如何高效率地製作PPT?

既然要「高效」，高效的重要衡量標準之一就是少返工、少修改、盡量一稿過。

PPT就像個盤子，可以盛放美食，但是盤子本身自己是不會加工食物的。盤子僅僅只是一個盛具而不是炊具，盛盤僅僅是最後一道工序，決定是否美味的是你準備的食材和佐料是否充足、烹飪手法是否嫻熟，PPT也是盛放你的思想、觀點來說服聽眾的一個思維表達工具，與做菜是同樣的道理。

那我們要準備什麼？要收集什麼？

幻燈片的存在目的是架在講者和聽者之間的橋樑，是輔助兩者之間更好的相互傳達所需要的信息，製作PPT的根本目的是有效的溝通。

我們的目的是通過幻燈片把你想傳達的一堆東西，包括黑壓壓的文字、龐雜的分析、枯燥的數據……精簡成若干詞語若干圖片來形象表達給對方、讓對方更容易理解、更容易地去說服對方，而不是去展示你的動畫有多酷，排版有多炫。

所以製作PPT所需要的能力就是你得會提煉、總結、歸納、思考，而且要用形象的視覺化方法表達出來，「結構化思考+視覺化表達」去製作PPT，思考在先，表達在後，思考的不到位，也表達不出什麼深刻內涵。

所以我說，PPT的第一目的是溝通和傳達，一切不以溝通為目的的PPT都是耍流氓。

這句話每次做分享或內訓時我都會再三強調。

基於溝通的重要性，為了使你不走偏，了解聽眾就是非常非常重要的一環。

道理很簡單，因為你做幻燈片是要去演示給聽眾的，確定了聽眾的需求和問題，把握好了這一點，就容易對症下藥理順你的內容和邏輯，讓你的幻燈片更有說服力。

如果你能設置問題吸引聽眾，然後，把他心裡的問題一個一個逐步解開。讓聽眾一直跟著你走，完全在你設置的場景中思考，這樣，你傳達自己觀點的目的才能有效。

你有可能有非常好的技術，也可能有你覺得非常牛的素材，或者你覺得你自己的某個觀點很有趣，但是，這一切都不是重點，重點是這些東西能不能輔助你與觀眾進行有效溝通，能不能輔助你將自己的內容傳達給聽眾。

故而站在珍惜聽眾時間的角度看待自己的PPT，一定要捨得狠心刪除不必要的內容，刪除不必要的內容可以使PPT更有實用性，也能最大程度抓住聽眾注意力，其實這就是製作好的PPT的重要方法，也只有如此，你製作幻燈片才能真正「高效」。

那麼如何去了解聽眾呢？一般有這樣幾個角度的建議：

一，了解聽眾的「昨天」，就是聽眾的行業、背景、業務方向等相關信息。根據他們的年齡層次、工作背景等信息推測他們接收信息的風格，是「聽覺型」、「視覺型」還是「觸覺型」；

二，了解聽眾的「今天」，「今天」就是聽眾現在的業務狀況以及哪些難題急需解決，以此定下演講的目，並檢測自己的內容是否啟發聽眾，他們是否需要詳細而實用的信息，他們是否希望獲得更多的概念和理論，還是為了獲得建議；

三，了解聽眾的「明天」，就是聽眾對未來發展方向的規劃或需求。

四，他們來聽您的報告之前或之後，有沒有其他的活動要進行，如果有，自己的演示應該如何相對應；

五，為什麼要求你發言，他們對你的期望是什麼；

六，什麼時候開始演講，有多久時間來準備；

七，若有其他演講者，演講順序如何。根據你的出場順序推測當時聽眾的情況，設置對應的內容。當然，可以的話，主動爭當第一個或最後一個。

有了這幾個角度的準備，你的幻燈片就能更好地對症下藥，從幻燈片製作的原點就是牢牢抓住聽眾的，達到我們所需要的「溝通」「傳達」的目的，取得預想的效果，而不是稀里糊塗做一頁算一頁，在信息不對等的情況下不斷返工、不斷修改。避免了盲目，避免了返工，避免了信息不對等，才能真正高效起來。

首先就是要做好PPT文案的整理，規划出一個主題和中心，然後按照主題和文案的內容進行PPT整體的構思。

可以現在腦海里構思出PPT的基本樣式，然後在紙上進行簡單的構圖設計，針對重點的內容進行標註。

完成以上工作以後可以把所有設計的紙張內容按照你的最初設想進行一定的排序，這樣不僅可以讓你的PPT具有一定的邏輯性還方便修改和重新整理。

針對排序好的內容和你的構思，可以先尋找一些製作PPT的素材，例如圖片、音樂和動畫。

在製作的過程中可以使用WPS裡面powerpoint的PPT模板，把所以構思好的東西按順序套進模板。

這樣做出的PPT很有效率，不會出現在電腦前猶豫不決耽誤時間的問題。

如果想追求PPT的整體美感，那麼可以自己設置頁面的板式，可以使用一些好看的背景圖，構圖時要把重點的內容放在黃金分割點上。