巧用結構化思維，讓你的職場溝通更為高效

03-14

也許你親臨過這樣一場報告會：

主講人在台上信心滿滿，Ta一定為這次的報告準備了很久，精心製作了PPT，每一頁都充滿了認真分析研究的結果，有乾貨，有數據，有結論。

你作為台下的一員，一開始想著「哦，這幻燈片做的真好，原來這裡是這樣得出結果的呀，明白了」。

時間過去了5分鐘，你的大腦接收主講人訊息的速度開始減慢，又過了5分鐘，你開始不耐煩，心想「Ta到底還要講多久」，抬頭看看四周圍，有的人昏昏欲睡，有的則拿出了手機自顧自看起來。

台上的人有點尷尬，但是PPT還有10幾頁沒講完，Ta只好硬著頭皮把剩下的內容繼續說下去。

這就是講述者和聆聽著沒有獲得良好溝通的情形，產生的原因大概是：人們常常試著把所有分析填到報告的主題部分，試著用大量數據展示結論的嚴謹性以及他們工作的努力程度，然而事與願違，過度的細節只會讓溝通對象感到疑惑。

由於講述者和聆聽者之間的信息不對稱，如何把自已獲得的觀點和建議傳遞給別人顯得尤為重要。商業領袖李 ? 艾柯卡說：

你擁有絕妙的想法，卻無法傳播他們，那麼你的想法就毫無用處。

如何選擇溝通對象喜歡的方式，傳遞自己的想法和觀點，獲得對方的認可，這就是《極簡思考》要告訴你的。

本書的作者邁克 ? 費廖洛是美國西點軍校的優秀畢業生，曾經就職於麥肯錫諮詢公司。他根據自己職業生涯中的發現「你越擅長簡化信息，你的想法就越有可能得到支持」，總結出一種解決問題的簡單方法—結構化思維過程。

《極簡思考》主要介紹了包含9個步驟的結構化思維過程和它在日常工作中的具體應用，由此我總結出這種方法的3個特點：1、溝通對象目標化，2、簡單直接的表述，3、根據反饋不斷地重複迭代。

1、結構化思維過程的9個步驟

step1 定義問題

搞清楚真正想要解決的問題可以避免無效工作量，所以首先要了解對方的目標，並且反覆確認，直到雙方達成共識，明確問題具體「是什麼」以及背後的「為什麼」。

step2 提出核心建議

針對問題我們要提出正確的建議，一個完整的建議包括兩部分：

清晰、明確、具體的溝通對象容易理解的假設+對利益相關人有價值的驅動點，這兩者應當按照先假設後觸動點的因果順序排列，這樣能夠讓對方先對你的想法有興趣，然後才會有一探詳情的衝動。

例如，

「我們應該進入義大利和德國市場，由此我們可以增加X百萬美元的銷售額，Y百萬美元的利潤，Z%的市場份額」

這個建議中的假設是——應該進入義大利和德國市場，並且提到了銷售額、利潤和市場份額3個驅動點，分別針對銷售部門、財務部門和市場部門3方利益相關人。

step3 搭建框架

搭建框架是最重要的一個環節，它是將你的想法按照邏輯分組排列，使信息結構化，引導對象認同你上一步提出的核心建議。

《極簡思考》介紹了兩種適用於不同溝通對象的框架結構：層形結構和列形結構，我們用一個例子來說明2種結構如何應用。

模擬情境：

現在你需要做一份關於「投資一項新技術」的方案，而且已經確定了核心建議是：我們應該從供應商ABC處購置一個新的撥號器，由此我們每年能夠減少X百萬美元的損失。

1、層形結構

如果你的溝通對象缺乏知識背景，比如你要提交報告給新來的經理，就需要使用層性結構，這種結構以背景介紹為開端，然後指出當前的形勢有哪些變化，最後直指核心建議。

在這個結構中，「背景介紹」可以讓所有人建立起共識，所以不能在這一層分享有爭議的內容，「形勢變化」包含了市場變化、新政策、競爭行為等可以刺激到溝通對象的關鍵點，而且要講清楚不作為的負面後果，讓溝通對象認識到採取行動的必要性，促使其做出行為，溝通對象就更加容易支持你提出的「核心建議」。

2、列形結構

現在你說服了新來的經理，報告還需要總經理通過，他對撥號器有基本的了解，而且也清楚採購流程，這時如果還是按照層形結構講述背景介紹、形勢變化會讓他不耐煩，因此需要換一種結構。

