職場新人如何快速掌握GTD？你必須學會收集與理清

這是我每天一篇文章的第47天

上一篇文章我們簡單介紹了一下什麼是GTD，相信大家都有了一點了解。

今天我們就正式來分享GTD的具體使用方法。

首先，我們要知道當我們用好GTD之後，會達到一個什麼樣的狀態呢？

簡單地來說就是內心平靜、沒有壓力，達到傳說中的「心如止水」或者「忘我」的境界。

整個GTD系統分為橫向管理和縱向管理，它們的目的都是為了實現無壓的工作狀態。

橫向管理工作流程分為5個步驟：收集、理清、組織、回顧、行動。

要注意的是，這個5個步驟是一個整體，是一個系統。任何一個步驟出現了偏差，整個系統就無法很好地運行，效果就可想而知了。

今天我們先來介紹一下收集與理清。

1.收集信息

要將所有能夠想到的事情全部收集起來。不管是你覺得需要做的、應該要做的還是可能會做的。

收集的過程中要注意一下幾點。

（1）將所有的事情收集到你的GTD系統中，讓你的大腦清空。

（2）收集工具越少越好，只要夠用就行了。我們使用一個軟體就好了。

（3）定期清空收集工具。如果你不清空的話，事情會越來越多，壓力也越來越大。

2.理清信息

理清就是去分析這些事情究竟是什麼事情，我們應該怎麼樣處理。

這件事情是否需要行動？

如果不需要行動，又分3種情況。

（1）這件事情是「垃圾」，就可以直接刪除。

（2）將來可能要做的事情，放在備忘錄裡面。

（3）有潛在價值的資料，可以留著做參考。

如果需要行動，又分兩種情況。

（1）第一種是項目，就是需要多個步驟才能完成的任務，可以將它加入到項目清單中。

（2）第二種就是事件，又分三種情況。

兩分鐘可以完成的，就立即執行。

如果兩分鐘無法完成，而這個事情我做的話，未必有別人做的好，就可以指派他人。

如果兩分鐘無法完成，而這件事情我可以做，就可以延遲處理。

上面這張圖中的紅框部分就是理清的流程。