如何構建採購信息管理SRM系統

在採購管理諮詢項目中，很多客戶經常問，怎樣搭建合理的採購信息系統，採購信息系統應該具備哪些功能才能滿足當前的業務需求？

我們也經常幫助客戶規劃採購信息系統功能，在回答怎樣搭建採購信息系統之前，首先需要明白採購信息系統是什麼，它與企業其他系統有什麼關係。業界普遍的採購信息系統叫SRM系統，SRM即Supplier Relationship Management, 供應商關係管理的簡稱，可見，此類系統的起源是為了與供應商交互而建立的。企業的其他系統通常包括ERP系統、MES系統（生產過程執行系統）、CRM系統（客戶關係管理系統）、OA系統（日常管理系統）、BPM系統（審批系統）等，SRM與這些系統又有什麼關係呢？

我們先來講講傳統的SRM系統，通常和供應商交互的活動主要為尋源活動，雖然現在的改進的SRM系統的功能不僅僅是尋源活動，但我們先來講講尋源活動，尋源都有哪些活動呢？第一，供應商的准入，有供應商註冊，供應商資質審核及評估，生成合格供應商清單；第二，供應商選擇，即我們常說的招標，詢比價，定向談判，逆向競標等等，當然還包括評標，定標，中標通知等；第三，合同管理，擬定合同，合同審批，合同簽訂，合同存檔等；第四，供應商日常管理，供應商信息變更，供應商凍結、黑名單等；第五，供應商績效管理，定期的跨部門協作進行供應商績效考評、發布、反饋、改進等；第六，非生產採購的目錄管理，目錄的生成、目錄維護等；第七，非生產採購需求提報及訂單執行，此類採購訂單的下發等，在此需要特別注意的是，生產類採購訂單一般在ERP系統里執行；第八，供應商門戶，與供應商信息交互的信息平台，前述的招標、合同、績效、訂單等都可以在此與供應商進行信息交互；第九，目前很多SRM系統也具備支出分析功能（Spending Analysis），分析歷史的採購支出數據，供應商支出份額，採購價格趨勢等，實現了部分採購行為可視化。

下面再粗略地介紹一下企業經常用的系統，第一，ERP系統，廣義的ERP幾乎包括企業的所有系統，但目前企業的ERP主要以財務為核心的物料、訂單、計劃、信息、庫存等企業運營管理系統，很多其他功能都有獨立的系統來承擔，並進行介面管理和協同，包括MES系統，TMS系統（運輸管理系統），WMS系統（倉儲管理系統）等；第二；MES系統（生產過程執行管理系統），是面向生產線的信息化管理系統，把MRP計劃通過執行系統同車間作業現場控制系統聯繫起來； 第三，CRM系統，即客戶管理關係系統，用來管理企業的銷售機會至客戶訂單及客戶合同的動態管理系統，目前的CRM系統可以通過數據挖掘，來分析預測銷售機會和客戶行為，增加銷售機會轉化為實際合同及訂單的比率，同時通過改善用戶體驗，保留老客戶及提升老客戶忠誠度；第四，OA系統，即辦公自動化系統，主要是協同辦公功能，包括會議管理、溝通工具、通訊錄、文檔管理等。很多企業的OA系統增加了很多功能，如集成了人力資源管理、審批等功能。第五，BPM系統，即Business Process Management業務流程系統，可以整合企業各個環節流程的全面管理模式，實現信息傳遞、數據同步、業務監控和企業業務流程的持續升級優化，實現跨部門的高效協同；第六，研發系統，該系統專門為研發活動設計的管理系統，涵蓋研發活動的全生命周期管理，從概念設計、研發計劃、開發設計、測試驗證、變更管理等功能，不同行業的特點決定了研發系統的不同設計概念，比如汽車行業與電子行業的研發系統就有著非常大的不同；第七，QMS系統，質量管理系統，實現企業質量管理的持續改進，分為前期、中間、售後的質量控制（供應商質量管理、企業內部質量管理、售後質量管理），先進的質量管理將質量管理活動儘可能前移，在供應商處加強質量控制，盡量減少質量問題對後端的影響，質量成本越往後越高。還有其他的一些系統，如HRMS（人力資源管理系統）、IFS系統（集成財務管理系統）等。

這些系統和SRM有什麼關係，用一張粗略的示意圖來表示一下：

上面大概介紹了採購信息系統和企業其他系統的關係，相信大家心裡已經有一個大概的印象了，下一步我們該規劃如何大家採購信息系統了，但在此之前，仍需思考一個問題，到底建設採購信息系統的意義在哪裡？僅僅是為了紙質操作轉變為信息化，追趕時髦嗎？

歸納起來，建設採購信息系統的目的有三點：

第一， 固化採購流程，如果要使採購行為規範化，需要建立相應的採購流程規範，建立採購管理系統則可以使採購流程固化，達到管控的目的；

第二， 協同供應鏈上下游，採購系統是鏈接內部供應鏈與外部供應商的橋樑，內部需求的傳遞，採購與內部的協同，採購與供應商的協同等，採購管理系統可以有效協同內外部的供應鏈，使得供應鏈有效運轉；

第三， 使採購信息可視化，採購信息系統另外一個意義就是可以使採購信息得到可視化，挖掘改善機會，給企業帶來價值；

回答完這個問題後，我們再回到如何搭建採購信息系統上來，前面講到傳統的採購信息系統已經具備了一些比較不錯的功能，那麼我們如何才能知道這些功能適不適合企業，並且該怎樣規劃呢？這裡有兩個選擇，第一是選擇業界已經比較成熟的SRM軟體包，如Ariba，Oracle的採購SRM雲產品，選擇這種方案就會有適應性的問題，可能需要削足適履，改變企業的採購流程來適應軟體包的流程；第二是進行定製化，根據業務需求定製開發，SAPSRM， Oracle SRM等都可實現。

如果選擇第二種，需要進行採購業務梳理，根據業務梳理建立相應的流程，流程顆粒度要盡量的細，才能滿足系統建設的需要，然後根據流程來創建系統功能規劃，形成系統需求說明，這可能需要採購業務部門和IT信息化部門的同事一起來合作，最後由IT信息化內部開發或外包開發。當然前面的業務梳理和流程規劃也通常需要藉助諮詢公司外力，可能才更具有前瞻性。

前面描述的SRM具備的功能已經能滿足大部分企業的大部分採購功能需求，個性化的需求需要根據上面的業務梳理重新定製化。目前的一些先進的採購信息系統已經著手開始利用大數據分析功能，在企業內部採購數據完備的情況下，實時抓取網路信息，包括社交媒體信息、供應商的更新信息、價格趨勢信息等，來分析供應鏈風險，輔助採購業務決策。

如果您對構建SRM系統有興趣，歡迎溝通交流。

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