時間都去哪兒了-技術人員的時間管理

是不是有這樣一種感覺，明明一天開始的時候計劃要做很多事情，但是忙忙碌碌一天之後發現，雜七雜八的事情做了一堆，重要的事情卻一件沒完成。

時間不知不覺溜走了，事情還是那麼多，而且一天下來，還真的挺累的。所以很多人對時間有一種莫名的焦慮。

老天給了所有人同樣多的時間，而有的人能夠把時間用好，有的人卻不能把時間用好。日積月累，人和人的差距就越來越大了。

就拿寫一篇文章舉例，其實專註的投入，可能一個小時就能搞定，但經常拖拖拉拉，寫的過程中，時不時看看郵件，看看IM消息，時不時的處理一下大腦中突然冒出來的各種事情，等回過神來，哇，一個下午又過去了，文章才寫到一半。時間就是這樣悄悄不見的。

有的同學說，這是時間管理的問題。

這句話，其實只答對了一半。時間固然是需要合理的去管理。但每天24小時，每個人都是公平的，不會多一分也不對少一秒。

我們常常聽到一個人說，他已經非常忙了，某某事情實在是無精力去做。

恰好是這句話，讓我思考到，我們其實要追求在固定的時間內，完成更多重要的事情，那麼時間管理的本質就不再是對時間進行管理了，而是在對精力上進行管理。

能做好時間管理的人，其實就是管理好了他的精力。一個人要完成大量工作，重點其實不在於要投入多少時間，而在於要投入多少精力和注意力。

尤其是對於技術同學，互聯網技術革新這麼快，每個月都有新的技術、新的框架出現，我們除了需要掌握好已熟知的領域外，還需要不斷的去學習新的技能。這對技術同學的時間管理，提出了更高的要求。

從大的方面來講，我們應該

1、主動掌控時間，而不是被動的隨時間驅動

2、學會說「不」，做好任務的分類分級

我不太想把這兩點展開來講，會容易覺得太理論。所以我這裡直接上手，介紹一種自我效率的管理方式：番茄工作法。

先用一句話來介紹它：

番茄工作法 是一套簡單的工具和流程，可以用來提升個人和所在團隊的生產力。

番茄工作法，它要求一次只做一件事情。

它的方法能讓我們減輕對時間的焦慮，不會再因為離任務指定時限越來越近而充滿焦慮，我們要做的就是定好25分鐘番茄鍾，然後全然專註於手頭上的任務即可。如果25分鐘後番茄鈴聲響起，此時任務已完成，那非常完美，可以休息並繼續下一個任務了。但如果鈴聲響起時，任務沒有完成，那也不要緊，因為我們已經全神貫注的高效工作了25分鐘，此時的鈴聲正是為了這高效的25分鐘所喝彩，此時也不再會有時間焦慮。

我們為什麼要用番茄工作法呢，

上面寫文章拖拉的例子就是一個典型，我們在做事情的時候，有時很難以集中於單項活動，頭腦中的其他想法不停的往外冒，我們會不停的切換上下文去處理別的事情。

尤其是對於有拖延症的人，在面對複雜的事情的時候，一想到某個任務要花很多時間很多精力，甚至就連開始去做的勇氣都沒有。還有時候，做事情想到哪兒做到哪兒，到最後，重要的事情一件沒做，一天都處理瑣碎事情去了。說到這裡，是不是很有感觸？有沒有找到自己的影子？

沒關係，我們用番茄工作法來解救你。

好了，那我具體來講講 什麼是番茄工作法：

用一句話簡單描述就是，列出你當天要做的任務清單，設置25分鐘鬧鐘，然後按照優先順序依次開始。

當然，除此之外，還有每日回顧、控制中斷、預估時間、休息設定等等，後面都會一一詳細講到。

不過。真心講，番茄工作法，是一種簡單到令人髮指的工具方法，它的方式還可以根據你的需要隨時進行調整。

那如何使用番茄工作法呢，

在使用番茄工作法之前，我們需要準備一些簡單的工具：

• 一支筆
• 一個番茄鍾（可以用廚房定時器/手機APP等）
• 三張紙（一張用於「活動清單」，一張用於「今日任務清單」，還有一張用於記錄數據優化流程的表）

詳細解釋一下這三紙：

1、活動清單：一個活動寫一行，用剪短的語言來描述活動，如果這個活動有時間期限，那麼可以在活動的後面加上期限的時間點。

例如：

#發郵件給haha

#寫一篇關於AI的技術文章 19:00

#調研某一款產品

2、今日任務清單：每天早上從「活動清單」中提取今天需要進行的任務，放到「進入任務清單」即可，格式同上。

在這個清單裡面的內容，就是承諾今天會去完成的事情，如果某件事情不打算今天做，那麼就不要放到這個清單里，所以也需要對自己一天的工作量有一個合理的評估，對時間評估把控可以在開展番茄工作法的過程中不停的調整。

