如何讓千人國際大會管理效率提升150%

對於參會人數動輒數千且身份限制嚴格的國際大會，其面臨的痛點讓許多活動主辦方苦不堪言，今天我們從9月7-8日，在深圳舉辦的第五屆國際低碳城論壇作為切入點，參考產品與客戶實際需求及並形成最終落地方案，讓大會管理輕鬆增效150%

第五屆低碳城論壇活動管理痛點解析：

• 近2000位嘉賓的定向邀約、嘉賓信息註冊、驗證簽到、參會憑證領取……這些步驟靠人工完成，不但工作量巨大、在不斷周轉數據的過程中也極易出錯。
• 到了現場驗證簽到環節，人工更是不可能辨識全部的嘉賓並驗證。
• 嘉賓對應各主、分會場准入許可權不同，人工無法分辨入場許可權。
• 大量參會憑證需提前製作消耗大量人力物力，數千張憑證現場發放，容易造成混亂，工作人員極易找不著，更可能忙中發錯。

人工遙不可及的事兒，我們的數字化系統能輕鬆攻克。

邀約及註冊（31會議註冊報名系統http://www.31huiyi.com）

通過系統，數據可匯總一個後台，統一發送邀請函

▼

參會嘉賓根據收到的簡訊及郵件中的鏈接進入大會註冊頁，輸入邀請碼並完善信息，即可完成大會註冊。

這些信息將統一匯入系統，並根據嘉賓身份自動為嘉賓分配主、分會場的入場許可權，為現場的身份驗證、簽到和胸牌列印奠定基礎。且嘉賓在註冊日截止前可自行登錄修改填寫的信息，而不像往常必須要聯繫工作人員修改，大幅減小工作壓力。

簽到及現場胸卡製作

到達現場後，中外嘉賓前往不同的通道簽到。中方嘉賓走身份證簽到通道，外方人員走護照通道。

在中方通道上擺著簽到3寶：

• 身份證讀卡器
• 胸卡印表機
• 攝像頭

他們身材雖小，卻都有大作用。

首先，嘉賓在讀卡器上識別身份證 （31會議身份證簽到http://www.31huiyi.com）

▼

在工作人員的電腦界面上就能立刻得到反饋信息；如簽到反饋信息、嘉賓的身份信息等。

▼

確認後，工作人員可現場將嘉賓頭像採集入系統

▼

完成後，胸卡印表機自動開始工作。就這樣，包含驗證、簽到，僅10秒左右，一張帶個人身份信息、存有入場許可權的專屬RFID晶元胸卡就可以交到嘉賓手中了。(國際大會簽到www.31huiyi.com-RFID簽到）

因為參會胸卡實現了現場製作，所以2000名嘉賓無需擠在會議當天到會場領憑證。主辦方在會議前一天就在3個指定酒店設立了酒店簽到點，無論嘉賓下榻哪個酒店，都能快速驗證身份並收穫專屬憑證，極大提高了會議簽到效率和體驗。

主、分會場入場驗證

在主、分會場門口，都設立了自助胸卡簽到機。嘉賓入場前需將胸卡在讀卡器上「嗶」一下，屏幕上就會反饋嘉賓的身份、以及准入信息（具有許可權、不具有入場許可權），工作人員籍此做出引導。

▼

大會有十數個主、分會場，以往工作人員是無法知道每個會場的入場情況，很難及時做出引導。數字化之後就不同了，工作人員可以在後台清晰地看到各分場的入場人數實況，通過廣播、簡訊等形式來引導嘉賓選擇會場。(31會議http://www.31huiyi.com ,分會場簽到）

雖然參會嘉賓達2000人之多。實現全程數字化後，國際低碳城論壇高效、次序井然，讓人大呼體驗超級棒！

更多內容：31會議-微信簽到系統|會議簽到系統|二維碼會議簽到系統|會議電子簽到系統|RFID簽到系統|人臉簽到|身份證簽到

教你如何在明星活動中藉助科技手段吊打各類黃牛

教你開啟一種「完美秒殺微信」的發紅包方式！