有對策 | 如何將項目管理做到極致

許多人對 Worktile 的認識，都是從項目管理開始的。那麼今天我們就來聊一聊什麼是項目管理， Worktile 是如何幫助企業將項目管理做到極致的。

本文為《如何將項目管理做到極致》

— 有對策 | 2018 年第 3 期 總第 3 期

文 | 圖圖

概述

從項目管理說起

什麼是項目管理？

項目管理是項目的管理者，在有限的資源約束下，運用系統的觀點、方法和理論，對項目涉及的全部的工作進行有效地管理。

簡而言之，就是「做正確的項目，並把項目做正確」。

項目管理的四個組成要素:

項目管理的價值

對企業而言：有效的項目管理方法，可以將項目的耗時有效降低 10% 以上，並能夠節約企業資源，直接為企業效益作出正向貢獻。

對管理者而言：項目執行中能夠有效地掌握項目進程。項目結束後還能沉澱 企業數字資產，為今後的優化升級提供數據支持和經驗模板。

對員工而言：幫助員工把握工作重點，讓項目協作權責分明、分工清晰、流 程有條不紊;有利於員工個人能力的發揮，學到更多東西，增強團隊凝聚力。

成功項目管理的關鍵要素

托爾斯泰說:「幸福的家庭都是相同的，不幸的家庭各有各的不幸」。同樣， 失敗的項目管理原因千差萬別，而成功的項目管理，我們總能夠找出一些共性。Worktile 團隊在研究了眾多案例之後，總結出了如下的基本要素:

優秀的項目團隊

清晰的項目流程

高效地溝通協作

分工明確責任到人

嚴格把控項目質量

企業數字資產沉澱

項目管理對系統的需求

隨著企業對項目管理越來越精細的研究，傳統的方式愈發不能滿足項目管理的需求。

在這種背景下，項目管理系統越來越被重視。一個優秀的項目管理系統，應當滿 足企業的以下需求:

能夠有效地劃分項目流程

形成項目內順暢有效的溝通機制

建立完備的文檔資料庫

高效協調項目成員時間

安全/易上手/可靠

Worktile 助力項目管理

看板式項目管理

看板是一種使用可視化管理的方式，跟蹤任務在整個價值流中流經的不同階 段，具備如下幾個特徵:

流程可視化:把工作拆分成小塊，一張卡片寫一件任務，再把卡片放到牆上。每一列都起一個名字，顯示每列任務在流程中處於什麼位。

限制 WIP(work in progress):明確限制流程中每個狀態上最多同時進行的任務數

度量生產周期:對流程進行調優，儘可能縮短生產周期，並使其可預測。

看板式任務管理是一種較為常用的協作手段，以項目單位，讓所有人參與進來，了解工作進度，負責人等信息。既有利於項目經理對整體的把控，也有助於 每個參與者明確自己的職責。

