怎麼高效彙報工作？

03-02

怎麼高效彙報工作？如果你明明是一個勤于思考的人，但領導總說你說話缺乏邏輯，寫出來的東西都是「反人類」的表達方式，很可能是缺乏「彙報結構」的訓練。

什麼叫「反人類」的表達方式呢？

表現一：不能快速進入主題，不能激發往下聽的慾望；

表現二：一句話與下一句話之間，關聯性弱；

表現三：過多的邏輯層次，在不斷跑題中兜兜轉轉。

很多人很困惑，我在思考問題時，大腦很清晰，可為什麼一表達出來，就會出用這些「反人類「的表達方式呢？

這是因為，思考的結構與溝通的結構有很大的不同。

在思考的結構中，最好的工具是思維導圖。仔細觀察思維導圖的結構，它是「一個出發點，多個方向」的樹狀結構，我們可以多次「返回」出發點，而溝通是「線性的語言」，永遠只有一個方向——時間的流逝，不能回頭，抓住聽眾的注意力非常難，所以不能直接把腦子裡的」思維導圖「拿出來講。

那應該怎麼辦呢？先來看看下面的這個「很人類」的表達結構：

失了一顆鐵釘，丟了一隻馬蹄鐵；丟了一隻馬蹄鐵，折了一匹戰馬；折了一匹戰馬，損了一位將軍；損了一位將軍，輸了一場戰爭；輸了一場戰爭，亡了一個帝國。

從思考的角度講，單一原因、單一結論是很不科學的；但從表達層面講，方向單一明確的推論，卻是最容易理解的，因為它最符合「線性傳播」的要求。

同樣，在職場彙報中，我們也要在「思維導圖」中找到幾個關鍵邏輯點（不一定是兩個），把它串連起來。「思維導圖」中其餘的內容，如果可以證明、補充這幾個關鍵點，就放在合適的位置；如果不能，就暫時放棄。

下面舉一個職場上常見的「項目例行彙報討論」的例子，應該如何圍繞關鍵點，展開結構。

5步準備，7塊內容

職場彙報的重點不是「發生了什麼」，而是「為什麼」，以及「我們應該如何做」，所以，它更類似於「夾敘夾議」的結構。

比如我們向上司彙報「東北項目進展」時，這兩個關鍵點的選擇，就側重於對事情的分析：

關鍵點一：項目進展不利，最主要的原因是對方的需求遲遲無法確認。

關鍵點二：希望領導能安排客戶考察XXX項目，把他們的需求引導、激發出來。

明確了這兩個關鍵點，就可以圍繞這兩個點組織材料、編織內容了。

我們準備工作可以分五步展開：

第一步：用一兩句話，總結出議題、結論、觀點等等；

第二步：在草稿上列出這兩個關鍵點，並擺好前後順序，先講什麼，後講什麼；

第三步：對這個兩個關鍵點進行展開，包括：證明、補充、具體化......

第四步：把「結論、關鍵點、關鍵點展示」這幾個元素排好，看看中間需要補充什麼，讓表達更流暢。

第五步：回頭對照你的思維導圖，看看還有什麼重大的遺漏，以及邏輯不通的地方。

提醒一下，準備彙報材料不是從頭「寫」到尾，而是從幾個關鍵點分別往兩頭「寫」，這就是「結構意識」。

充電兩小時，就為」通話五分鐘「。經過這五步準備後，在這個總長度為5分鐘的項目進展彙報中，我們的內容就分成下面七個部分：

開頭（新聞報道式開頭，發生了什麼）：上周的大致行程；

關鍵點一（結果是什麼）：項目進展不利......；

關鍵點一的展開（證據）：兩次會議都沒有結果......客戶沒有定時間......對方的大領導沒有出席會議......；

兩個關鍵點之間的過渡（小結，引出關鍵點二）：所以，我們的核心問題是，解決客戶的疑慮，儘快讓他們確認需求......；

關鍵點二（行動方案）：我有兩個想法，希望大家討論能討論一下，方案一......；方案二：......；

關鍵點二的展開（補充說明）：這兩個方案各有優缺點......；

回顧總結（重複最核心的內容）：雖然由於客戶的原因，項目進展不大，但我們已開始聚集核心問題，這兩個方案......

保留了上面的七個部分的同時，我們刪除了思維導圖上的一些分析，包括兩類：

第一類：與關鍵點關係不大的信息，包括：客戶內部矛盾、團隊的努力、項目的其他問題、部門配合的問題。這一類信息，可以在彙報的討論階段，見縫插針的說明。

第二類：與關鍵點矛盾的信息，包括：項目自身的缺陷（無法解決的問題）、其他可能的行動方案（比如放棄項目），等等。這一類信息，提出的時機還沒有成熟，不如不說。