請問，有哪位高人知道，如何用excel做工作計劃？請指教？

03-04

曾在網上看過，說有人用excel做工作計劃，效率很高，但對於我來說，完全沒有概念，因此，請教，謝謝。

謝邀，先啰嗦幾句。時間或許是地球上最公平的資源了，但也正因為太均勻了，均勻到我們對這項資源並不看重了。就像老師給班裡的同學每人每天一朵小紅花，大家不會因為得到這朵小紅花有多高興，因為大家習慣了。反正我明天還有一朵小紅花，反正我明天還有24小時。

反正接下來的日子我還有數不清的小紅花，反正接下來的日子我還有數不清的時間。大家每個人的起點都是有差距的，我們或許現在比不上隔壁班那個貌美膚白的學霸女孩，也比不過你曾經班上那個放蕩不羈的多金少爺。對於很多人，在很多方面看，時間或許是我們僅有的最寶貴的資源。

我們要先明確Excel是個工具，工具就是最成品化的方法論。我們利用工具簡化我們的生活，儘可能的去規避一些可以不做的麻煩事。我用excel做計劃和任務安排有一段時間了，從去年這時候開始。

從來沒有一個適合所有人的完美方法，最好的方法永遠都是貼切自己使用習慣的。當然包括這一篇回答也只是拋出一些小思路，以引玉石。

以下是從2018年1月1日到昨天（2018年2月18日）為止我的記錄：

2018年1月

2018年2月

這篇文章的目錄如下：

一、制定計劃

……1. 認識時間：我今天有多少時間是可以自由控制的？

……2. 明確計劃：我今天要做些什麼？

……3. 思考計劃：我想怎麼做計劃？

二、執行計劃

……1. 執行計劃：並記錄每個時間段做了什麼？

……2. 尋找差異：從計劃與實際的落差處尋找突破！

三、Excel番外篇： Excel還能做什麼？

——— 以下正文手動分割 ———

一、制定計劃

１．認識時間：我今天有多少時間是可以自由控制的？

想掌控你的時間，就要先了解你的時間。「了解你的時間」其實就是為了制定並實施計劃做一個準備，回答一個問題：我今天有哪些時間很大可能或者完全是可以自由支配的？

在上學或者上班的日子裡，你的大多數時間是被固定住的，不能隨心所以完成你制定的計劃。舉一個不恰當但很普遍的例子，初高中時期的我們有時候會為了求發展制定很多計劃，但這些計劃常常耽誤或佔用了你的上課時間，最後「撿了西瓜丟了芝麻」，錯過老師講的一些重要的注意點。

所以為了保證上班／上學時間段內的專註度，我們要學會把時間比較精準的「鎖住（這一概念後文說）」。也就是這段時間雷打不動只專心做應該做的事情。

工作日做計劃的原則就是「見縫插針」，但也別忽視了那些幾個小時的「大縫」。舉一個例子，下面是我平常上學的時間如圖：

如上圖這是我每天的24個小時，綠色部分是我提前知道的我沒法控制的時間。白色時間是我目前認為我可以控制的時間，也就是計劃可利用時間。

如果要是放假時間呢？問自己一個問題：拋開我的計劃，今天我有什麼事是一定要做的？例如你和朋友約好了幾點出去、今天大年三十我要回家吃年夜飯等這樣提前知道的且必須要做或者履行的事。

找出這樣的事，標記出時間與預計花費時間（大體就好，後文會說）。你今天的24個小時，去除這些時間段以外的時間，全部是你的計劃可利用時間。

為了更清楚的說明這一步「認識時間」，我模擬一個人物某天的生活狀態出來，並做成表格。

首先為虛擬人物小王在桌面右鍵建立一個空白的單元格：

背景介紹：小王是個有作息規律的人，每天晚上十一點睡覺早上七點起床。之前就和閨蜜說好了今天上午十點去逛街，按照平常的情況，估計最晚下午兩點多回家。前一天老爸說下午四點以後要帶她去一個親戚家，一般就兩個小時左右，具體幾點去要看老爸幾點完成工作任務。

這時候小王一天的可利用時間就是：07:00-10:00、14:00-23:00；可利用時間就是：24小時-8小時睡眠-4小時逛街-2小時外出=10小時

看到這兒你問，我不是一個有作息規律的人怎麼辦？那就儘可能的保證有一個睡眠區間。對自己身體好一點吧，並且最重要的是，不確定的生活規律就是在給你的計劃增加難度。

我們為小王開始做一個「當日事項」的工作表，以半小時為一個單位輸入48個時間的表格，分成時間與內容兩框，把內容框拖的大一點。以便區分，給同類事情做上明顯的背景色，手動調整好一個自己舒服的格式。

