四步讓你高效完成優秀的PPT

寫在前面：本文寫了一些自己PPT製作下來的一點感悟，比較適合非設計類的小夥伴們學習，文章通過案例著重介紹了PPT模板的尋找與使用，並且講述了一些模板使用的細節的操作，和自己在日常PPT製作的時候總結的關於色塊和字體設置的經驗。希望對大家有所幫助！

個人覺得PPT製作應該系統的分成四步，這樣才能保證在高效之間內做到兼具內容的完整性和界面的美觀

「梳理整體邏輯+尋找模板+內容導入+排版優化」

第一步、梳理整體邏輯

PPT終究而言只是一個幫助你多方位展示自己項目/方案的媒介，一份畫面精緻、排版優良的PPT確實會使得聽眾有較好的試聽感受，但最為重要的還是你講的內容，需要你從整體上深刻了解彙報的內容，站在觀眾的角度思考，如何才能讓他們看得明白。

這裡個人比較推薦使用思維導圖工具開展前期的邏輯梳理（本人使用的是Xmind），在沒有開始做PPT之前，先利用幾個小時想一想要展示什麼內容、重點是什麼，擬好大綱，設計好內容的邏輯結構並將其利用工具展示出來，方便後期的製作。當然，梳理邏輯才是王道，至於採用什麼記錄形式就看自己喜好，word也ok！值得注意的是，如果是由現成的文字內容轉制PPT，則要對文字進行提煉，使之精簡化，層次化，框架化。

第二步、尋找模板

題主要求的是盡量高效率的製作PPT，所以採用模板製作是一個快捷的選擇。如果你在所在的企業有PPT製作規範，則直接使用企業模板就ok

若無強制要求則可隨意尋找模板，推薦幾個人常用的免費PPT模板網址：

【最常用/官方出品】http://office.mmais.com.cn/Template/Home.shtml

【全免費/內容多】http://www.51pptmoban.com/

【簡約/品質佳】http://www.ypppt.com/

當然，還有許多優質但收費的網站有需要可以去看看（貪多嚼不爛，選幾個好用的就行了）

--------------------------------------【選模板的Tips】-------------------------------------

1.選擇PPT模板時盡量不用商務風模板。（這種模板設計風格過於明顯，對於排版技能欠佳的人而言後期難以排版）

2.推薦扁平化風格模板或者純色模板。（簡單而言就是模板里完全沒有圖片，全是簡單的色塊構成）。

3.模板色系推薦藍色或者淡黑系列（顯得莊重沉穩，能夠駕馭大部分使用情況）

4.「模板」也可以是別人的優秀作品！

直接使用他人的優秀作品（免費或者授權的），通過修改關鍵的標題頁、目錄頁、導航頁、頁眉、頁腳實現模板快速使用，這裡我強烈推薦布衣公子的PPT（其免費分享的、網上可下載），其PPT設計十分實用、標題頁、目錄頁、導航頁、頁眉、頁腳等簡介明了，是不錯的模板選擇。

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第三步、內容填充

此步驟即是將第一步確定的內容置入PPT模板中，主要分為首頁與目錄頁置入、具體內容置入兩個步驟，本節的主要目的是初步完成PPT的內容製作（不考慮排版好不好看等問題），使得PPT在內容上是絕對完整的，同時通過內容細節調整使得PPT從內容完整過渡到「較為美觀」的層面。

在介紹如何實現內容置入前，先借用布衣公子的PPT介紹一下PPT的幾個關鍵頁，以方便大家理解後面的內容置入。

為方便大家理解與記憶，接下來將以布衣公子的作品《PPT快速製作——布衣公子ppt製作技能教程》為模板告訴大家如何快速製作：

【1】首頁與目錄頁置入

首相，將封面標題置換為自己的報告題目，刪除部分元素，並添加相關輔助內容（主講人、logo等），注意由於需要替換的標題與原標題字數差異較大時，可以考慮減小字體或者將字元間距縮短（具體操作為【選中字體】→【開始】→【字體】→【字元間距】→【較緊/較松/自定義等】）

