當excel不夠用時，如何利用Access進行數據分析？

知乎上有不少這樣的問題：

1. Excel經常卡死，都是數據統計，請問如何減負？
2. 基礎數據表3萬多行，其他表要抓取該表數據，函數卻無法運算？
3. 5萬多行的數據用Excel做地圖經常卡死，除了換電腦還有什麼好方法？

這些都很常見，隨著數據積攢得越多，並且由於Excel本身和你電腦配置的限制，Excel處理和分析起大數據量來就捉襟見肘了，需要很好的工具配合減負或直接替代。

這裡我給的方案是：

大數據量做報表或數據分析的方案

• 百兆以上，10W+行excel的數據量：資料庫Access+SQL
• 數據若不是達到億萬級別，直接用BI工具分析
• 再大，就不是爾等表哥表姐，數據分析師能解決的了

鑒於大家日常都習慣用Excel，本文將主要講第一類方案，用到的是微軟家的另一款工具——Access。處理大數據量時將Excel和Access兩者結合，利用Access快速查詢的優勢，將Access中的數據導出或複製到Excel，最重要的是它可以免費啊，而且上手不難！

一、關於ACCESS資料庫

Access是一種關係型資料庫，用於存放具有一定邏輯結構的數據，表與表之間存在關聯性。但是利用Excel查詢統計，除了要熟悉Access的操作，還要掌握SQL語言，它是調用數據/表的一種語言。

關於SQL，這裡不多展開，可以去W3school花上兩天學習下 SQL 教程 。

以下將以一個實際的分析項目為案例，力求讓大家對Access有一個基本了解，從而找到分析大批量數據的思路和方法。

二、數據分析實操

下圖是本文進行Access數據分析的原始數據源，原表格在excel裡面有7W多行，反正我的x1c操作起來一頓一頓的。這裡出於隱私對數據做了一點處理並截取了前十分之一。

基於以上數據，這裡想用Access對原始表格進行：

• 細分客戶銷售利潤分布權重分析
• 了解消費者單筆訂單額的消費分布
• 分析各省市銷售利潤情況（數據地圖）

分析一：細分客戶銷售利潤分布權重分析

1.數據導入

首先先打開Access，並在表下面導入Excel數據表，這裡我用的都是ofice

之後便會得到類似Excel的展示，此表就是作為元數據表。

2.寫SQL建立查詢

之後我們開始第一個查詢，統計出公司、消費者、小型企業這三個細分客戶各自的銷售額。

如上圖，在「創建」選項卡里新建一個「查詢設計」，然後取消顯示錶，右下角有一個「SQL」按鈕，點擊進入SQL對話框，輸入如下語句：

select 細分,sum(銷售額) as 總銷售額 ,sum(利潤) as 總利潤, Round(總利潤/總銷售額*100,4) &"%" as 利潤率from 訂單group by 細分

（SELECT是SQL中的查詢函數，這段話的意思就是：從訂單表中篩選出每個細分客戶的銷售額、利潤額，並且匯總起來，並計算每個的利潤率，利潤率這裡的一串公式表示數據按照百分位兩位數處理）

然後，點擊「設計」下的「運行」，得到如下結果：

最後複製到excel里處理美化一下。

這是一個比較簡單的查詢，在Excel表格中操作的話就是篩選匯總，但是如果你能很順暢的寫出那句SQL的話，運行起來就很是很快。

分析二：消費者單筆訂單額的消費分布

為了讓大家更好的理解，這裡將此分析分成兩步。首先我要匯總好每筆訂單的銷售額，然後按照1000的區間分成11類，並判斷每一筆訂單是在哪個區間，標記好，命名為「消費者訂單明細」

於是，按照分析一的操作，同樣新建一個查詢，並寫下如下SQL：

select 訂單ID, sum(銷售額) as 單筆訂單消費,switch(單筆訂單消費<=1000,"1~1000元",單筆訂單消費<=2000,"1000~2000元",單筆訂單消費<=3000,"2000~3000元",單筆訂單消費<=4000,"3000~4000元",單筆訂單消費<=5000,"4000~5000元",單筆訂單消費<=6000,"5000~6000元",單筆訂單消費<=7000,"6000~7000元",單筆訂單消費<=8000,"7000~8000元",單筆訂單消費<=9000,"8000~9000元",單筆訂單消費<=10000,"9000~10000元",單筆訂單消費>10000,"10000以上") as 消費區間from 訂單where 細分=消費者group by 訂單ID;

（這裡用到一個函數Switch，它是計算一組表達式列表的值，然後返回與表達式列表中最先為 True 的表達式所相關的 Variant 數值或表達式）

之後我要統計每個區間產生了多少筆訂單，各自佔據多少比重，來判斷消費者的消費水平如何。於是，有新建了一個查詢，在「消費者訂單明細」表的基礎上，並命名為「消費區間分許」

select 消費區間，count(訂單ID) as 訂單數from 消費者訂單明細group by 消費區間;

將上述數據貼到Excel裡面做了個餅圖（如下），是不是一目了然。

因為平均每筆訂單的消費額在4417元（消費者訂單明細表的數據貼到Excel裡面求平均得到），可以發現0~4000元的訂單佔據77%，低消費者占絕大多數。

分析3：各省市銷售額情況（數據地圖）

各省市的銷售額情況用Excel中的Power Map展示再合適不過了。

先將數據在Access里按照省市匯總。

select 城市,省,sum(銷售額) as 總銷售額form 訂單group by 城市,省

數據貼到Excel里選中打開Power MAP生成數據地圖。

關於數據地圖可參照：李啟方：怎麼在 Excel 上做數據地圖？

然後就有了如下效果：

總結

文章內容可能並不能直觀體現Access處理數據之快。這麼說吧，這份7w多行的數據在我電腦上打開花了將近1分鐘，加個篩選，電腦風扇轉的嗡嗡響中間還卡頓了2次。而放在Access里，花一分鐘寫了條查詢SQL，5秒內出結果，而且也少了等待的糟心事兒。

所以如果SQL用的熟練，Access處理大數據量簡直毫無壓力。