常發生預算佔用的情況，管理層也無法快速地了解到項目的費用情況;3. 作為項目型企業，項目的費用沒有單獨管理，在核算項目KPI時數據不準確;4. 公司出台了項目交付物的交付要求，但是缺少相關強制手段，導致交付物提交的效果不理想、不及時;5. 以月度的時間單位對項目進行管理，不能直接地分析出項目各個階段發生的費用情況;6. 項目費用報銷時沒有結合預算，使得審批層無法快速了解到費用發生的合理性，對於項目預算的使用情況也無法查詢，需要到財務部進行數據整理後才能獲得，影響了項目風險的控制及利潤的分析。

基於以上這些問題，該公司意識到必須優化管理理念，使用信息化的管理工具，才能徹底解決長期以來項目合同額高，但是費用額度居高不下，項目利潤非常低的現象，以實現粗放型成長向集約型成長企業轉型。企業希望通過信息化建設，有效地改善因為數據傳遞、交付物管理、預算及費用控制、信息共享等方面的不足帶來的效率和質量問題。

2011年該公司啟動了財務解決方案項目，對企業管理能力與費控執行力進行了改善與提升。主要涉及以下幾點內容：

1. 項目管理。

主要加強對項目質量的管理，通過項目經理負責制的模式進行管理，並加強了項目成果交付的要求，以每個項目階段的費用額度對該階段的交付物進行強制控制，如果沒有提交該階段的交付物，則無法解凍下一個階段的費用額度，從而加強了項目組按時按質提交交付物的主觀能動性。

2. 預算管理。

廢除了原本在ERP系統中進行管理的預算部分，在AMT的財務2.0系統中落實了這部分的管理;在項目上，建立了項目的預算管理體系，將項目獨立出部門預算，由項目經理負責，把項目的預算按照階段進行管控，嚴格控制各個階段的費用，同時完善了部門預算的編製機制，由部門經理和財務部進行溝通，統一提交至事業部負責人進行審核，以此達到控制費用的目的。

3. 費用控制。

通過梳理報銷標準、借款額度，並出台相應的規章制度，建立相應的指標，從而達到對部門費用及項目費用進行管控的依據，讓費用控制達到有據可依。同時，嚴格控制了員工的借款，以降低企業運營資金呆賬、被佔用的情況。

4.財務管理。

通過網銀介面、A3介面，大大減少了財務記賬及網銀支付的工作量，通過流程由系統自動生成憑證文件，出納批量導出網銀文件，發送報銷到賬郵件通知等，加強了員工報銷的管理及財務人員的工作效率，縮短了報銷的周期和質量，降低出錯率，提高員工的滿意度。

在經過一段時間的預算與費用管理的項目建設後，對企業的管理進行了有效提升：

1. 對於各事業部總監最關注的項目預算管理，進行了大幅度的改善，建立了項目經理負責、項目總監協調監督的機制，對於項目預算的管控，落實到每一次的費用發生時進行控制，對於項目管理費用的降低，達到了100%的執行力提升;2. 完善了部門預算的制定機制，一改以往部門經理隨便提，領導隨便批的局面，從根源上優化了預算的編製，使得預算更為準確、科學、合理;3. 推進出台了相應的財務規章制度，對於費用控制的要求更為明晰、更有方向;4. 從多方面對項目、部門的費用進行控制，加強了公司費用的內控水平，整體費用比上一年同期降低了100%，由此而提高的利潤為45%。

專家認為：企業只有通過科學有效的手段進行管理，才能讓預算管理與費用的控制不再是紙上談兵，才能更好地推動企業更快發展。