如何將將工作「簡單化」，從而提高工作效率？

抓住要領，一頁紙就能解決工作難題

工作任務多樣化、多線並行可能是大部分職場人面臨的難題，總覺得不學會72變的強大法力就無法應對。其實，每一個工作任務雖然都各有要求，但如果能夠深入工作任務的本質，抓住事物的要領，我們是能夠整理歸納出通用的模板，來解決工作難題的。

《聰明人的一張紙工作整理術：完美圖解》就是這樣一本講解工作整理術的書籍。作者高橋政史，是創新管理有限公司的董事長，還曾經就職於麥肯錫諮詢公司，出版過多本提升工作效率、學習能力、思維能力方面的書籍。

《聰明人的一張紙工作整理術：完美圖解》這本書提倡的工作整理思想，來自豐田汽車及P&G公司均貫徹一條原則——「所有資料限於一張紙以內！」。這條原則乍一看好像很苛刻，甚至於有點「不合常理」。畢竟日常工作中動輒幾十上百頁的文檔材料，一頁紙如何能夠說清呢？再仔細想想，這種方法所提倡的是「突出中心、簡明扼要地對事物進行整理」，就類似「1分鐘電梯內解說方案」等方法，都是強調「抓住事物要領」、「短小精悍」、「化繁為簡」。要做到把資料要點整理到一頁紙內，必然要求整理人具備足夠的「思考能力」、「應用能力」及「提高工作效率的意識」。那麼，學習和練習使用一頁紙的整理方法，同樣也能夠幫助人提高「思考能力」、「應用能力」及「提高工作效率的意識」。

《聰明人的一張紙工作整理術：完美圖解》書中包含很多實用的方法與模板，包括「7個通過一張紙來整理歸納的模板」和「快速吸收書本和資料中的知識與信息的『整讀法』的7中模板」，都體現了「將複雜的事情簡單化」這一整理的核心本質思想。

7個通過一張紙來整理歸納的模板

快速吸收書本和資料中的知識與信息的『整讀法』的7種模板

以上內容在書中都有詳細解說，內容圖文並茂，用實例來解說模板的使用方法，閱讀輕鬆，易於理解和掌握，讀者能夠馬上將方法應用到工作中去。以下我只分享幾個個人感觸比較深的方法。

豐田A3（一張紙的報告書）模板

1、豐田A3（一張紙的報告書）模板

作報告是日常工作中經常需要完成的任務，也經常聽其他同事作報告。但很多時候，總是報告人洋洋洒洒講半天，聽眾還雲里霧裡。發生這種現象的原因，就是作報告的人沒有抓住要領。

豐田A3報告模板，將報告內容分為6個關鍵要素「背景」、「現狀」、「目標」、「課題」、「解決方案」、「計劃」，使用這6個要素把報告內容按照要素整理，連接為一個邏輯連貫的整體，能夠幫助報告人輕鬆完成一次思路清晰的精彩報告。隨書附贈的《一張紙工作問題解決手冊》，也使用同樣的模板布局，讀者可以馬上開始在本子上整理自己的報告內容。

「邏輯三兄弟」的邏輯型說話方式

2、「邏輯三兄弟」的邏輯型說話方式

這是一種將自己的想法整理的井井有條，並且能夠用簡單易懂的方式傳遞給別人的「邏輯思考方法」。整理思考、傳遞信息是它的核心作用。

所謂的「邏輯三兄弟」，是指：

①一個信息：總是圍繞「一個核心信息」

②2W1H：What？（什麼？）Why？（為什麼？）How？（怎麼辦？）

③3個原則：使用3個要點來進行說明，「3」分法。

使用「邏輯三兄弟」的說話方式，能夠幫助人條理清晰的表達觀點。

上圖中，就應用本方法形成的框架，把一本書的內容，用幾句話簡單的整理出來。

「故事型演講」模板

3、「故事型演講」模板

一個好故事能夠打動人心，產生很大的影響。本書中的「故事型演講」，可以說是將故事思維運用到演講中的一個生動的實例。

「故事型演講」把「三幕戲」思想引入到演講過程中，把握好「三幕戲」的講述要領，一定能做出一場吸引觀眾、影響強烈的精彩演講。。

「第一幕」開篇，講出「現狀」、發生了什麼「變化」、引起了什麼「問題」，這樣聽眾就不自覺的被吸引到，自然願意跟隨演講者的思路進入下一階段。「第一幕」最重要的是抓住聽眾，吸引注意力。

「第二幕」作為「三幕戲」的主要情節，講述中間發生了什麼事情。對於演講者來說，從「第一幕」引出的問題，合理的過渡到「第三幕」的結尾，中間必然需要經過不斷向前發展的變化，演講中把中間的變化過程，歸納為三次循序漸進的階段提升，即發展過程所跨越的「三面牆」。通過「三面牆」的階梯升級，將聽眾自然的引領到「第三幕」的結論。

「第三幕」是演講的結論，需要將整個故事型演講內容，凝結成一個清晰明確的結尾或者結論。一定要中心明確，讓觀眾瞬間產生認同感。不能表達模糊讓人抓不住重點。在這裡非常適用「邏輯三兄弟」中的「一個信息」原則，使用一句話高度概括結論，其他描述圍繞這一個結論，讓聽眾對結果瞭然於胸。

書本拍照

以上分享的是個人感觸比較深的幾種方法。《聰明人的一張紙工作整理術：完美圖解》這本書中，還有很多方法，可以應用到工作中的準備資料、作報告、做策劃、提高會議效率、整理個人工作內容等各個方面。尤其是書中後半部著力闡述的「整讀法」，針對不同類型的書籍應用不同的方法，能夠幫助人們提高閱讀效率，快速吸收書本和資料中的知識與信息，非常實用。

2017.03.23霧凇