職場PPT熟手速成-整體設計篇

職場中，很多場合會用到PPT，比如年終述職、調研報告、年會現場、項目方案展示等等，雖然在這些場合裡面，更重要的是我們所展示的內容，但美觀有序的PPT也會為我們的演講和展示增色不少。

如何在有限的時間內做出不那麼醜陋的PPT，是職場最基礎的能力之一。經過我5年製作上百份PPT的經驗，我總結了快速製作基本合格的PPT的技巧和方法，作為我個人知識管理的第一小步，個人淺見，以後將持續優化。

這個手冊共分為四篇，整體設計篇，素材搜集篇，排版配色篇和動畫演示篇。當然PPT知識管理中遠遠不止這些內容，比如還有一些PPT輔助軟體，數據圖表的優化，個性化字體的製作，組合動畫等等，很多內容單擰出來就可以說很多技巧，但這個手冊之所以選擇如此簡單的分類和展示，一是基於對PPT整體的入門級認識，二是減少認知負荷，因為在我眼裡，技巧類的東西說再多遍都沒有意義，除非你在實際工作中反覆的刻意練習。

在做任何一件事情之前，我們都會去思考為什麼要做這件事情，為什麼要這樣子來做這件事情，做PPT也不例外。如果是大量的（比如十萬字）調研數據和文字，對數據精準、文字描述、文字字數有嚴格的要求，力求非常全面的展現某一個行業的發展或者某一個課題的研究情況，那我們完全沒有必要用PPT的形式去展現，用WORD展現就很合適。如果老師或者領導要求你在15分鐘內給他講清楚這個領域內的研究進展或這個行業的發展現狀，並提出你自己的解讀，這個時候PPT可能會有用武之地。也就是說不是所有的場合都需要用PPT，在思考了任務本身的意義之後，覺得PPT的形式是合適的情況下，再來設計內容結構，準備PPT素材。這個時候，我們要考慮做這個PPT的目的是什麼，聽眾是誰，PPT用在什麼場合，什麼時候。這些考慮涉及到我們如何組織PPT的內容，用什麼設計風格和大小比例等。

比如這個PPT用於產品發布會，現場燈光幽暗，那麼我們會考慮深色的背景，大屏幕大比例，字少。如果這個PPT用於幼兒園課程，那麼我們可能採用卡通風格，配圖可能是一些動物、玩具、動畫片卡通人物等等。當然無論插圖、配色和風格，我們的內容始終是排在第一位的，內容包括內容展現的結構和你要展現的文字、不展現的文字（口述的內容），這些本質的內容會決定演講的質量。

整理我們要講述的內容，可以藉助一些輔助工具，比如思維導圖（個人常用百度腦圖和processon），思維導圖尤其可以幫助我們整理說明、羅列這一類陳述結構，通常是把內容有條理的劃分為幾個版塊，按順序去講解。比如我們在介紹一家公司的時候，我們可以分別介紹其性質、屬性、規模，創始人團隊，發展歷史，企業文化，組織架構，主要業務，盈利模式及現狀，競爭對手，發展方向等等。在分析一個產品的時候，可以依次介紹所屬行業、公司，創始人團隊，盈利模式，產品結構，產品功能，產品運營手段和現狀，競品分析，未來發展方向等等。

還有一類常用的結構是故事類，問題類結構，一般是提出一個問題/講述一個故事，講述其背景，現狀，產生該現狀的原因，目前面臨的問題和挑戰，該如何解決，有哪些解決方案以及預期的效果分析等等。這種結構在演講方面可能更加引人入勝。

確定內容結構之後，結合目的、受眾、場景，選擇合適風格。確定PPT的共享元素改如何設計，比如封面，封底，過渡頁，內容頁，頁碼等等，這些就像word裡面的頁眉頁腳、頁碼一樣，可以使得文檔看起來統一和諧。

母版的作用就是來確定這些共性元素，提高PPT製作效率的。日常的工作場景中，我發現很多人套PPT模板，但是不會用PPT母版。先設計好母版，然後在具體製作內容頁的時候靈活選擇版式，能夠有效提高製作效率。

以下是母版的操作。

封面是較能反映設計水平的，標題概括了演講的主題，也在一定程度上反映了PPT的整體風格、主題色等。

封底設計和封面設計首尾照應。

目錄頁和過渡頁設計相關聯。

內容頁設計，共性元素在母版裡面體現，個性化元素在具體的頁面里體現。內容頁的設計沒有局限，和整體風格保持一致即可。

以上部分案例展示的PPT來源於網路，謝謝分享。