如何用好印象筆記？從做好筆記分類整理開始

本文節選自「用印象筆記打造知識管理系統」教程。在這個信息過載的時代，學會「如何管理信息和知識」非常重要，作者從輸入、編輯、整理、搜索、協作五大部分，為你層層剖析印象筆記的深度方法，讓我們能夠智能、有序地生活，讓一切都井井有條。

很多印象筆記新手，在初期特別容易犯的一個錯誤就是「為了整理而整理」。新建筆記本的時候比較隨意，但也因此很容易混亂，又需要花很多時間，維持筆記本的基本秩序，創建了幾十個筆記本，整理信息的時間比使用信息的時間還要長，本末倒置。

近些年，在筆記圈，很多人更推崇「輕分類、重搜索」的理念，有些人甚至提出，印象筆記只需要建立一個筆記本就夠了。

那麼，我們到底該建該不該建立筆記本？應該建立多少個？如何對筆記進行分類？該怎麼設計筆記本的基本架構？這部分就來回答上面的這些問題。

為什麼要在印象筆記里分類？

分類是我們認識、理解世界最常用的方式之一。

對知識的分類往往能反映出一個人對事物理解的深度，在印象筆記里的分類也同樣如此，雖然沒有絕對意義上的好壞，但是分類的確是知識管理的核心技能。

我們先來聊一聊，可以全文搜索之後，為什麼我們還是要分類？主要有下面幾個原因：

1. 視覺上的美觀

我們在電腦里使用文件夾和在印象筆記里使用筆記本是一樣的，通過對同類型信息的規整合併，界面會顯得整潔清爽，需要什麼信息也可以比較快的找到。整齊的辦公桌能讓我們工作起來更高效，同樣的道理，有序的筆記本也能讓我們心情舒暢，效率倍增。

2. 信息的聚合

不分類的一個重要理由是：可以搜索。但是有一個不可迴避的問題是，你很難窮盡某個主題下的所有關鍵詞。舉個例子，我想要找到跟如何復盤相關的信息，於是我搜索 復盤，得到很多結果，但是這些結果當中有相當一部分信息是冗餘信息，復盤只是這一條筆記中一個非常不重要的關鍵詞，整篇其實在談論另外一個主題。

另一方面，很多筆記，並沒有復盤這樣的關鍵詞，但其實整篇都在談這個事情，也許是它用了反省，或者總結、或者其他什麼表述，或者乾脆他根本就只是講故事，但是實際上他講的事情就是如何復盤。

如果，我們沒有將這些信息放到一個筆記本中，那麼，這些信息就不會自動聚合到一起，我們在未來也很難通過簡單的搜索，實現最優化的信息聚合效果。

除此之外，工作信息和主題研究類信息，在某一個實踐階段可能是每天都要打開的筆記，自然也需要放到一個筆記本當中，而這也便於我們在項目結束之後也將筆記本進行歸檔。

3. 分享的便利

印象筆記有分享筆記的功能，即便不是企業版，我們也可以通過分享，共同準備一場旅行、一次婚禮、一場 Party。分享的單位可以是筆記，也可以是筆記本。有比如，團隊有新的夥伴加入，需要儘快了解行業知識，我幾秒鐘就能直接把筆記本分享給他，他那邊立馬能看到我的共享筆記本的全部筆記。如果沒有筆記本，一條條的共享筆記，那體驗得多糟糕。

4. 知識存量的可視化積累

使用印象筆記，是會積累成就感的！這是一條看起來用處不大，但實際上非常有意義的事情，讓知識積累可視化這件事其實非常重要。

使用印象筆記的過程就是對某一個領域或學科持續積累精進的過程。

當我發現並慎重決定將某一個主題納入到自己的知識體系的時候，第一件事情，便是在印象筆記中建立一個主題筆記。隨著時間的積累，閱讀相關主題的文章，並且將其存儲到這個筆記本中。

