寫好工作郵件有哪些技巧?

在學校里的時候,部門招新,收到過很多學弟學妹們發的報名郵件,基本是慘不忍睹,大多是「無標題」,「無正文」,「無簽名檔」,然後還得下載附件查看才知道是誰發的郵件。這類情況太多太多,即使很多已經混跡於職場的同仁,也不免存在這種「致命傷」。一封郵件不能完全說什麼,但它在某種程度上代表著,你對收件人的尊重程度,以及你個人的修養,好的郵件會給你加分噢。

「關於主題」

一定要寫!

提取所寫郵件的關鍵信息,讓收到郵件的人知道,這封郵件值不值得看,是否為垃圾郵件!

如果不寫的話,一般會默認為「無主題」,對於經常看郵件的人來說,這是非常糟糕的體驗。

如投簡歷的時候,主題可以是「姓名」「專業」「學歷」「求職崗位」或者可以再根據情況加上「電話號碼」等信息。

「關於正文」

簡明扼要!

對於收件人的尊稱要有,以及在正文末加上類似於「以上,謝謝!」內容,會讓收件人覺得你很禮貌。

正文的要求是「說人話」,除非一些特殊的情況外,盡量化繁為簡,一句話能說清楚的不用兩句話。

「關於簽名檔」

不是必須要,但有最好!進入職場的人,基本都是有的!

當你是第一次給某人發郵件時,你的簽名檔算是你的個人名片,收件人可以在簽名檔里知道你的基本信息,如果有進一步的溝通,可以根據你簽名檔里留下的聯繫方式直接與你取得聯繫。

補充一句,應該會有人不知道什麼是郵件的簽名檔,以及該如何去設置,這裡不科普了,歡迎百度。

「關於郵箱昵稱」

這其實是個細節問題!

收到過朋友用 QQ 郵箱發郵件的人,可能都有體會,因為這些郵件里的郵箱昵稱,如果沒有設置過的話,大都源自你的 QQ 昵稱,所以你懂的。

對於已經進入職場的人,要額外注意這個細節,把郵箱的昵稱進行修改一下,以符合你現在的工作場景需要,即使用的不是 QQ 郵箱。

別弄個英文名,別人看了半天也不知道是誰,建議用真實名字或者是大都數人知曉的別名。

「關於抄送」

發送和抄送別弄混了!

所寫郵件,應該發送給哪些人,應該抄送哪些人,需要搞清楚喔,不然會很尷尬,尤其是在一些部門、人員層級劃分很清楚的公司。

關於郵件的抄送是有點學問的,這裡不細說,在初入職場時,如果有不明確的,及時問上級,溝通確認之後,再進行下一步操作。

「關於附件命名」

其重要性和郵件主題一樣!

永遠不要出現「新建文本文檔」「新建 Word 」「新建表格」「新建 PDF」等等。

如果收件人每天要查收好幾十封帶有附件的郵件,當他們下載之後,在一個文件夾里都出現各種「新建」時,估計他要瘋的。附件的命名,也是需要根據關鍵詞,簡明扼要的寫,如果是公司的一些文檔,最好是加上「自己的名字」「最後修改日期」「文檔名」等。

「關於附件」

能夠貼在正文裡面的附件,請都貼出來!

讓收件人進行繁瑣的操作,才能查看到的郵件,都是需要反思的。當你的附件里有一個 PDF 或者 Excel 文件時,如果收件人的手機里沒有相關的軟體進行查看,他還得需要先下載相關軟體,才能看到你附件里的內容,這其實是減分項。

表格里的內容,其實可以用系統自帶的截圖工具,導出圖片,貼到正文裡面;如果是 PDF 的文檔,也可以通過導出圖片等形式,貼到正文。

收件人可以一目了然,根據需要再考慮,是否下載附件里的源文件查看。這裡想強調的是,這一點不是必須的,因為你會發現很多人的郵件里,其實並沒有做到這一點,如果你做到了,Nice!

「其它若干細節」

寫好郵件一定要,檢查!檢查!檢查!重要的事情說三遍。

檢查收件人、抄送人的郵件地址是否正確。

檢查是否存在錯別字、語句不通之處、邏輯不當之處。

收到郵件及時的回復,這是對於發件人的尊重,也是一種基本的職場禮儀。

分清楚「回復」與「回復全部」的差異,什麼時候什麼內容該「回復全部」,需要額外小心。

入鄉隨俗,不同的公司,可能對於公司內部的郵件寫作有不一樣的要求,包括使用哪種字體、默認字型大小等,所以到了新的地方之後,先了解一下這個細節,並且在之後的郵件寫作中注意。

如果是經常會和郵件打交道的人,或者是有多個郵箱的人,推薦下載一個 PC 端和手機端的郵箱客戶端,可以節省很多時間以及提高效率,這點用過的人都知道。比如,我自己有 QQ 郵箱、個人企業郵箱、工作郵箱、Gmail 郵箱等,用一個郵件客戶端,第一次綁定之後,每天打開客戶端,即可查收到所有綁定郵箱的郵件。

抽空去查看一下你常用郵箱的「設置」選項吧,把裡面的每一欄都去看看,同時也順便把你郵箱的昵稱、簽名檔、默認字體、字型大小等進行設置一次。

一般來說,郵件的簽名檔可以設置多個,所以可以根據自己不同的場景需要,先配置常用的幾個簽名檔,在發送郵件時,根據情況選擇。

試試給你的郵箱設置分類、標籤或者是收件規則,可以減少花在每天查找郵件上的時間。

初稿寫於 10 月 1 日,在從北京去往山東的大巴上。

一次性碼完,應該會存在錯別字、語句不通之處,請勿在意。也還存在頗多需要補充的點,歡迎大家指出。

其實郵件里提到的某些點,我目前都還沒有完全做到,不過我也會盡量的規避一些常見的錯誤,努力的把每一封從自己郵箱里發出去的郵件,在細節上都做到最好。和各位共勉。


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