年會【大型公司司慶】策劃總結及操作指南

作為媒體人，年前年後，不斷有朋友詢問年會操辦和年後品牌推廣及活動營銷怎麼做的問題，藉助我負責全程宣傳的株洲市女企業家聯合會「鳳舞株洲 幸福家園」 2017年年會活動，給好朋友們一起回復。希望對2018要做公司店慶，年會的朋友有幫助。

接下來我們以株洲市女企聯年會宣傳策劃為例，總結年會的策劃和操作注意事項。

2018年1月27日下午，株洲市女企業家聯合會「鳳舞株洲 幸福家園」 2017年年會舉行。本次年會在盛譽中圓滿結束，有高度、有亮點，得到了市領導及到場嘉賓的一致稱讚。

1月28日，女企聯年會的報道以「巾幗弄潮！株洲女企業家們展風采，年會全程高能的標題」在株洲發布的今日頭條發出，隨即，電台交通頻道在黃金欄目《馬路新聞》播出。1月29日，電視新聞綜合《晚間報道》、株洲晩報的專版推出。

2月28日晚8點， 年會籌備組工作人員召開了專項2017女企聯年會總結會，會中系統、深入地梳理2017年年會活動中的各項工作，大家圍繞年會活動總結成績、分析不足等方面進行了發言。

作為本次年會宣傳負責人，為女企聯嚴謹的辦會理念和認真的工作作風所感染，深受鼓舞。 在年會總結會議上也認真記錄了本次年會有待提升的細節，包括年度總結報告缺少數據性文字；主持稿解說詞沒有更好地介紹主人翁背後的故事等。

從女企聯的2017年會案例來看，一場年會從策劃立項到活動結束的總結，歷時二個月。所以說，我們企業想做一場主題到位，大型規模的年會從組織到策劃，從現場的舞台到後台的籌備，從前期的宣傳到後期的報道都十分不容易。尤其對於第一次操辦年會的大多數人來說，更是缺乏一個清晰的概念。

下面給大家總結年會（大型公司司慶）的策劃和操作注意事項。首先則需要弄清楚基本的大型活動策劃技巧、要注意的問題有什麼？

年會這類大型活動必須具有鮮明的目的性、廣泛的傳播性、嚴密的操作性和較高的投資性。從程序上說，大型活動策劃和實施，要完全按照公關四步工作法的要求執行：

l 第一，就是要把活動作為一個項目確定下來，這個活動要不要做？為什麼做？一定要很清晰。

l 第二，進行調查和可行性研究。研究範圍包括大型活動的社會適應性，包括社會環境和目標公眾的適應性、財力適應性、效益的可行性。從效益的角度考慮，做這樣的活動是否有利於我們宣傳方面節省費用？如果我投放媒介做廣告，比做大型活動更有效，大型活動就不一定做了。還有社會物質水平的適應性，大型活動需要動用許多社會物質，許多創意也需要物質的支持，因而需要策劃人員把握現代科研成果。最後一個是應急能力的適應研究性，需要那些應變措施？如戶外活動要考慮天氣的情況，野外活動考慮更多的是安全設施問題，這些都是我們要進行可行性研究的範疇。

l 第三，提煉主題，進行創意。除了個人創意外，我們要特彆強調群體創意的概念。這不是泯滅個人的創意，集體創意的過程也始終貫穿著個人的創意過程，作為現代策劃，需要的是多個學科的綜合和集體的智慧，而不是某個大師的傑作。

l 第四，方案論證。方案不僅要有論證，而且要有科學的論證和可行性。

在弄清楚基本的大型活動策劃執行方法後，再給大家理一理年會籌備的脈絡，聊聊搞定一場年會中最關鍵的4個關節：

l 一張有序的時間表 when

l 一個恰當的場地 where

l 一個精鍊的主題 what

l 一條有情感的故事線 how

NO.1 一張有序的時間表

年會項目最需要優先回答的2個問題：

When：什麼時間舉辦？

Where：在什麼地點舉辦？

年會時間首當其衝。

一切組織者都要有把尺子：項目的deadline是什麼？再反推規劃和執行的時間。

為了保證所有項目不延期，年會時間確定後，籌辦者們需要管好兩張時間表：

第一是從項目開始準備時就列的大時間表，根據具體情況，提前2個月左右，可以分幾大塊，如年會策劃，年會節目、供應商等，分給不同的負責人，然後根據各方進度隨時綜合協調。

另外一個時間表就是我們常說的Rundown，是年會馬上就要開始前，現場的執行表，要基於年會環節制定，我們常說要細化到分鐘甚至是秒，保證現場的所有人都能協同配合，在合適的時間出現在正確的位置。

NO.2 一個恰當的場地

一場年會能否成功，場地至少佔了60%的因素。好的場地能用自己的調性為活動賦能，能起到如虎添翼的作用。

從年會策劃者的角度來講，活動策劃前期，「場地為王」。場地是活動策劃落地的開端。除了類型外，還要考慮：年會環節、容量，設施，檔次，花費，交通，配套（如餐飲住宿），備案等因素。

NO.3 一個精鍊的主題

年會主題是一場年會的「靈魂」，為年會基調點睛，也為年會的故事線、情緒線和視覺設計定下基調。

但別看主題標語是短短一句話，但絕對是一項技術活兒。

一個優秀的標語往往具有出色的營銷意識，不僅要結合背景傳遞核心信息，有時還要有感情共鳴。

內容上，突出核心訴求。情感上，要引起受眾的共鳴。技巧上：使用具有公司氣質的語言。比如女企聯年會以「鳳舞株洲 幸福家園」作為主體，其年會的開場視頻、節目內容，都與該主題進行關聯。

NO.4 一條有情感的故事線

一場年會要講一個好故事，故事的主人公是公司中的每個人。

如何通過內容的精心打造，讓現場的每個人感受到過去一年的成長、參與和成就，在節奏的一張一弛，情緒的起承轉合中讓每個人感受到自己和公司同呼吸，並把這種感情基調深深寫入腦海中，是每個籌備者必須思考的問題。

故事線上有幾個重點環節，請大家格外注意：

l 年會的開場視頻——定調，讓台下的員工榮譽感與存在感爆棚

l 頒獎環節的講話——客觀理性準確，最好用數據說話

l 表演節目——理性與感性交融，調動觀眾全情投入

年會的終極目標，是讓團隊看到，看到公司和員工最初的夢想，在新的一年綻放光彩。年會的策劃與實施需要經驗的積累，也還有很多技巧可以利用，只要不斷總結經驗並應用於實踐中去，一定能策劃與實施出更多、更有影響力、更成功的年會。

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