檔案數字化加工的標準是什麼？

對於紙質檔案利用專業掃描儀轉換成可儲存在電腦上或刻成光碟，便於保存及查閱的，稱之為檔案數字化。進行檔案數字化加工步驟有：整理一次校對、掃描、掃描件校對、裝訂、目錄數據錄入及修改、掛接。

　　一、整理因為在之前的檔案數字化都是需要拆卷進行掃描，現在的非接觸式掃描儀省去了拆卷裝訂的環節，直接進行掃描就可以，方便多了，例如賽數系列的檔案、圖書掃描儀都是通過不拆卷的方式進行掃描，掃描速度只需要快，大大提高了工作效率。

　　在掃描之前，對需掃描的檔案進行整理，整理時有以下環節應注意：

　　在整理檔案時，常會發現有檔案破損、正文與複印件如何區分等情況，為了方便掃描，破損情況嚴重的檔案需進行托裱。複印件檔案需在該份文件的首頁右上角加蓋藍色「F」字樣，以便在查找利用時區分正文件與複印件。

　　二、一次校對

　　為了減輕後續工作的工作量，提高掃描速度，將整理後的檔案以50%進行抽查，抽查檔案是否達到上述整理要求所涉及到的內容。

　　三、掃描

　　檔案數字化的最關鍵一步就是通過掃描將紙質檔案轉變為電子檔案，在掃描過程中應注意：掃描方式、命名。

　　四、掃描件校對

　　對掃描過程中出現歪斜、黑邊、命名錯誤、掃描格式錯誤、多掃、漏掃、掃描質量模糊等問題要進行改正。

　　五、目錄數據錄入及修改

　　數據錄入包含按照現行檔案管理標準規定的檔案卷內目錄和案卷目錄以及實行歸檔改革後形成的檔案目錄。

　　採用歸檔改革以前的方法整理錄入(即卷內文件目錄和案卷目錄管理) 。

　　六、掛接

　　為了方便客戶能輕鬆簡便的查閱、列印及檢索利用檔案，我們會將紙質檔案已掃描完成轉變為電子檔案的數據與相對應的條目數據進行連接，掛接完成後的電子文件我們確保紙質清晰、查閱及檢索利用的正確率不超過3‰

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