上圖裡的空白表格，就是小王目前已知的可利用時間。這一步到現在已經做好了。

2. 明確計劃：我今天要做些什麼？

還是我們的主人公小王，今天要做的事有：

１．背單詞
２．看書
３．做高數卷子
４．去配鑰匙
５．在網上買一些東西

單單列出來你要做的事情還不夠，因為要計劃的合理，就要考慮時間。所以小王繼續思考得出下面的結論：

１．背單詞，約需要1小時。
２．看書，約需要2小時。

３．做高數卷子，約需要2小時。
４．去配鑰匙，配鑰匙時間加來回共需要30分鐘。
５．在網上買一些東西，挑選加下單約1小時。

我們再為小王建立一個叫「當日任務」的新工作表，把他今天要做的事與所需時間列出來。後面還有兩個欄空著，後文說。

到現在為止，小王自己心裡已經明確了：我完成任務需要約6.5小時，我今天有10個小時的資源可以任我調用。這一步就已經完成了。

3. 思考計劃：我想怎麼做計劃？

很多人做計劃的時候胸有成竹，但是做完計劃卻總也完成不了，這裡面原因有很多，在這一步我希望你在制定計劃前，先問自己幾個問題：

我喜歡怎麼完成任務？我有沒有特殊的習慣，比如早上更喜歡學外語，晚上喜歡做數學？

我是喜歡給我一大段時間一口氣做完啊，還是喜歡把一個任務分成好幾個小細節，一點點做出來呢？

在做計劃之前你要先保證，這個計劃是適合你的。

比如小王喜歡早上精神的時候背單詞、配鑰匙可以外出回來路上配、看書喜歡臨睡前、高數題喜歡吃完晚飯後自己去房間里安靜的做題。

那麼我們把小王的意願體現在表格上，如下圖：

第二天，小王就可以以這個表為參考做事。這裡強調的是，這一步只是提供方向。

因為事情總不是如你願的，比如逛街可能逛了一個小時閨蜜突然有事走了提前回來幾個小時，或者外出的時候有事耽誤了晚回來一個小時。這時候，空白的時間就是你的任務補救時間。你沒有完成的事情大可以隨時抽出空白時間來做。如果比計劃多出來一段時間，盡情的玩吧，做一些你喜歡的事情。

當然這時候別忘了更新第二個工作表「當日任務」里的：

我們第三列就是「時間段」，在考慮好「3. 思考計劃：我想怎麼做計劃？」之後，就把預計的時間段填到上面去。

在執行計劃前你需要做的，都已經準備好了。

二、執行計劃

1.執行計劃：並記錄每個時間段都做了什麼？

第二天小王按照上表去執行計划了，果然事情發生了很多變化：

前天晚上睡得晚了，早上起晚了一個小時，導致早飯和背單詞拖延一個小時、高數卷子對於她太難了兩個半小時才做完、晚上看完書不想睡覺又逛網站到十二點。

這時候她在一天中的閑暇時間斷斷續續的完成了如下的一天記錄：

【最重要】2. 尋找差異：從計劃與實際的落差處尋找突破

對比最初的計劃與記錄，我們可以發現幾個問題：

１．給高數時間少了


↓  為什麼做不完？

基礎不紮實，有些經典題型又錯了，課本上有些地方還是不理解。
↓  怎麼辦？

踏實複習基礎

最起碼經典的送分題型不能再錯了

做完分析立刻去查不理解的，不然就問同學問老師直到弄懂，並記錄再錯題本上。

↓ 計劃需要變動嗎？明天開始給高數2.5小時以上再另外加一個小時去複習基礎。

２．起晚了


↓  為什麼起晚了？

前一天晚上沒有按照看完書就睡覺，而選擇玩手機看視頻，睡得晚了所以起得晚了。

並且這段時間事情比較多，身體比較累狀態也不好。
↓  怎麼辦？

晚上到點後關手機開始睡，睡前可以泡泡腳放鬆情緒，避免跑步等激烈運動。

再仔細回想一下這幾天的事情安排的是不是有些不合理的地方？勞逸結合一下，不要對自己太狠。

↓ 計劃需要變動嗎？不需要，先再執行一天看看效果。

這樣我們就會發現，記錄和計劃同樣重要。因為記錄會讓你認清現在的狀態，知道應該從哪裡去著手改變，從每一個細節體現出你現在存在的問題，並從第二天的計劃開始就去改變。