時間管理的簡單方法和工具

其實接觸時間管理蠻早的，2011年自己使用了第一部智能手機，下載不同的app來記錄學習和生活，我曾經以為，時間管理就是消滅app上列出的list。再次關注這個概念，是在畢業後。自己剛畢業直接加入了創業公司，沒有經歷過系統的學習和培訓，在工作中完全提不起興趣，單位安排的事情也做不完，app上記錄的代辦事項帶給自己的不再是滿足，而是深深的挫敗感。

對於蒼白和焦慮的現狀，自己急於彌補。一方面請教老員工工作經驗和技巧，另一方面閱讀大量關於時間管理的書，參加時間管理的線上線下課程，學習如何管理時間。經過一段時間瘋狂的尋找提高時間效率的理論、方法、工具後，自己對於時間的掌控有了一些自己的心得，工作也變的有條不紊起來。管理時間就是管理自己的精力，時間不應該孤立起來，而是需要和工作目標、自身能力相匹配，最終增加單位時間輸出的成果。app只是時間管理的工具，本質上是為了提高效率，如果工具的存在增強了自身的焦慮感，那麼再好的app也需要被拋棄。

時間是一種看不見摸不著的物質，再經典的時間管理方式也不會適合每一個人。結合自己的工作和生活，經過一定的思維加法、優化和減法，自己總結出以下三個時間管理方向，並從原則和工具兩個方面進行論述：

1.列出代辦list

每個人在工作和生活中，都會有一堆要做的事情，來自領導的、來自協作同事的、來自客戶的、來自自身提高的以及臨時插入進來的事項。如果不對事項進行記錄和分類，最終的結果只能是：今天的事情拖到了第二天，第二天的事情拖到了第三天，帶來的是成倍的挫敗感。所以，時間管理的第一步就是代辦list的記錄。

1)list一定要具體。list給出的，是工作的方向和節奏，如何製作list，本身就需要一定的技巧。每天來到公司，前15min不用做任何事情，把昨天未完成的和今天將要做的事情，統統列出來，列出來的每一條要具體和可理解，而不能是「和張三聊工作」這種籠統的語言。list是思考和總結的結果，而不是所有想法的匯總。一些比較純粹的事情，也不用寫上去，例如「喝一杯熱水」、「去一趟洗手間」。對於list上的每個事項，要有大概的時間預估，以方便後期工作的有序開展；

2)要對list進行優先順序排序。列出list，不意味著要按照list從頭到尾順序完成，否則只能夠讓自己不斷的拖延，帶來深深的挫敗感。對於list，要進行一定的分級，常用的四象限分級的方式，可以把list分成四種：重要且緊急、重要不緊急、緊急不重要、不重要不緊急，具體見圖1，分別對應的級別為P0、P1、P2、P3，一般而言，處理的順序即是P0>P1>P2>P3，以下具體展開論述：

P0:大都為重要且當天需要處理的事情。對於重要且緊急的事情，一定要立即去做，其他所有的事情都可以先放在後面。P0等級的事項，一般都需要佔用大塊的時間，也需要極高的專註力，需要結合自己的專註力生物鐘進行。當天如果沒有完成此等級的事項，帶來的挫敗感也是最強的。此外，P0等級的事項，在列出的時候，應遵從smart的目標管理原則，具體不展開論述，感興趣的可以百度「smart法則」進一步了解。最後，當天list中P0的數量，不應該超過3個，盡量保持在2個以內，如果一天P0的數量超過了三個，說明這個list本身就是不合格的，返回去重新制定吧；

P1：大都為需要重點處理但長期才能完成的事情。對於此類的list，需要對其進行任務分解和規劃，當天需要做一部分，而且需要隨時了解進度。對於此象限，應做到忙碌而不盲目，一方面有序處理，另一方面避免P1事項滑入P0中。「制定工作計劃」、「提高人際交往能力」等都是這一象限的事項；

P2:大都為臨時出現的事情，例如「不速之客到訪」、「臨時插入的工作」。對於此象限的事項，不需要立即去做，或者可能的話交給別人去做。這一象限的事情，一般是自己忙碌且盲目的源頭，要盡量努力減少這一象限的事情；

