如何將將工作「簡單化」,從而提高工作效率?

抓住要領,一頁紙就能解決工作難題

工作任務多樣化、多線並行可能是大部分職場人面臨的難題,總覺得不學會72變的強大法力就無法應對。其實,每一個工作任務雖然都各有要求,但如果能夠深入工作任務的本質,抓住事物的要領,我們是能夠整理歸納出通用的模板,來解決工作難題的。

《聰明人的一張紙工作整理術:完美圖解》就是這樣一本講解工作整理術的書籍。作者高橋政史,是創新管理有限公司的董事長,還曾經就職於麥肯錫諮詢公司,出版過多本提升工作效率、學習能力、思維能力方面的書籍。

《聰明人的一張紙工作整理術:完美圖解》這本書提倡的工作整理思想,來自豐田汽車及P&G公司均貫徹一條原則——「所有資料限於一張紙以內!」。這條原則乍一看好像很苛刻,甚至於有點「不合常理」。畢竟日常工作中動輒幾十上百頁的文檔材料,一頁紙如何能夠說清呢?再仔細想想,這種方法所提倡的是「突出中心、簡明扼要地對事物進行整理」,就類似「1分鐘電梯內解說方案」等方法,都是強調「抓住事物要領」、「短小精悍」、「化繁為簡」。要做到把資料要點整理到一頁紙內,必然要求整理人具備足夠的「思考能力」、「應用能力」及「提高工作效率的意識」。那麼,學習和練習使用一頁紙的整理方法,同樣也能夠幫助人提高「思考能力」、「應用能力」及「提高工作效率的意識」。

《聰明人的一張紙工作整理術:完美圖解》書中包含很多實用的方法與模板,包括「7個通過一張紙來整理歸納的模板」和「快速吸收書本和資料中的知識與信息的『整讀法』的7中模板」,都體現了「將複雜的事情簡單化」這一整理的核心本質思想。

如何將將工作「簡單化」,從而提高工作效率

7個通過一張紙來整理歸納的模板

如何將將工作「簡單化」,從而提高工作效率

快速吸收書本和資料中的知識與信息的『整讀法』的7種模板

以上內容在書中都有詳細解說,內容圖文並茂,用實例來解說模板的使用方法,閱讀輕鬆,易於理解和掌握,讀者能夠馬上將方法應用到工作中去。以下我只分享幾個個人感觸比較深的方法。

如何將將工作「簡單化」,從而提高工作效率

豐田A3(一張紙的報告書)模板

1、豐田A3(一張紙的報告書)模板

作報告是日常工作中經常需要完成的任務,也經常聽其他同事作報告。但很多時候,總是報告人洋洋洒洒講半天,聽眾還雲里霧裡。發生這種現象的原因,就是作報告的人沒有抓住要領。

豐田A3報告模板,將報告內容分為6個關鍵要素「背景」、「現狀」、「目標」、「課題」、「解決方案」、「計劃」,使用這6個要素把報告內容按照要素整理,連接為一個邏輯連貫的整體,能夠幫助報告人輕鬆完成一次思路清晰的精彩報告。隨書附贈的《一張紙工作問題解決手冊》,也使用同樣的模板布局,讀者可以馬上開始在本子上整理自己的報告內容。

如何將將工作「簡單化」,從而提高工作效率

「邏輯三兄弟」的邏輯型說話方式

2、「邏輯三兄弟」的邏輯型說話方式

這是一種將自己的想法整理的井井有條,並且能夠用簡單易懂的方式傳遞給別人的「邏輯思考方法」。整理思考、傳遞信息是它的核心作用。

所謂的「邏輯三兄弟」,是指:

一個信息:總是圍繞「一個核心信息」

2W1H:What?(什麼?)Why?(為什麼?)How?(怎麼辦?)

3個原則:使用3個要點來進行說明,「3」分法。

使用「邏輯三兄弟」的說話方式,能夠幫助人條理清晰的表達觀點。

上圖中,就應用本方法形成的框架,把一本書的內容,用幾句話簡單的整理出來。

如何將將工作「簡單化」,從而提高工作效率

「故事型演講」模板

3、「故事型演講」模板

一個好故事能夠打動人心,產生很大的影響。本書中的「故事型演講」,可以說是將故事思維運用到演講中的一個生動的實例。

「故事型演講」把「三幕戲」思想引入到演講過程中,把握好「三幕戲」的講述要領,一定能做出一場吸引觀眾、影響強烈的精彩演講。。

「第一幕」開篇,講出「現狀」、發生了什麼「變化」、引起了什麼「問題」,這樣聽眾就不自覺的被吸引到,自然願意跟隨演講者的思路進入下一階段。「第一幕」最重要的是抓住聽眾,吸引注意力

「第二幕」作為「三幕戲」的主要情節,講述中間發生了什麼事情。對於演講者來說,從「第一幕」引出的問題,合理的過渡到「第三幕」的結尾,中間必然需要經過不斷向前發展的變化,演講中把中間的變化過程,歸納為三次循序漸進的階段提升,即發展過程所跨越的「三面牆」。通過「三面牆」的階梯升級,將聽眾自然的引領到「第三幕」的結論。

「第三幕」是演講的結論,需要將整個故事型演講內容,凝結成一個清晰明確的結尾或者結論。一定要中心明確,讓觀眾瞬間產生認同感。不能表達模糊讓人抓不住重點。在這裡非常適用「邏輯三兄弟」中的「一個信息」原則,使用一句話高度概括結論,其他描述圍繞這一個結論,讓聽眾對結果瞭然於胸。

如何將將工作「簡單化」,從而提高工作效率

書本拍照

以上分享的是個人感觸比較深的幾種方法。《聰明人的一張紙工作整理術:完美圖解》這本書中,還有很多方法,可以應用到工作中的準備資料、作報告、做策劃、提高會議效率、整理個人工作內容等各個方面。尤其是書中後半部著力闡述的「整讀法」,針對不同類型的書籍應用不同的方法,能夠幫助人們提高閱讀效率,快速吸收書本和資料中的知識與信息,非常實用。

2017.03.23霧凇



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