Outlook Contacts 聯繫人共享：高效協同辦公

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在職場中很多人有助理輔助做一些基礎的文件工作，這中間經常需要用到一些客戶的基本信息：姓名，電話，地址等。

想一想原來用Excel表格是不是經常要更新給助理？因為你在開會，助理需要一個新增的客戶信息，你沒有及時的發給她，合同延誤，或者一個下午沒有事情做，下班了得加班？

先不說解決辦法，遇到類似的問題，我第一個想到的不是去找解決辦法，而是，首先我不是第一個遇到這個問題的人，那麼其他人遇到這個問題怎麼解決？一個IT工程師會怎麼解決這個問題，如果這個問題反饋給office的開發團隊，他們會設計什麼樣的功能？基本上問下來這幾個問題之後，答案也基本就都能找到了。因為你不是第一個遇到這個問題的人。

下面說說辦法：聯繫人共享，助力你的助理。給助理提供良好的工作體驗，也是職場美德。

用Excel管理聯繫人，面臨更新不同步的問題，而且移動辦公比較困難。所有不方便移動辦公的方法，我們盡量都不要使用，所有同時有移動辦公和本地辦公的方法，我們盡量採用第一種。

右鍵單擊Contacts→Share Contacts

輸入對方郵箱，點擊發送

點擊打開聯繫人文件夾，共享完畢

文件夾許可權的控制：

比如你共享過去的信息，你只需要你的助理去查閱即可，不需要編輯許可權，你可以設置成非編輯作者。

如果你需要協同編輯更新一部分信息，可以改成發行編輯。最高許可權是所有者。

她這邊更新後的所有信息，會自動同步到你的聯繫人，會自動同步到你的手機，微信會自動識別。比如我原來和Vicky搭檔，我們約定，對於新增的客戶信息，按照我們之前談好的方式進行存檔，她擁有更改我通訊錄的許可權，更新之後的信息會自動同步到我的手機上。Vicky休假，客戶再給我打電話的時候，即便我沒有聯繫過這個客戶，我也知道客戶是誰，因為我們有客戶完整的公司，地址，電話，郵箱和備註信息。需要給客戶做合同的時候，我們不需要再向彼此去要客戶的信息。第一客戶體驗比較好，我們實現無縫銜接，第二，內部體驗比較好，信息實時同步。

現在Vicky不在了，我和Clair搭檔，我也只需要把聯繫人再共享一下給她就可以。