P3:大都為娛樂或消遣的事情，例如「購物」、「遊戲」、「看小說」等。對於這一象限的事情，只有一個原則：盡量別做。當然，每個人的理解方式是不同的，有的人把看書當成消遣的方式，有的人則是把看書當成提升自我的途徑，具體還要看個人的分類，但是如果是在工作中，這一分類的事情，還是盡量pass；

圖1

3）空出10%的時間。工作不可能做到完全的飽滿，每個人也不可能對list的時間做到100%精準的預估，因此空出一部分時間就顯得格外重要。正常人10點上班，即使每天加班到9點，刨去吃飯、休息的時間，滿打滿算也只有8個小時的工作時間。即使是這些時間，也不可能做到100%的專註，因此在list預估的時候，就應該考慮到這種情況，盡量只安排90%時間的任務，一方面給任務的完成留下可操作空間，另一方面也給自己一個沉澱思考的機會，即使是機器也有停機的時候，何況人呢？或許10%的時間可以做更有意義的事情呢？

4）推薦工具：list記錄比較簡單，關鍵是思考的過程。理解事項的話，即使通過最簡單的紙和筆也能夠做到瞭然於胸。工具的話，推薦奇妙清單或有道雲筆記。奇妙清單是待辦事項管理的工具，設計精美，且能夠做到windows、Mac、iOS、安卓和windows等全平台覆蓋，建立四象限的文件夾可以對list進行高效處理；有道雲筆記則比較簡單，直接按照日期進行記錄，通過順序和顏色進行優先順序區分，完成的直接勾掉即可；

2.專註於處理單項事物

專註是一個比較抽象的名詞，每個人理解的程度也不一樣。什麼是專註？為什麼會不專註？如何做到專註？這些都很難通過公式刻畫。不過對於大部分人來說，手機是影響專註力的一個重要因素，大家之所以不專註，一方面可能是事情太多帶來的緊迫感，另一方面可能是事情本身處理有難度自己會分心。提高專註力，我主要有以下幾方面的理解：

1）零碎的立即做，困難的專心做。顧名思義，在第一步列出list之後，對於五分鐘內能夠完成的較為重要的事情，立即著手處理並完成較為合適，一方面可以減輕事物堆積帶來的緊急和壓迫感，另一方面也可以通過完成這些零碎的任務來提高成就感。每個人都應該對於自己的生物鐘有一定了解，有的人早晨起來效率高，有的人半夜了才開始進入工作狀態。對於大部分的人來說，早晨的時間太短，一般都用於處理零碎的事情，下午的時間比較長而且精力更加充沛，可以用於「啃硬骨頭」，做那些困難的、級別比較高的事情；

2）遠離手機。1現代的人一般是和手機綁定在一起的，做事情的時候很容易被突然來的微信、彈出的新聞或者其他的通知吸引住，不知不覺中浪費了很多的時間。如果對於手機的管控力比較弱的話，建議把手機放在視線以外，例如筆記本電腦的後面，隔一段時間再看一次手機，這樣既不耽誤手機信息的獲取，又能夠降低手機對於專註力的削弱；

3）一次只做一件事情。人之所以有焦慮感，一個重要方面就是有太多沒有完成的任務。在日常工作和生活中，每個人的代辦list都會很長，這個無法避免。既然任務無法避免，我們都需要去解決，但是我們可以在解決的過程中優化流程，提高效率。在做事情的過程中，一次只想著一件事情，只處理一件事情，此件事情以外的其他任務都屬於干擾選項。在代辦list的基礎上，按照優先順序挨個兒拎出任務，在安排的時間內，不去想其他的事情，對於當前的任務all-in，解決後或者達到既定目標後再去思考和處理下一件事情。在下一件事情的過程中，同樣拒絕干擾選項，專註於當前事物。「一次只做一件事情」的處理方式，在剛開始的時候，可能會有些不適應，不可避免地考慮其他事情，這個時候就需要逼迫自己一下，在練習的時候戴著鐐銬舞蹈，取下負載之後就會變得特別輕盈；