然後，將目錄頁與過渡頁完成內容修改，若標題數量不和要求可自行增添刪除，之後調整標題之間間距，使得間距均勻（具體操作【格式】→【對齊】→【縱向分布】），值得注意的是，如果文字無法編輯則需要到幻燈片母版中進行編輯（具體操作【視圖】→【幻燈片母版】→編輯）。

同理設置好各個部分的過渡頁，總計幾個部分需要分別設置。

【2】具體內容置入

首先，在做具體內容置入時候需要修改標題欄，同時將原PPT頁面中除去標題欄和頁碼等元素外的所有內容清除，並複製好此頁作為本節的內容頁。

然後，考慮添加二級標題或者小標題，並將每頁的具體內容（包括文字和圖片）全部放入對應的頁面中（不考慮排版，只要能看的到內容就ok），注意文字複製粘貼時候文字字體的選擇,如此完成所有頁面內容的置入作業。

第四步、排版優化

在文字圖片置入時，未考慮字體、行間距，圖表大小等因素，在此過程中將對其進行基礎的梅花工作，讓PPT變得「整齊、有序」。

首先是對字體的調整，針對與大部分使用情況，建議將字體調整為<微軟雅黑>，覺得一頁一頁跳幀麻煩的可以使用<一鍵替換所有字體>（具體操作為【設計】→【字體】→【自定義】→自己設置）。

之後需要第字體段落做出調整，建議將<字體行間距>設計為1.2~1.5倍行距，若文字較多則使用1.2倍，文字較少且多為總結性文字則可選擇1.5~2倍行距。之後同時對字體顏色進行設置，在大部分使用場景中純黑的字體與背景的協調性均不是很理想，需要對問題的顏色進行設置，本人常用<調整字體透明度>的方式來使得字體與背景協調，不至於字體過於刺眼（具體操作：【選中文字】→【右鍵】→【設置形狀格式】→【文本選項】→【右鍵】→【文本填充】→【透明的】→【手動調整，看著舒服就ok】）

之後考慮加入<色塊>突出部分表示內容，並且可以給文字下方放置<透明度較低的色塊>，用於劃分區域，同時使得整體呈現出<對齊>的效果，同時，文字較多的時候建議將段落的對地方式修改為<兩端對齊>（快捷鍵ctrl+J），此舉配合色塊運用可以使得畫面整體乾淨。

在下圖PPT的修改中以上技巧的使用效果更為明顯

對於圖片的展示主要注意圖片大小的設置已經位置擺放，遵循一個原則，那就是圖片上下左右的對齊，並且圖片之間留出適當的間隔，在需要對圖片內容做部分說明的時候可以考慮<使用色塊將文字與圖片對齊>（既上述的文字修改方法），或者採用<虛線邊框+色塊批註>的形式書寫內容，使得整個PPT頁面整齊，以方便展示其使用思路如下圖。

同時，可以考慮使用透明的較低的線條來分割區域（此方法發多適用於圖片長寬比過於懸殊的情況）

針對表格的調整主要在於表格字體大小，內容強化兩個方面。當錄入表格較大時考慮將表格字體縮小，同時將單元格的文字間距調整為0（具體操作為【點擊單元格】→【右擊】→【設置形狀格式】→【文本選項】→【文本框】→【調整上/下/左/右間距為0】）。

同時需要<突出表頭>,可將表頭字體加大加粗或者給予表頭單元格背景色，對於表格中需要突出的數據（如總投資等數據）可以考慮加粗字體或者使用高亮色標註（如紅色、黃色）。

至此，高效製作一份PPT便已基本完成，通過此四部完成PPT能夠最好的保證PPT內容的統一性，同時也能夠在視覺上給人以整齊、統一的感覺，適合對於PPT版面要求不是特別高且自身排版能力較弱的使用場景。

不足和謬誤之處還請大佬們指出~本人虛心學習~~

碼字不易~老闆們給個贊咯

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