如何在忙亂的工作節奏中建立理性?

在一堆文件夾中來來回回，花了半小時就為了找一個文檔；每天接收到大量文件，久而久之，硬碟迅速被佔滿，想清理卻不知道從何入手；記下一段有用的信息，過兩天要用的時候卻忘了放在哪裡，丟三落四，不得不多次返工……

這些現象，最主要的原因，是因為缺乏工作的條理性。如何解決這個問題呢？這就需要在工作中，建立一套信息處理體系。我將其稱為「工

整套「工作信息流」體系，最好是以「項目」為核心。

每一個項目，都有著自己的「工作信息流」。這樣，當你著手去執行項目的時候，才能最快地知道：我有哪些信息可以用？有哪些資料需要參考？有哪些任務需要完成。

我們不妨以「策劃一個線上活動」為一個項目，來詳細講解這套「工作信息流」體系。

收集

工作信息流，最核心的，就是把所有信息收集起來，在自己需要的時候，能夠第一時間拿到手，進行處理。

那麼，針對我們的項目，可能獲取信息的方式，有這麼幾個：

用電腦的場景

假設我要為某品牌策劃一場線上活動，那麼，當我瀏覽網頁的時候，可能會得到哪些方面的信息呢？

某平台發布的行業報告——也許可以用在策劃方案里，說服客戶；某個專業網站對前者的評論和分析——先存著，做方案時可以拿來對比；或者，自己突發奇想的某個靈感——趕緊記下來，後面再去好好思考、研究；……

這些信息，我會用印象筆記，將它們全部聚合在同一個位置，便於在使用時迅速聚焦。

用手機的場景

用手機的場景，大多數，不超出這三種情況：微信聊天，面對面對話，拍照。

1、微信聊天

用微信作為同步和中轉的平台。先長按所有需要保存的信息，多選，再合併轉發給自己。後面用電腦時，登錄微信PC端，等內容同步過來，再轉移筆記里即可。

2、面對面對話

這種情況，直接在印象筆記中新建一頁，選擇錄音，將對話的內容錄下來即可。後面如果需要快速識別，可以登錄PC端，選擇將音頻「另存為」並導出，再用音頻轉換軟體轉換成文字即可。

3、拍照

這種就很簡單，拍完，進入印象筆記，新建筆記，將圖片嵌進去即可。

文件傳輸

這種是最常見的情況。碎片化的信息，用印象筆記收納很方便。整塊的文件、文檔，怎麼處理呢？我的建議是：建立一套規範體系，將文件存放在硬碟里，再連接到筆記中。團隊內部的文件，可以用雲同步的辦公軟體進行協作，省去文件傳輸的步驟。

處理

當我們真正開始處理項目的時候——比如說，開始著手做一份詳盡的執行方案——除了眼前的PPT，還會有許多需要參考和思考的信息。比如各種搜集到的數據、各種縈繞在腦海里的問題、各種報表、參考案例……

它們可能來自於多條筆記，也可能來自於不同文件夾下的多個文件，那麼，你需要建立一個「工作台」。工作台，顧名思義，就是把所有「需要用到的信息」全部擺在面前，等待自己去處理。

具體做法是：

1、在印象筆記/Onenote等效率軟體中建立一個筆記本，命名為「工作台」；

2、執行某個項目時，在「工作台」中新建一頁筆記，用項目名命名；

3、將所有項目相關的內容，全部記入工作台。

這個「工作台」，就是你對於這個項目的「外部大腦」。所有關於項目的資料、信息，所有需要處理的原材料，全部放在這裡。將你的大腦騰空，讓它有更多的資源和空間去思考。

歸檔

最後一步，就是將已經執行完畢的項目，進行歸檔處理。

每一個項目，勢必都會產生大量的文件。如果放任它們存放在硬碟里的話，很快就會佔滿空間。如果刪掉，又擔心後面要用到。該怎麼辦呢？

最好的辦法，是儲存在雲端。

當然，在將文件上傳之前，別忘了進行復盤。將整個項目中的教訓、經驗和有用的數據保留下來，儲存在印象筆記里，作為下一次項目「可能用到的文件」，參與新的工作信息流。

最後，用一張圖，來闡明整個流程吧。

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