如何組織高效又有用的會議？

03-02

成功的創業者拉卡拉董事長孫陶然在微信公眾號中說，現在很多公司的會議都很雞肋，參會者雲里霧裡，就連組織會議的人其實也不是很明確這個會議到底為什麼召開，要達成什麼目標？

孫陶然指出，造成這種情況的原因主要是因為只召開了會議，卻不重視會議紀要。

高效的會議必須注意這四個方面。

一、會議之前必須提前通知議題並發送相關資料。

提前確定好本次會議的議題是讓參會者明白本次會議發表和討論的範圍，也能提前就自己要參與和發表的部分進行準備。

相關資料提前送達，讓參會者能提前熟悉資料，對其中的問題能提前發現，這樣也能節約會議的時間，高效的討論關鍵問題。

二、參會人要少而精

在參會人員的選擇上，傳統的方式是越多人參加越好，因為我們經常認為，參會的人越多，精神就能傳達的更到位，為這樣工作付出努力的人就會越多。其實這樣思維很多問題。

參會的人多了，往往造成不該發表意見的人佔用了太多時間，而該發表意見的人出於顧忌反而不表達。

有的時候，認為自己被拉過來旁邊的人心不在焉的狀態也會嚴重影響其他人，影響整個會議的效果。

三、會議必須要有主持人

需要注意的是，每次會議都必須有主持人，而主持人的作用不光光是開始點個名，而是在整個會議的過程中確保都在圍繞確定的議題的開展，而且每個環節都要達到預期的目標，

四、會議必須要有會議紀要

我們很多人的工作都沒有復盤的習慣，不進行復盤，任何工作的效果都會大打折扣。開會也是一樣的到底，會議紀要就是一個很好的復盤工作。

孫陶然說：「一個完美會議的完美結果就是一份完美的會議紀要。」

會議紀要和會議記錄不同。記錄是對會議內容的記錄，而紀要是對記錄的提煉和總結，要包括會議結論和後續行動計劃。

會議紀要的核心必須包括：已有的明確結論；以及後續要做的事情的負責人、進度表和考核目標。