產品經理在跨部門溝通中經常遇到什麼問題，應該如何解決？

現在眾多企業都趨於扁平化，使得跨部門之間的溝通更加頻繁。部門之間地位平等，不存在上下級關係，按說溝通應該比較容易。但現實的情況是，部門之間協調的成本相當高昂，這種溝通成本不僅存在於大規模組織內，同樣也困擾著中小型公司。

許多事情，其實並不複雜，而是相互之間的溝通不暢，以至於要搬出上司，甚至是上司的上司來協調。繞了大大的圈子，走了長長的彎路，耽誤了你我他的寶貴時間。俗話說，浪費時間就是浪費金錢，這其實就是高昂的溝通成本。有句話說得很直接，搬出上司來協調，就是你我他的溝通無能。有效的溝通，能節約大家的時間，避免佔用上司的時間。 那麼，造成跨部門溝通如此高昂的成本原因何在呢?原因可能有三：

一、職能部門未能將各自的目標有效地整合在組織目標之下——儘管各自製定的目標似乎都無懈可擊，但都各自為政。如A部門在某件事情上做出讓步，對B部門有利、對組織整體也有利，但對A部門不利，則跨部門溝通就不好協調了。

二、由於部門不同，大家在認知上難免有差異。如果再加上溝通的信息不對等、不能及時反饋等因素，就會導致目的或結果預期的不同。

三、組織所倡導和形成的文化氛圍及員工的互動方式，決定了溝通效率的差別。

在公司里，員工和中級主管花在內部溝通的時間大約佔其工作時間的40%～50%，而對於高層主管，這個比率會更高。如何提高公司內部跨部門溝通的運營效率呢?

一、有效整合部門目標 有部門就必然存在部門利益、小團體利益，這是不爭的事實。儘管大家理論上都知道要摒棄小團體利益，要從公司整體來考慮問題;但一旦公司利益侵犯到部門利益時，這個部門一般都會自覺不自覺地維護部門利益，而不是簡單地首先犧牲小團體利益。這是人的自利本性造成的;即使部門經理不想這麼做，但迫於部門基層員工的壓力也不得不這麼做。這個問題的根子在於兩者利益的不一致性，或者說是兩者的目標是不一致的。

為此，我們應該整合那種各自為政的部門目標，使部門的各個目標與組織的總目標同心。如很多大企業給部門設定預算目標時，都採取企業內部的計算依據;這樣便於考核，但顯然這種內部的計算依據是不面向市場的，也就是說部門的預算目標不是面向市場，而企業是面向市場的，它們的方向就明顯地不一致。這種企業設置的指揮棒方向性不一致，直接導致部門和企業的想法不一致，「志不同，不與謀」，故而溝通難以為繼。

二、換位思考 在溝通過程中，雙方的互相理解和換位思考非常重要。對於一個部門經理來說，換位思考也即應該多了解其他部門的業務運作情況，多從其他部門的角度考慮問題，要理解其他部門難處。這樣才能溝通無極限。當其它部門不配合你的工作時，你應該檢討自己，站在對方的角度去看問題，而不能一味地埋怨、抱怨。 那麼，企業能為員工的換位思考做些什麼?首先是可以制定一些制度，為員工創造一些條件跨部門溝通，也可以成立跨部門的項目小組進行工作。不過，最常做的也是最有效的一招就是實行崗位輪換或者是互相兼職!80/20規律告訴我們，公司內部80%的信息交流與溝通發生在20%的人員之間，各部門的主管和秘書就是公司內部溝通的「關鍵少數」。所以，應該鼓勵崗位輪換，請業務背景的人員擔當支持部門的主管，請業務鏈的上下工序主管互換。這既可以讓員工學習到多種知識，很好地規劃他們的職業生涯，也可以讓各部門的員工站在更高的一個職位角度思考問題，使團隊協作精神得以發揮。

