以「空城計」為例的項目管理執行方法論乾貨

如果你是諸葛亮,面對司馬懿十萬兵馬逼進城門,手上只有小鼓兵力,如何通過項目管理來確保「空城計」最終施計成功。

一、洞察項目背景與目標

背景包括了環境、要求、資源、和風險。在「空城計」中,具體就是:

1、小環境:司馬懿十萬兵馬逼進城門,城中百姓還沒有撤退完成。

2、大環境:司馬懿在魏國與曹家宗親有政治鬥爭矛盾,曹家因為「只有司馬懿能與諸葛亮對壘」而保留司馬懿的性命與政治地位,目前政治資本還不成熟的司馬懿,需要保留諸葛亮這位對手來鞏固自己的政治地位。司馬懿的軍事風格是謹慎保守的,尤其在被諸葛亮神機妙算了幾次以後已經相當的佛系。

3、要求:讓司馬懿退兵,為百姓爭取搬遷時間後全軍撤退。

4、資源:普通城防設施、極少兵力、無援兵可搬、戲精諸葛亮本人。

5、風險:司馬懿頭腦一熱攻城,《三國演義》全劇終。

6、目標:告訴司馬懿別打了,你打進來我死了,你凱旋了也活不了。那麼還需要演一齣戲讓司馬懿光明正大的退兵。

二、排期

1、從最終目標倒推找出項目的各個裡程碑,可以用「魚骨圖」輔助:

「空城計」相當於是諸葛亮在城郊舉辦的一場十萬人觀眾的單人音樂會,好比是周杰倫要在半天內立馬在鳥巢舉辦演唱會,那麼就要定主流程、搭建項目團隊、確保設備到位。

大里程碑就是:城樓撫琴freestyle、城門打開你別進來。

小里程碑就是:演奏台搭建、輔助演員到位、戲服到位、曲目選定、開城門時間...

2、從各項工作內容中找出依賴項、找出緊急時可以放棄的

依賴項,比如:諸葛亮要為這次演出換服裝、表演,期間就不能監管百姓軍隊撤退的各項事宜。所以就必須在演出前把撤退的事情都部署好,因此「召開撤退部署會議」就是演出的依賴項之一,一定要在演出先完成。

緊急時可以放棄,比如:「讓百姓在城門掃地」的作用是增加表演情節,增加魏軍判斷敵情的難度,延長魏軍思考時間,屬於錦上添花的策劃,如果太緊急了,比如沒有百姓願意來執行,或者緊急到扮演百姓的士兵也協調不出,那麼就放棄這個工作項。

有了這兩個分析,做事的先後順序、輕重緩急就有譜了。

3、制定出季度表、周表、日表、分鐘表。可以用「甘特圖」「泳道圖」輔助。

排期表是一種溝通工具,讓所有參與者能按需產出彼此承上啟下。而不同時間顆粒度的排期表,能做到把握大局又不會因細節偏差引起蝴蝶效應。

甘特圖側重表達每個工作項的耗時與節點。

泳道圖側重表達角色之間的工作項流轉。

三、有效溝通

項目管理中最可怕的是因為溝通不到位,引起的執行偏差。日本企業在溝通上有很贊的「五遍交待」方法

第1遍,需求方交代清楚事項;

諸葛亮對將軍說:一會我上台表演讓司馬懿退兵,你們先繼續協助百姓撤離,然後給我協調我撤退的人馬。

第2遍,讓對方複述需求,發現對方的理解偏差並糾正;

諸葛亮讓將軍複述需求,將軍說:丞相表演的時候,我讓副將監管百姓撤退,我帶領最精英的人馬,在城樓下等丞相,萬一司馬懿攻城,我們立即撤退。可是丞相,這個計策風險實在太大,我們還是直接撤退吧。

諸葛亮發現將軍對風險有很大擔憂,萬一將軍擔心因為「保護丞相失職」被雙開,演奏一半被將軍架上馬可就壞事了。

第3遍,和對方探討此事項的目的;

諸葛亮問將軍:我這麼冒險的「空城計」計策,你明白我的苦心嗎?

將軍答:丞相是利用了司馬懿謹慎多慮的心理。

諸葛亮答:謹慎多慮不會讓司馬懿衝動退兵的,司馬懿心中的真實戰略是保持魏蜀兩家的軍事平衡,本身不會那麼快將我軍一舉殲滅,尤其是擊敗我。我上台表演空城計,更多的是演給魏軍的眾將士看,讓他們也以為司馬懿是因為謹慎多慮退兵,所以司馬懿退兵後,會假裝自己醒過來了,必然會重新折返攻城,好故意落實他「衝動退兵」的錯誤,還不會讓魏軍懷疑「司馬懿打自己的小算盤故意放走諸葛亮」。所以確實要把最快的馬留給我們撤退用,不然司馬懿追上來就尷尬了[捂臉]。

第4遍,讓對方做應急預案,減少後續因為溝通耽誤應急;

諸葛亮問將軍:我在表演期間無法給你們決策,你覺得有哪些緊急情況會發生並且怎麼處理?將軍答:萬一司馬懿真的頭腦一熱攻城,我軍需在撤退路線上布防,我讓副將做好準備,以我的XX鼓聲為令...

第5遍,讓對方提出個人見解,多一個心眼准沒錯。

諸葛亮問將軍:這個計劃你覺得哪裡還要優化?將軍答:丞相在城樓上撫琴,不方便觀察敵軍動態,讓哨兵站旁邊輔助觀察恐引起懷疑,我建議讓情報科的兩位實習生扮演書童,站立兩側,如敵方異動,立即告知於您。

總結:好的項目管理,要做到洞察項目,大小局觀,有效溝通。


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