4 · 效率|為什麼我可以把1天過出48小時的質量？

03-27

Q要做的工作太多，腦中亂成一團，無法集中精力干好眼前的工作。Q雖然制定了工作計劃，但從沒能按計劃完成過工作。Q上班時間不夠用，經常加班。Q總是說「忙死了」。

上述這些因為一些細節而引起工作不順、浪費時間和精力的現象，估計我們誰都遇到過吧。

前些年，我也曾為這些現象苦惱過。當時，我同時經營著三個公司，有時從早上六點到深夜十二點仍然不能完成工作，感覺特別崩潰。

我開始反思為什麼只有我忙得分秒必爭？問題出在哪裡了？

因為沒有把自己的工作和時間整理好，所以總感覺被工作追趕著，被時間追趕到疲憊不堪。等我有意識地對工作進行整理之後，我發現很多工作都能按時完成。

現在，我同時經營著五個公司，每天都很忙碌，可我還能同時做到每年讀書300本以上，經常去聽講座，上英語口語會話班，打高爾夫，每個月還能去海外視察、演講，我有了更多的自由時間可以做自己想做的事情。

用最小努力得最大回報！對工作進行更好的「規劃設計」，不依賴卓越的才能與超強的記憶力，運用人人都能做到的超級整理術，是我提升效率的重要法則。

只要設定了規則，並徹底執行，不依靠記憶力和意志力，也能實現整理的目的，從而獲取更多的自由時間。

規則越簡單越好，如果整理方法太繁瑣連自己都記不住，那肯定不能長久堅持。請記住：不必追求完美，整理得不徹底也沒關係，只要稍微整理一下能比以前少浪費一些時間，就很好了，切忌把大量時間花費在整理上。整理術有一項原則：「可干可不幹的事應儘可能地偷懶。」

1初級：文件和辦公桌的整理

1．不要記「東西放在哪兒」，而是記「應該放哪兒」2．文件分類保管，但不必分類太細3．學會扔東西4．常用物品和工具應該不用站起來就能拿到5．下班時活兒沒幹完不要收拾桌子6．在名片上寫下見面日期、地點、外貌特徵

7．萬事開頭難，從每月一次做起

2中級：大腦的整理

1. 清空大腦，把事情都記在日程表上

要想讓自己專註於眼前的重要工作，就必須要清除大腦中的一切瑣碎事情，使大腦處於空蕩蕩的狀態。只要是可能遺忘的事、需要記住去辦的事，通通記在日程表上，然後清空大腦。隨著工作一件件完成、一件件從界面上消失，一定會讓人產生一絲成就感，這種成就感也會成為我們工作的動力。

2. 把操作型工作委託給他人

工作可以分為「操作型」和「思考型」兩大類。

操作型的工作：如處理髮票、整理文件或進行會議準備等不怎麼需要動腦筋就可以完成的工作，大多數情況下都是些例行事務。

思考型的工作：如規劃立案、策劃新項目、寫作、決定經營戰略等需要進行大量思考的工作。「只要是操作型的工作，我們都可以委託給他人，從而節約自己的時間，提高工作效率，這也是我們整理的最終目的。」

3. 對會議進行程序化管理

我並不喜歡開會，在同一時間內許多人聚集在一起開會是一種浪費。如果是不得不進行的會議，建議先做要點提綱，用郵件發給會議全體出席者，讓大家搞清楚會議的議題，做好相應的資料準備，並整理好自己的發言後，再參加會議。如此一來，大家都明確了自己的職責和會議內容，會議可以高效地進行。

4. 用「過濾器」判斷新項目的可行性

我給自己設立了4大項10小項，每次構思新項目都按照這幾步思考，這樣就不用在腦海中翻來覆去地掂量新項目是否能上馬，只需每個創意產生時都拿出這個列表一一核對就行了。

4大項：能否令自己感到愉悅？是否有市場發展前景？是否是積累型的業務？是否對社會有益？

10小項：投資回報率能否達到50％以上？在看清這項事業最重要的關鍵點的基礎上，再進行思考。最大的風險是什麼？如何規避風險？有哪些競爭對手？競爭對手的預計銷量和預計收益如何？能否將其系統化？市場戰略？自己最擅長這項事業的哪個方面？減去固定費用和波動費用，收益大概能超過盈虧平衡點多少？

5. 在自己喜歡的地方工作

在上班前抽出一點時間，去喜歡的咖啡廳或公園裡放鬆一下，肯定會產生許多在辦公室里想不出來的創意與設想。3 高級：時間的整理

1. 給工作任務設定周期提醒

把例行事務固定在一個相同的日期，比如投資相關事務安排在周二，確認工作安排在周一，雖然這些工作只要一周內完成就行，周幾做無所謂，但固定一個日子形成規則更好，可以使工作更加有條不紊，更能集中精力思考問題。

創意也要保存進日程，定期提醒。時不時提醒自己想一想，讓想法逐漸變得具體起來，終於有一天，各項條件都成熟了，於是一鼓作氣，將夢想變成了現實。

2. 有效利用空暇時間

有訪客臨時取消來訪計劃，或是會議提早結束有少許空暇時間的時候，作者便會從日程表中找出能在這個時間段內完成的任務，將其處理完畢。

3. 設定一個「絕對努力工作不走神」時段

在公司的工作時間常常會發生許多干擾，最典型的就是接打電話。有電話打來時，我們正在全神貫注干著的工作也得暫時放下。

4. 輕易不打電話，打電話就要有效率

提前用郵件、傳真對話題內容事先溝通，之後再通話時，雙方就可以有針對性地圍繞話題討論，在短時間內結束通話。總之，「無論多麼重要的事情，都應該在三分鐘以內結束通話」。

5. 工作日和休息日保持一致作息

4殿堂：人生的整理

時間無論對於誰都很重要，因為它無法替代也無法儲存。上蒼給予每個人的時間都是相同的一天24小時，但每個人的利用方法不同，擁有時間的質量就會產生很大的差異，所以世上的人我們可以將其分為「能充實使用時間的人」和「總是拖拖拉拉的人」。如果能將時間「程序化」，進行高效整理，我們所擁有的時間質量也能夠得到很大的改善。

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出品：4F籌

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