4）時間的分割。研究表明，當連續做一件事情超過30min時，大多數的人精力就會變差，注意力也會減弱。在平常工作中，我們也可以感受到，當長時間處理工作時，身心都會比較疲憊。既然大多數的人做不到長時間的處理事情，那麼把時間切割成可以專註的時間塊，則會極大的提高工作效率，在此推薦番茄工作法。關於番茄工作法，網上有很多介紹的書籍和系統化的方法介紹，個人認為沒必要花費那麼多的時間去閱讀一本書，只要理解番茄工作法的原理即可。簡單說下番茄工作法，流程圖如圖2：25min為一個番茄（可根據自己的專註力程度進行調整，一般不超過35min），當選擇一個任務時，在接下來的25min內，需要專註於任務本身，不能夠被打斷或做任務無關的事情，一旦被打斷則當前番茄時間實效需要重新計時。當25min結束時即完成了一個番茄時間，可以休息5min，然後進行下一個番茄。如果連續做了4個番茄，可以多休息一會兒，例如15min。以此類推，通過對時間的切割和時間塊的專註，來提高工作效率；

圖2

5）工具推薦：關於番茄工作法的app還是比較多的，考慮到跨平台性，推薦一款叫做「番茄土豆」的app，免費版本的app可以滿足大部分的工作需要。如果可以付費的話，app store上大名鼎鼎的forest定價6元，一頓早餐的價格，不只是可以提供番茄工作法的功能，還能夠保證你在番茄時間內不碰手機，否則種下的一棵樹即將死亡，該app將工作的嚴肅性和娛樂性相結合，是我目前正在使用的效率工具；

3.保持輸出

如果說列出list和專註事項本身能夠使你在規定的時間內完成既定的任務，那麼保持輸出則可以讓你最大價值的沉澱經驗，獲得成長。

很多人可能會遇到如下的問題：閱讀了一堆的書，每天刷1h+知乎，聽了諸多大牛的經驗分享，最終理解力還是停留在努力之前的狀態，甚至大腦比之前更加的混亂。時間管理不只是為了完成任務本身，而是為了提高單位時間的價值，放大時間投入後的產出。如果僅僅專註於世間投入本身，而忽略了產出的價值，即使效率再高，也只是虛榮的滿足罷了。所以，在保持持續輸入的同時，要重視輸出的作用。

輸出的途徑有很多，把剛剛學習到的方法應用到工作本身，或者把剛剛閱讀和理解的書通過文章的形式寫出來，發布到博客中，都是一種輸出方式。輸出是為了更好的驗證輸入，有形的輸出更有意義。關於輸出，也有幾個原則：

1）輸出應該有目標性。任何的輸出，都應該有目標性。即使是閱讀一本娛樂雜誌，讀完後自己開心了，這也是一種輸出方式。再次不過多討論娛樂化的輸出，而是側重工作和嚴肅方式的輸出。有目標性的輸出相當於給輸入制定了一定的指標，能夠極大的提高輸入的滿足感；

2）建立輸出的衡量指標。既然是衡量指標，那麼指標一定要唯一而且可達到。對於大部分的輸入，獲得的經驗都是比較無形的，而如果把經驗用於工作實踐中，用獲得的新的思考方式來指導工作，則變成了有型的衡量方式。在讀書的時候，如何衡量我們學到了某個知識點？很簡單，寫一篇作文或者發表一篇文章就是最好的佐證。通過這種有形的衡量指標，我們更能夠很好的掌握時間管理的實際效果。

3）工具推薦：1對於閱讀型的輸出，推薦有道雲筆記，該工具可以方便的記錄自己的所想所感所知，百度閱讀的專欄和知乎都是此類可以替代的輸出平台；如果對於可衡量的時間輸入衡量工具，那麼推薦ihour這款app，大名鼎鼎的四葉草團隊開發，運用了「10000小時原理」進行設計；

最後，還是要強調：工具的本質只是為了提高效率，起到的只是輔助的作用，不要過於依賴工具本身。如果你的手機上有很多效率相關的app，建議你先把多餘的app全部刪除，相同主題或功能的app，保留一個即可。另外，關於時間管理，每個人都應該有自己獨立的思考，找到最適合自己的方式，嘗試著建立自己的時間管理方法和計劃，慢慢適應，找准自己的定位。
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