利用任務驅動協作，輕鬆進行項目管理

多種視圖方式，直觀展示任務進度及完成情況，讓工作一目了然。

還有項目甘特圖(Gantt chart)，燃盡圖，讓項目可視化，還可多人協作 編輯或查看，進度一目了然。

任務管理

所有成員均可在工作台規劃安排自己負責的任務，待辦事項清晰可見，井井有條。

在任務詳情中，我們可以設置負責人、項目開始/截止時間等基本信息;還 可以進行子任務創建、任務分享等操作;簡潔方便的對日常事務進行管理。

項目統計

實時數據展現，支持項目內統計和任務全局統計，通過多維度統計圖表清晰 展示任務情況，企業、項目及成員進度，一目了然。

1）項目內任務統計

統計項目任務完成情況/工時/進度信息，快速掌握該項目完成進度及延誤 率，成員的任務量以及完成度。

2）全局統計

系統內置多個統計圖表，分別從企業、項目、成員等多維度進行統計數據展示。此外，還可以自定義任務統計圖，按企業、項目、成員不同級別，對任務情況進行更細節展現。

企業級即時通訊

專為工作場景所打造的企業內部溝通IM，提供一對一私聊、多人群聊等多種溝通方式。消息數據在Web端、電腦客戶端和手機移動端在線同步並永久保存。

此外消息還和任務、日曆、網盤等13個應用之間打通，大大降低溝通成本，打破企業內部信息不對稱。各功能模塊消息助手，不錯過每一條與自己相關的通知提醒。

團隊時間管理

會議、重要事件、活動安排等，共享日程，方便協調成員時間。

支持查看成員和資源的排期視圖，查看成員或會議室的忙閑狀態，確保日程安排與其他日程不衝突。

項目文檔管理

提供企業網盤和個人網盤，存儲空間無上限，以文件夾的形式對繁多的文件進行分類和管理，構建企業知識庫，與成員進行資料共享，支持自定義成員網盤操作許可權。

支持在線文檔的共同編輯，方便成員協作。

場景模擬

以官網改版項目為例，展示Worktile 在項目管理中的應用。

1）許可權管理

由於官網項目並非全員參與，所以在創建項目時我們將其創建為私有項目——只有參與人可以才有許可權參與項目。

點擊【設置】-【項目設置】-【成員管理】，私有項目中，可以在【項目設置】下添加項目成員，並為每個成員分配不同的許可權。這裡的許可權系統默認提供「管理」、「編輯」、「只讀「三種許可權，「管理」包含項目的最高許可權，可以管理項目和任務；「編輯」主要對應項目成員的操作許可權，可以操作任務；「只讀」主要用於設置某些成員只可見項目內容，以及關注或評論任務。企業還可根據所需在後台自定義更多任務許可權。

2）項目流程化管理

我們將整個官網設計流程劃分為：【原型設計】-【內容填充】-【UI設計】-【WEB研發】-【BUG反饋】，通過新建任務列表完成項目的流程劃分，並在每個分欄下面新建對應的任務。

當「官網首頁」的原型設計完成之時，就可以把該任務拖動到【內容填充】的流程中，並由產品運營負責「官網首頁」的內容填充。

3）項目進度管理

點擊【任務統計】-【項目進度】成員可以看到該項目的進度情況。

項目燃盡圖：燃盡圖是用於體現剩餘工作量的工作圖表，由橫軸（X）和縱軸（Y）組成，橫軸表示時間，縱軸表示工作量。這種圖表可以直觀地預測何時工作將全部完成，常用於軟體開發中的敏捷軟體開發方式，也可以用於其他類型的工作流程監控。

項目任務周報：點擊【任務統計】-【任務周報】，成員可以按周查看項目任務的延期、新增、完成情況，常運用於研發周迭代場景。

項目工時統計：點擊【任務統計】-【工時統計】，可以查看項目每日預估和實際工時趨勢、項目任務工時明細。項目任務工時明細中記錄了此項目中任務的負責人、截止時間、預估工時、實際工時和工時差值。

不止於優秀，我們如何做到極致

產品內在的靈魂

我們都聽過許多關於「產品故事化」的論點，我支持這一論點，因為這是在研發和產品設計趨於同質化的今天，形成產品競爭力的核心手段。而一個好的產品，應該是有靈魂的，這也是一個產品能夠展現出生生不息的生命力的前提。Worktile背後的設計思想有很多，這也是Worktile在「好用」之外，能做到「優秀」的主要原因。

溝通先行：由於分工不同導致的信息傳遞不及時、信息不對等等情況是企業協作過程中最常見也是最主要的問題。Worktile的設計理念中，永遠是溝通先行，努力提升溝通效率並著力於建立起有效的溝通機制。

成員聚焦：企業作為一個共同體，所有成員都應聚焦於同一目標，才能實現最終目的的達成。基於這種觀點，Worktile落地了OKR目標管理方法。

項目流程化：清晰的項目流程，是項目管理成功的要素。Worktile目前的項目管理還存在諸多可以優化的細節，這也會成為我們產品改進的主要方向。

高度自定義：企業的業務、規模、制度等千差萬別，支持高度自定義化，才是項目管理系統匹配企業需求的根本。

除了優秀的設計理念和產品里，Worktile還在以驚人的速度不斷進化。

每周產品迭代

深度用戶研究

完善用戶體驗

專屬用戶服務

專業的客戶服務

Worktile 客戶成功顧問將以卓越的專業性和熱情服務，解答客戶疑問，聽取客戶反饋，提供專業的產品指導與培訓。同時結合企業組織架構、工作要求，協助梳理業務流程，打造全方位的解決方案，通過Worktile 幫助客戶持續獲得價值與成功。

值得信賴的安全保障

Worktile 上線近5年來，在數據安全、賬號安全、運維安全等多方面從未出現過事故，這背後是研發團隊對安全的執著追求。

詳情可參考 《 Worktile 白皮書_安全手冊》