不用多久，你發現，這個筆記本里的筆記從 1 篇、2 篇到 10 篇、20 篇，在這個過程中，你對這個領域知道的越來越多。然後，你發現再看到相關文章，自己讀的也越來越快，新的文章給自己的信息增量越來越少。

筆記數量繼續增長，到 30 篇、40 篇，你逐漸發現很多讀到的文章無非是自己讀過的某些文章的變體，你已閱讀過最經典的那一篇。當這個主題的筆記本里已經積攢了 100+ 筆記的時候，你可能會發現，自己竟然不知不覺，對這個領域做了如此之多的積累，而這 100+ 經過自己精心篩選和深度閱讀的文章，在自己的筆記本里，已然成為自己最可靠的知識資產。

如果沒有這個筆記本，你可能永遠無法如此直觀地感知這個知識逐漸積累的美好過程，雖然它們也進入了你的筆記，但就像雨水飄進了大海，了無痕迹。

5. 便於後期檢索

在最後一個章節，我們會強調，要有搜索思維，而不是文件夾思維。打開筆記，搜索而不是靠記憶筆記的位置。

不過，我們雖然堅定地認為搜索能夠解決大多數信息調取的問題，但是還是有無論如何都不能搜索到的情況，而這時候，如果我們有分類，至少還可以通過類別，遍歷這個類別下所有筆記的方式找到它，也就是說，分類為我們保留了另外一條非搜索之外定位到目標信息另一種可能性。

如何在印象筆記里分類？

我們從小到大在不停地分類，分類讓我們對事物的理解更加清晰，我們也在分類的過程中逐漸形成自己的知識架構和判斷標準。每個人因為成長環境不同，思維方式不同，分類也是五花八門，不必追求完全一致，不過好的分類確實有一些共性特點，可以給我們一些指引和參考。下面我就來介紹下自己迭代了 N 個版本最終形成的筆記本架構，供大家參考。

第一維度：裝機必備筆記本

這部分的筆記本類似於我們電腦里的瀏覽器、壓縮工具、視頻播放器、Word 文檔，屬於必備的幾個類別。

1. 收件箱

設立收件箱的目的，我們在前文提到過，就不再這裡展開。簡單來說，它是我們筆記的中轉站，我們也可以簡單地把它理解為存放「待處理筆記」的地方。

一般情況下，我們會將其設置為默認筆記本，具體方法是點擊「偏好設置 - 通用」，然後點擊下圖所示的筆記名稱選擇默認筆記本。

設置之後，從網頁、郵件、Workflow 等 App 發送過來的筆記都會默認進入到這個筆記本中。別小看了收件箱，它可以說是無處不在的標配，你可以看看郵箱客戶端、任務管理工具、圖片管理工具、寫作工具等等，這基本上算是信息管理軟體的標配。所以，如果你要在印象筆記建立第一個筆記本，大概就應該是收件箱了。

理想情況下，收件箱只需要是一個筆記本就夠了，但現實情況是我們從微信、得到、微博剪藏過來的筆記並不會自動存儲到默認筆記本，而是會各自新建一個單獨的筆記本。所以，為了保持收件箱的統一性，我們可以把這些筆記本堆疊在一起，形成收件箱的筆記本組。

2. 歸檔 | Archive

如果說收件箱是我們筆記的信息入口，那麼歸檔筆記本應該就算是筆記的終點。

不是所有的筆記都會在歸檔中結束自己的使命，大部分的筆記作為知識會流轉到相關主題的筆記本中，並不會走到歸檔筆記本這一步。

歸檔筆記本主要是為了那些具有項目屬性的筆記本做準備的。俗話說，凡事要有始有終，做事情要有閉環，否則很多事情開一個頭，最後都無疾而終，不僅僅浪費時間成本，還會特別打擊做事情的成就感和積極性，似乎什麼事情都在進行，什麼事情都沒有結束，這千頭萬緒的感覺非常糟糕。