三、注重非正式溝通 企業內部溝通中有正式溝通和非正式溝通。正式溝通很普遍，在跨部門溝通時經常被運用，如會議溝通。但我們需注意，部門間需要溝通的較為敏感問題，最好能在會議前私下解決，迫不得已需要在會議上討論的，也應該先通氣。此外在會上的溝通討論，要盡量以解決問題為主，而不能相互指責、相互挖牆腳。 部門經理們應該常「串門」，要多與溝通對象面談。現在很多企業的部門都是塊塊管理，各自為塊，部門經理們很少「互訪」，用得最多的溝通就是電話溝通。對於面談，很多人會說「我正事都忙不過來，哪有空去串門閑聊?」孰不知，面對面的溝通藉助豐富的表情，表達更加準確，可以大幅減少信息失真，還可以增進部門間的感情和理解。 要避免告狀式溝通。發現了相關部門的問題，最好與這個問題的相關部門責任人協調解決，而不能簡單直接地把問題端給部門經理，更不能直接端給部門經理的上司。否則，這樣做，對於這個責任人而言，就是「告狀」;即使這個問題由上司出面干涉解決了，但以後的溝通協調可能更麻煩。

四、堅持跟進 跨部門溝通的一個重要原則就是永遠不要嫌麻煩。不要以為開完會、發個文件、寫個報告就沒事了，事後應該隨時保持聯繫，主動了解其它部門的工作進度，掌握最新的情況。不要被動等對方告訴你問題發生了，而是要主動而持續地溝通，預防問題的發生。 很多人常常抱怨：「事情怎麼會這樣，為什麼不早說?」很多人都有過這樣的經驗，對方事前都沒有主動聯繫，任由問題擴大，等到無法解決了，才緊急跑來求救。這樣導致的氣憤也是情有可原，但是如果別人不告訴你，為何你不主動去問對方? 不過，除了要跟進其它部門的執行之外，還需關照自己的部門狀況。首先要確保與屬下之間的信息是完全流通的。要避免這樣的事情發生，如有時部門主管之間約定的事情，屬下卻完全不知情，還在為這事徒傷腦筋;有時則是屬下之間彼此協調好的事情，卻沒有事先告知主管就去做了，主管事後知道卻大感不妥，推翻之前的決定，一切又得重新來過。其次，要跟進屬下在與其它部門溝通時是否遇到了某些困難，你可以主動詢問員工，是否需要你出面聯繫，以便儘早發現問題、儘早解決問題。

五、倡導溝通文化跨部門溝通還有一個最為明顯的障礙是企業缺乏一種氛圍。很多企業的企業文化沒有鼓勵溝通的內容。因此，企業的老闆如果想打造一個優秀的團隊，各部門之間不會因為溝通不暢而內耗的話，就應努力在企業中營造一個良好的溝通氛圍。 比如很多員工在企業內部不願意去溝通，這有可能是他曾經因為主動溝通而遭受過打擊。因此，企業的負責人應該為員工營造一個交流的平台，能包容各種不同意見，不要隨意打擊下屬的積極性。有些企業採取「頭腦風暴法」，把問題拿出來，每個人都可以說，什麼意見都能講，慢慢地再把它總結出來。方法很多，關鍵一點還是能包容不同的意見，企業要慢慢營造這種氣氛。 企業應該鼓勵部門的員工與相關部門的員工建立朋友關係，採用「人盯人」的戰術，告別以前那種只是「半熟臉」、沒事不說話的現象;在有可能的情況下，請需要配合的部門主管來參加本部門的業務會，一方面可以讓他了解本部門的意圖和需要獲得的配合，而且還可以聽取他的建議，以便在實施過程可以更順利地配合;而且其它部門主管可能也會吸取這個經驗而請你「回訪」。同時，不要總指望由企業出面組織部門之間的溝通和聯誼，因為那恐怕一年也沒有兩次。跨部門溝通不應拘泥於某種模式，溝通的方式多種多樣，溝通的目的是為了增進交流和默契的合作，達到整個事業的提升。 溝通的有效性與企業文化直接相關，其關鍵在於企業如何去引導和執行。 六、調整組織機構 如果部門間需要頻繁的溝通，則有必要考慮調整組織機構，使跨部門溝通變成部門內部溝通，這有助於改善溝通。如果信息傳遞鏈過長，會減慢流通速度並造成信息失真，則有必要減少組織機構重疊，拓寬信息渠道。 總之，有溝通才能把握全局、了解真偽，拓寬領導者視野;有溝通才能凝成合力、構成堅強團隊;也只有更好地溝通，才能使人心暢通、企業興旺!