列形結構適合在溝通對象非常熟悉方案主題的時候應用，這種結構以核心建議作為開頭，然後為核心建議中的每個觀點/每個主題創立單獨的一個豎列。

3、複合結構

除了以上2種最基本的機構，還可以把它們結合起來使用。比如當溝通對象對背景有一定的了解，但是他們還需要一些細節，就可以把2種結構進行融合。

step4 創建故事

根據上述步驟搭建好結構之後，還需要將結構轉化成內容。用故事思維撰寫方案大，可以讓溝通對象改變原先的觀點，在故事中了解你的結論，同意你的核心建議，要注意敘述應當簡明扼要，內容符合邏輯。

由於框架有層形和列形兩種結構，在撰寫大綱的時候也分別進行。

從層形結構到故事遵循從背景介紹→形勢變化→核心建議的邏輯順序，同時合理地植入論據。

從列形結構到故事則沿著核心建議→豎列的順序，最好在第一句話就告訴溝通對方建議的具體內容。

不管是哪一種結構，排列要點都要符合邏輯，跟上敘述節奏，保證內容的流暢性。

基於結構框架進行敘述還能應用於寫email、錄製信息及撰寫商業論證中，例如有一個商業論證如下：

它缺乏合理的結構和清晰的表述，混亂的內容讓人摸不著頭緒，而如果把它改寫一下，這個框架結構瞬間就有了說服力。

step5 打磨故事

將結構轉化成內容後我們還需要知道外界對這個想法的觀點，這個階段我們可以列一個詳盡的利益關係人列表，安排好時間和對方逐一見面，根據他們的反饋確定問題的基本導向，加入補充意見，改進建議和方案。

如果你沒有足夠的時間和所有人見面，那就選取利益關係人列表中最可能反對或最可能影響決策的那些名字，和他們去溝通交流。

如果利益相關人沒有時間和你見面，那就轉換目標，查看對方的職位和工作職責，參閱對方的報告，嘗試了解對方的團隊目標，收集和對方相關的信息能夠幫助我們預測和處理對方的顧慮。

step6 選擇重要事例

框架中的每一個要點都需要事實和分析來支持，我們並不要求能夠收集全部事實，而是只要包含所有重要的事實來充實故事那就夠了。

step7 證明或推翻假設

之前的步驟我們都只是在思考，沒有對數據進行處理，現在開始就需要用數據評估分析結果，證明或推翻假設，完善或者修改核心建議。

step8 整合信息

選擇溝通方式，將信息嵌入合適的傳播載體，例如將上面例子中的信息用PPT的形式表達出來。

step9 分享想法

把想法分享給利益相關人，了解他們獲取信息的偏好，可以使你的溝通更為成功。

2、結構化思維過程的特點

《極簡思考》介紹的結構化思維過程前後緊密聯繫：問題的範圍和問題的定義決定了核心建議，核心建議驅動了結構框架，結構框架決定了內容，框架和內容共同決定給了分析，當分析可以論證假設時報告就完成了。這種方法跟平常的解決問題方法相比具有自己的特點：

（1）溝通對象目標化

在多個步驟中，我們都需要將溝通對象的意見納入參考。比如在提出核心建議中，觸動點必須對利益關心人有價值，特別是決策者；而在框架搭建過程中，本書提出要為溝通對象搭建一對一的框架，當有多個利益相關人時，就需要構建多個框架，特別是在層形結構中，要從溝通對象的立場出發來排列豎列。

只有充分考慮到溝通對象的需求，讓對方獲得好處，達成共識，我們的想法才能獲得他們的支持和通過。

（2）簡單直接的表述

邁克在本書中提出「你越擅長簡化信息，你的想法就越有可能得到支持」，數據和分析具有說服力，但是多餘的分析無用且無意義，甚至過量的分析可能讓溝通對象感覺困惑。

（3）根據反饋不斷地重複迭代

《極簡思考》中介紹的9個步驟並不是直接從頭到尾，而是一種循環。在我們提出建議、構建框架後，通過各方面的溝通，在打磨故事或選擇數據分析中可能就推翻了之前的假設，這是就需要修改假設（核心觀點或者觸動點），這樣通過反饋不斷重複和迭代，可以讓我們的想法和方案更有說服力。

結構化思維以論點作為核心，一開始就把重點放在提出核心建議上，找出溝通對象的利益觸動點，通過合理引導讓對方得出我們的結論，根據結構化思維的9個步驟，我們可以理清解決問題的思路，從而提高邏輯思維能力。

若是在日常工作中，把結構化思維變成一個習慣，善於洞察問題的本質，思考溝通對象的目標，由此傳遞你的想法，往往比較容易獲得溝通對象的接受和認可，使溝通變得更為高效，從而提高你在職場中的影響力。