從一開始就樹立嚴謹的數據彙報風格

03-31

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老闆每個月都要看很多報表，常見的有財務報表、銷售報表、成本報表、生產報表等，老闆越往上走，每天忙於會議和出差的時間就越多，但是仍能通過報表中的數據做到運籌帷幄。可見，數據及報表對於一個公司的運營是多麼的重要。

曾經有一個老總和各區域銷售經理開會，在銷售經理進行彙報的時候，他總是會冷不丁地問，去年同期的銷售額是多少？今年增長了多少？這些數據只有對自己區域內的銷售情況了如指掌才能脫口而出。而作為老闆，其實他早已將這些數據熟記於心了。

可以說，沒有哪一個做老闆的不關心數據，那麼，作為總助，基本要求就是要對數據保持敏感，更進一步的要求是能夠對數據進行分析，並協助老闆進行決策。

用數據來判斷合理性

年初老闆將全年任務分配到各區域，並要求各區域經理對銷售任務按季度進行劃分。區域經理們的分配比例提交上來後，我發現他們將分配比例均一刀切，如所有產品一季度16%，二季度26%，三季度28% 四季度30%。我第一反應就覺得這樣的分配比例有問題，但是各銷售經理均在這個領域有五年以上的工作經驗，我在評價這個分配不合理之前一定要有依據。

我將2014年到2016年各區域的實際銷售數據調出，計算出每個季度所佔比率，附在銷售經理們的分配比例後，並給了兩條建議：

根據歷年Q1實際銷售佔比來看，2017Q1指標16%偏低，特別是ST比例偏低，現我們促銷政策主要是針對ST的壓貨，是否需要加大Q1任務佔比？
2017整體的比例是Q4最高（幾乎1/3的全部區域任務全在Q4），Q3次之，是否根據各區銷售情況不同適當調整比例？另外，2018年1月我們是否需要提前讓經銷商壓貨，那樣的話，是否將Q3的任務比例稍調高，減緩Q4的比重，為2018年1月壓貨做準備？

因為提供的數據有理有據，各區域的最終分配方案是按照我的建議分配的。其實各銷售經理並不是不清楚分配的規律及道理，只是對他們來說，一刀切的比例更加方便而已。

要有業務常識

我每個月初要做的一份報表是實際銷售/目標對比表，這個表有2010年到2017年所有的銷售數據，區域對比，產品對比，實際銷售及任務對比，2017銷售與2016年同期對比，等等。表中數據繁雜，還有各種公式鏈接到其他表格中。做這份表，如果一個數據錯了，那麼所有與這個數據有關的比例及計算將全錯，當然錯誤是不允許的。因此要確保這份報表的正確，重要的是核對。

因為引用數據太多，核對的重點放在以下幾大塊：

總數：數據輸入後核對每月的銷售總額，如果一致那麼當月各區域的數據是對的；如果不一致，再分區核對；
實際銷售/目標增長率：一個當月，一個YTD；
2017/2016同期增長率：一個當月，一個YTD。

有一次，檢查發現2017/2016同期增長率，一月和二月都是正數，但是YTD竟然是負數，這肯定是不對的，檢查各數據均沒有問題，公式的設置也沒錯，可為什麼會是負數呢？查來查去，原來是INDEX（COUNT）函數的引用欄中，2017年三月有個零，那麼公式就默認為三月份也是有數據的，自動對2017年一月二月的總數與2016年一到三月的總數對比，因此生成了負數的比例，將2017三月的零刪除後問題解決。

不用INDEX函數的同學要暈了，老實說，我也暈了好一會才找到問題所在。

最後也是最重要的，避免犯低級錯誤。

以下是我曾犯過的讓我懊惱不已的低級錯誤。

3年前工廠曾出過一次工傷事故，事故比較大，公司與當事人調解後支付了賠款，之後保險公司做了理賠，數額比公司賠款要少。因為最近集團內另一家工廠也出了類似的事故，要與保險公司交涉理賠的事，總部要求我們寫一份當時理賠情況說明。我找出當時的相關理賠文件，將各項費用列出，並進行計算，最後我們公司的最終損失為15萬元（CNY150000）。但是，在文件中，由於編輯時不小心多刪除了一個零，變成了1萬5(CNY15000)，當時沒有發現。郵件發送到總部，總部的同事根據我的計算過程算出實際應為15萬元，回復郵件和老闆確認。因為這種低級錯誤讓老闆受到總部的質疑，當收到這封郵件時我恨不得找個地縫鑽下去！

多一個零少一個零的區別，真是差之毫釐，謬以千里。為了避免類似的錯誤，這之後的比較大的數據，我都要用上千分位。

還有一次，（汗，竟然還有一次），老闆在外地出差，我在Lync上和他彙報關於減少包裝板的成本節省事項，其間我突然想起來，這個成本節約計算過程中沒有包含上海工廠低價折賣給我們的一批板。我當時模糊地記起工廠的同事和我說過這批板量很大，就隨口告訴老闆這批板約200萬平方米。老闆在Lync上打下一行字：「你確認是200萬平方米嗎？」我趕緊與倉庫的同事確認，實際是3萬多平方米！如果我說出這個數字之前想一下，這個錯誤本可以避免的。因為倉庫的庫存容量只有95萬，上海工廠的板怎麼會有200萬呢！難怪老闆馬上質疑這個數據的準確性。

這件事給我的教訓是，不管在任何場合，正式或非正式，只要是提供給老闆的數據，一定要確認，千萬不能像與同事聊天一樣憑感覺脫口而出。

確保數據準確是總助工作的基本要求。不要以大概、差不多、好像這樣的方式工作，從一開始，就樹立自己嚴謹的數據彙報風格。