辦好學術會議，你必須知道的會議管理系統

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學術會議是比一般會議更複雜的會議，除去一般會議本就有得註冊報名-現場簽到-會場互動-會後統計等常規流程外，還要承擔更大的管理難度：

1、學術會議報名、付款的流程更為複雜，演講嘉賓數量眾多。

2、需要滿足演講者之間或是演講者-展商間的牽線交流。

3、存在學分系統：參加學術會議交流會獲得學會或協會相關的學分，用於維持職稱以及晉陞。

4、複雜的日程管理：學術會議常持續3-5天，演講嘉賓多則上千，需要安排的日程非常多。

5、論文摘要的收集、評審並形成論文集。

憑人工操作很複雜，造成很大的工作壓力，系統化可以省去很多。

郵件收集徵文-〉徵文收集系統

學術會議，通過郵件來收集徵文的工作量巨大，無論安排各專家評審徵文、通知原作者修改，還是由各專家處匯總、歸檔，都極費心力。

徵文系統，實現了從徵文自助上傳、專家管理、分配徵文給專家審閱、專家意見反饋、通知上傳者、修改再審閱、評價匯總歸檔等的系統化管理，工作人員可以從繁瑣的電話通知和複雜的徵文管理中解脫出來，把更多地時間用在對會議本身的思考中。

系統將自動完成對入圍徵文的演講日程安排。

日程管理

通過系統化的日程編排和管理將能更清晰的讓參會者了解日程。同時，參會者關注某個日程、或演講嘉賓，並在日程有變更或日程開始前收到簡訊提示，及時調整日程。

傳統壁報-〉電子壁報

傳統壁報製作周期長、耗材多、佔地面積大、嘉賓無法根據喜好檢索。

通過電子壁報可以聯動徵文收機系統，嘉賓可以直接在液晶觸摸屏上通過關鍵字及作者信息檢索到已通過評審的論文，隨手選擇翻閱喜歡的論文。

手工簽到-〉電子簽到

學術會議分會場眾多，日程緊湊秘籍。入場身份驗證和簽到的過程必須即快又准，才能確保參會者能按時進入會場聽取心儀的嘉賓發言。

但傳統的簽到，無論是紙質、還是EXCEL簽到，都不能保障準確快速的簽到、更難以有效核對身份。在統計過程中，管理人員也無法知曉嘉賓的到場數和各分會場入場情況，會場管理十分被動。

電子簽到，嘉賓到場後只需在微光盒上掃描系統自動發送的電子票，系統就能自動識別其身份並完成簽到，聯動印表機列印帶個人信息的參會胸卡。在分會場處工作人員通過掃描胸卡上二維碼即可驗證該參會人是否具有入場許可權。

紙質會訊-〉會議信息展示

參會的學者和嘉賓往往希望能在會前即可自助的了解會議日程、嘉賓的演講信息、時間安排；以便安排自己的行程。

不過主辦方準備往往用紙張印製參會材料，消耗大、物料沉重不說，也很難提前將資料發送到參會者手中，會後也難以保存。

微網站，提供了參會者隨時隨地自助了解會議全貌的媒介。參會者打開手機，就能隨時隨地，進行查看會議日程、關注日程、檢索講師、查看論文等自助操作。

大會直播和點播

多個分會場的演講同時進行，當兩個心儀的演講日程衝突時，魚和熊掌只能舍其一？

有了大會直播間就沒有這個煩惱。參會者可以通過會看點播錯過的日程，即使被堵在路上，也能通過大會直播觀看現場精彩學術講座。

PPT播放-〉系統化託管

有1千個演講嘉賓，就有1000份ppt，管理十分麻煩。在現場，由於學術會議日程變動比較常見，一旦沒有及時通知到現場工作人員，就會出現錯播的尷尬

系統化託管ppt後，把ppt和日程做關聯，一旦系統內發生日程變動，對應的ppt播放順位也會隨之變動。會場內，不再需要人工去播放ppt，而是由系統根據日程的開始時間自動播放ppt，並進行現場倒計時。

數據統計

數字會務系統，讓管理者可以實時查看會議各項關鍵數據，隨時了解到場人數、各分會場入場情況、到會人員等實況信息，會後也不再需要花上數天回錄數據做統計報表。系統將能呈現給你不同緯度的報表。