一旦你熟練使用印象筆記之後，你就會發現用印象筆記竟然可以做如此之多的事情，比如：策劃一場婚禮、組織一次日本自由行、準備一場考試、籌備一場 Party，包括很多工作上的大小項目，都可以用印象筆記來幫我們完成。這些項目屬性的筆記或者筆記本，在我們項目結束之後，需要從進行中的狀態，調整為已完結的狀態。

那麼，如何在印象筆記中，給這些項目歸檔呢？下面來詳細介紹下具體步驟：

首先，我們新建一個筆記本組，將其命名為「Z - 歸檔」（Z，作為前綴是為了讓其排序在最末尾）。

其次，我們將筆記本組中的一個筆記本作為零散歸檔筆記本，將其重命名「Archive - 零碎歸檔」。

這樣，歸檔筆記本體系就算搭建完成了，今後，如果我們遇到單獨的筆記需要歸檔，首先對筆記進行重命名，在筆記前面添加 Archive - 歸檔時間 表示筆記已經是歸檔的狀態，比如原先筆記名稱是 CRM 工具調研，在完成這項工作之後，就可以將筆記名稱修改為 Archive - 20171225 - CRM 工具調研 然後將筆記移動到「Archive - 零碎歸檔」筆記本中。

如果是筆記本的話，命名規則相同，區別是將其移動到歸檔筆記本組裡面即可。

3. 其他筆記本（組）

「其他」是筆記本分類一個非常重要的維度，即便我們的分類體系再完備，除非完全採用 Wikipedia 的分類方式，否則也很難將所有類型都提前窮盡，但百科知識的分類方式其實對個人的實用價值非常有限，換句話說：性價比太低。

所以，我們可以建立一個筆記本組叫做「其他」，將一些不好分類的筆記本放進去，其次，我們在部分筆記本組裡選擇性地建立「其他筆記本」，將那些不好分類的筆記暫存放進去。

在實際使用過程中，我們對「其他筆記本（組）」要盡量剋制，我目前在其他筆記本組裡放的最多的筆記本是一些朋友分享給我的筆記本，有些是關於 Mac 電腦的技巧，有些是關於 Win 生產里工具的推薦，這些筆記本並不在我的控制範圍，而且其命名和分類方式與我的筆記本體系是衝突的。然而，它們顯然也不適合放到歸檔筆記本中，所以，我將這些筆記本都統一放到其他筆記本組中。

有了其他筆記本（組），能夠瞬間釋放你的分類壓力，但是，謹慎使用，別讓「其他筆記本」瓦解了你的核心分類體系。

第二維度：主筆記分類

除了上面幾個基礎必備的筆記本分類之外，剩下的就是我們的主筆記分類。

為了方便大家理解，我先放一張的簡單的分類邏輯圖：

我來解釋下，這個分類的基本邏輯：

第一步：建立 4 到 7 個一級分類

每個人分類的方式都有所不同，但是不管你的分類偏好如何，盡量讓第一級分類的數量控制在 4 到 7 個。

為什麼我們要控制一級目錄的數量呢？

非常簡單，一是減少分類成本，二是減少調取成本，三是防止筆記紊亂。

我們先來看看網上一些用戶的一些筆記分類截圖：

可以看出來，大部分人筆記本的分類都比較隨意，對第一層級的數量也沒有特別的限制。很多人在使用印象筆記的初期，有感興趣得話題就建立一個相應的筆記本，內容太多之後發現類別近似，就堆在一起形成筆記本組，讓類別自然演化。

