一張圖解說項目管理

如果說一幅圖片可以抵得上項目中的千言萬語，可以節省項目上的上百萬次會議，你相信么？

這就是項目的生命周期流程圖：分別是啟動，規劃，執行控制和收尾關閉。

最重要的是通過這個流程你可以得出項目交付中最關鍵的也是最需要的實際交付成果。

所以我們今天要談的主要是項目每個階段的交付成果，我們談每個階段的關鍵輸入是什麼，每個階段的關鍵輸出是什麼，從這個交付流程圖就能夠一目了然。

通過這幅圖，不僅僅是項目經理，包括項目團隊以及其它的項目干係人都可以知道，我們要去哪兒，我們將如何到達那兒。

項目啟動階段

項目啟動階段的信息是商業機會，也就是告訴我們為什麼要做這個項目，實際上有的時候我們在交付項目的過程中，每個人都如此專註於自己的任務，居然忘記了我們為什麼要做這個項目，我們的主要交付成果是什麼。

項目概況

因此我們通過通過各種業務和渠道等各種方向來判斷，識別出商務機會，識別出為什麼我們要做這個項目，這是我們在啟動過程中的主要輸入部分。

所有和項目相關的干係人以及重要的項目團隊成員都對輸入的信息進行處理，並將其輸出成為一個項目章程。

輸出的文檔主要是用來識別項目的範圍是什麼，關鍵里程碑或時間節點是什麼，項目的高階預算是多少等。

項目規劃階段

項目干係人或者項目規劃團隊可以通過這些信息輸出項目的主計劃以及項目子計劃。

子計劃的主要內容有以下幾個方面：

再次通過交付流程圖識別各個階段的交付成果，這是一張非常重要的圖，通過這張圖，不僅僅是項目經理，包括項目團隊和其它干係人都可以說出來項目將要做什麼事情，什麼時候做，以及有哪些成果輸出，所以這是一個非常重要的輸出件；

腦圖分拆任務

除此之外，還有溝通，這也是非常重要的。我看到過很多項目的問題是溝通出了問題。因為我們知道，項目團隊需要了解的信息和其它干係人或者管理層了解的信息是不一樣的，不同層級的需要了解不同級別的信息。

因此，需要確定誰需要知道哪些信息，什麼時候需要知道，優先順序是什麼。

當我們重點確定了他們是否需要實時的了解相關信息以及如何獲得相關信息之後，同時也要重點關注項目的風險和問題，知道什麼是我們的風險，以及我們要如何管理風險。一旦發生風險，我們要如何去識別它，我們將如何減輕風險並找到是誰造成這種風險。

而對於問題，我們要如何對問題進行管理，如何去跟蹤問題進度，以及對重大問題要升級給誰進行處理。

還有一個是變更管理，我們都知道項目中不斷的會產生變更，所以提前做好流程很重要，我們要制定相應的流程來管理這些變更，這些變更是怎麼來的，我們要如何進行評估，誰是責任人等。

然後是採購，我們要如何去為團隊獲取資源和採購項目資產，我們可以從公司內部來獲取，我們也可以從我們重要的供應商或合作夥伴出獲取。我們需要走哪些流程，需要哪些人審批，不同的成本可能需要不同級別的人員進行審批。

最後是進度安排，我們如何管理項目的交付進度，實際上我們要依據交付的時間基線表來對所有的事情進行調度，當進度改變時會發生什麼，我們要對發生變化的進度進行管理，這些都是重要的項目子計劃的重要內容。

甘特圖查看任務進度

項目執行控制階段

這些子計劃將成為下一階段執行和控制部分的輸入，這樣就是他們如此重要的原因。這一階段的輸入還有項目章程，還記得項目章程是做什麼的么，它包含了項目的交付基線，項目干係人達成的一致意見，審批完成的交付目標，項目的預算，項目的干係人等相關信息。

所以一旦我們的章程確定，我們就希望這個章程盡量不要改變，和所有的干係人重申保持項目的協議和條件不變，保持項目的預算不變。

為什麼要這麼做，我們發現很多項目失敗的原因是因為人們沒有對準章程中描述的內容或者基線來實施。因此我們將項目章程作為實施控制階段的輸入，實際上主要是實施階段的輸入部分。

那在實施階段的輸出首先就是項目的交付能力和質量報告，通過這個報告我們可以知道項目當前處於項目交付的哪個環節，另外就是通過和原來的計划進行比較，看是不是滿足原來的計劃和要求。

如果不符合，我們需要採取實際的行動來改變，獲准去重新修改計劃或者修改原始目標。如果我們這麼做，實際上可以降低項目的失敗率，達到項目管理的最佳實踐方式。

接下來是問題和風險日誌，這麼反覆的強調它的重要性是不要只跟蹤它們，我們要知道他們什麼時候發生，發生時會有什麼樣的問題，為什麼會發生這些風險，我要採取什麼樣的行動，誰來簽署或批准這些行動。

變更記錄，我們知道變更肯定會發生，那變更發生時要即時記錄下來，這些變更是什麼，是誰做的決定。

接下來是項目進展，我們交付進展要了解項目當前的狀態，並和最初制定的交付範圍和交付計劃以及相關基線進行比較。

最後是交付成果，項目總是要有交付成果呈現出來，儘管這些成果是在交付過程中產生的。

看板展示成果

項目收尾關閉階段

項目能力分析報告、項目進度、項目記錄和可交付的成果成為收尾和關閉階段的輸入部分。

做為項目整個流程的最後一部分，也不要被輕易的忽略掉，好的項目收尾可以避免很多麻煩。

實際上，如何從客戶或者干係人手上拿到最終的產品驗收成果或項目完工報告是非常重要的，這意味著項目實際上滿足了最終的要求，達成了最終的意向，並和最初的計劃以及要求的性能是相匹配的。

那我們究竟要如何衡量或評價這個項目呢，我們需要把相應的文檔進行歸檔、保護並維護起來。

如果我們需要再次對歷史項目進行討論的時候，或者我們需要這些信息進行下一個階段的項目甚至類似的項目時，就可以從中獲得相關的經驗和教訓，我們從中可以學到如何去做，以及怎麼避免項目中的風險和問題，這些信息就會成為下一個項目的輸入材料。