3、記錄表：每天晚上記錄一下當天完成了多少個番茄鍾，並且中斷了多少次，有多少任務是在當天沒有完成的，對每一項任務評估的番茄鍾數合不合理，以便第二天改進。

番茄工作法是一套典型的PDCA流程：Plan（計劃）、Do（執行）、Check（評估）、Act（應用）

番茄工作者每天也是要按照這四項進行：

1、計劃：

首先需要準備一份「活動清單」，將腦海中接下來一周要進行的任務全部記錄到「活動清單」。每天早上，從「活動清單」中提取今天要進行的重要任務，填入到「今日任務清單」。

2、跟蹤：

早上開始的時候，從當天的「今日任務清單」中按照重要程度開始每一項任務，每隔25分鐘休息一次（每25分鐘稱為一個番茄鍾），如果在番茄鍾期間被其它事情中斷了，記錄下中斷次數。

每完成一個番茄鍾，就需要進行5分鐘的休息。休息的時候是需要完全的放下手上的工作，番茄鍾一響，就在30秒之內迅速完成手上的事情，如果是在寫文章，多一個字都不要再寫，遠離任何的智力思考活動，讓大腦完全放鬆，可以是到處轉一下、喝點茶水咖啡等。千萬不要無視休息的重要性，有規律的工作與休息才能持久的實現高效率。休息完成之後，你可以決定繼續剛才的任務，還是從「今天任務清單」中挑選另外一件更重要的任務進行。

除了這種常規小休息以外，番茄工作法還要求，每4個番茄鍾之後，要進行一次階段性休息，這種階段性休息通常是15-30分鐘，這個休息時間可以做稍長時間的消遣，比如看看新聞、運動運動之類的。

要注意的是，在番茄工作法中，一個番茄鍾就表示25分鐘的努力，番茄鍾是一個原子單位，不可分割，在每個番茄鍾內專註的只做一件事，也不要中途停下來休息，不然會打亂節奏。

3、記錄：

每天結束時，記錄下當天完成的番茄鍾個數以及中斷次數

在做一件事情的時候，其實經常容易被其它事情打斷，可能來源於外部打斷（外部事件干擾，例如同事過來溝通），也可能來源於內部打斷（比如大腦中突然冒出某個想法要去做），這些都稱之為中斷，其實我們工作的記憶容量有限，每一次的干擾都會讓我們大腦的信息、注意力丟失，相當於電腦CPU的上下文切換，要找回剛剛的大腦狀態，需要付出額外的精力。

那麼針對中斷，應該怎麼處理呢？

如果是內部中斷，比如大腦中突然冒出一個要做的事情，此時並非停止手上的任務去做，而是應該將大腦冒出的那件事填入到「今日任務清單」中，並標註上，屬於「計劃外緊急」，每一次中斷都需要做一次符號標記（例如用~號，方便一天結束時統計），這種處理方式簡單來說就是：接受它，記錄它，然後立即繼續手上任務。

如果是外部中斷，因為外部中斷具有互動性（例如是有同事過來找你溝通事情），如果是可以協商到稍後處理的事件，那麼可以參考內部中斷的處理方式（不過需要採用不同的符號標記），如果外部中斷的事情非常緊急，需要立即處理，那隻能中斷當前的任務，投入新的任務中去，但是同樣需要記錄到「今日任務清單」中，且標記上「計劃外緊急」，同時因為當前在進行的番茄鐘的任務被放下了，那這個番茄鍾必須作廢，重新一個番茄鍾來開始它。

4、優化：

通過每天的記錄，找出改進流程的思路，例如評估任務的時間是否合理、每天任務數是否合理，工作和休息間隔的時間是否合理等等，按照自己的工作習慣，進行自我調整。

番茄工作法的特點是可以根據每個人的不同，定期調整工作和休息的間隔時間以及記錄的方式，這些節奏都可以根據實際情況優化。但是如果你是剛學會番茄工作法，那麼建議你堅持使用常規的方法，至少兩周內不要做任何改動。你需要親身經歷，以便確切的知道哪裡適合你，哪裡不適合。

其實時間管理，不在於你一天內完成了多少個任務，而在於每一個任務的執行期間，你是否都在儘力專註的去做。一次只做一件事情，這就是番茄工作法的精髓。