隨著時間的發展，這種野蠻生長，可能會讓筆記本的結構變得越來越複雜，因為沒有整體的規劃設計，筆記結構從凌亂到失控，最後反而不斷增加筆記整理的成本。

但是，當我們確定了第一層級之後，這就給了我們一個最基本的限制，亂也亂不到哪裡去。

那麼，第一個類別如何建立呢？簡單來說，這幾個類別，應該能夠能涵蓋你未來絕大多數的筆記內容。其實啊，因為只有 4 - 5 個類別，我們能發揮的餘地並不會太大。

下面我就來推薦幾個值得參考的類別：

學習、工作、生活、興趣

金融、生活、百科 p.s. 金融可以替換成你所在的領域，比如攝影、人工智慧、快消。

工作、生活、健康、理財、人脈、學習

收件箱、資料、寫作

第二步：在印象筆記中部署

注意，這裡的第一個級別分類並不代表著都是筆記本組。

在確定了第一個層級之後，你可以在思維導圖或者大綱中對這些類別進行初步的分解。比如我的筆記結構在分解之後就形成了下面的基本框架：

學習- 閱讀- 寫作- 英語- 生產力工具工作- LegalMind- 法律事務生活- 健康- 愛情手冊- 自省- 憑證- 旅行- 孤獨的美食家興趣- 茶 & 咖啡- 音樂- 攝影- 視頻剪輯- 觀影知識- 哲學- 心理學- 科學技術- 產品經理- 人工智慧

雖然這個分類是參考示例，不過結構基本上能 Hold 住絕大部分信息類別，大家可以根據自己的實際情況靈活調整。

第三步：部署到印象筆記

很多人看到這樣的結構，通常會想當然的將工作、學習、生活、興趣，新建為印象筆記的筆記本組，然後閱讀、寫作、英語這些作為筆記本組下面的筆記本。

一開始這樣安排完全沒有問題， 這裡想跟大家介紹一個概念叫做：筆記本的級別躍遷。什麼意思呢？

我舉個例子，一開始我將「寫作」作為一個單獨的筆記本，就是把日常讀到的一些關於寫作方法的文章收集到筆記本中，對於這樣的需求，筆記本就足夠了。

過了一段時間，我意識到，寫作重要的是在平時能積累一些寫作的卡片（也可以稱之為素材），這些內容和寫作方法論顯然就不太適合混在一起。這時候，我意識到，僅僅用一個筆記本已經不能承載「寫作」這個主題。

於是，我將「寫作」從筆記本中剝離出來，使其躍遷升級成為一個筆記本組，然後在「寫作筆記本組」下分別建立寫作方法論、素材、解碼文字等筆記本。

需要強調的是，雖然寫作主體的筆記，從一個筆記本，升級成為了一個筆記本組，在整體結構體系上，它依然是屬於第二個級別，不因為升級為筆記本組而發生改變。

第四步：不斷維護

印象筆記的分類有很強的穩定性，但也需要後期不斷地維護。在未來，當我們發現對某個筆記的分類遇到困難的時候，就可以稍微花些時間，想一想是不是你現有的分類沒有把這個類別考慮進去，然後思考是否要再增加或擴展相關類別。

印象筆記的分類一定不是一蹴而就的，整個架構更像是一個逐漸進化的過程，隨著時間的積累，你對筆記結構也會越來越熟悉，甚至形成肌肉記憶。閱讀到的大部分內容，不會再為分類的事情耗費過多的時間成本，閱讀文章的瞬間心裡大概就知道它將歸於何處。

所以，分類這件事，別著急，慢慢來，這篇文章主要的目的就是拋磚引玉，期待大家留言分享各自獨特的分類方式，大家互相學習。

用不好印象筆記，很大程度上並非工具的問題，而是缺乏正確使用工具的意識和方法。

作為印象筆記的官方認證諮詢師，從大學到現在已經用了 8 年時間，這些年也通過寫文章和在行約見等方式零散地分享自己的使用心得。《用印象筆記打造知識管理系統》這個教程是我這 8 年印象筆記使用經驗的一次系統梳理，希望能讓那些想要用好印象筆記的小夥伴真正理解這款工具並且成為會做筆記的信息管理高手。

?? 成為印象筆記高手，打造知識管理系統

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