如何在一秒鐘內切換郵件簽名應對不同工作場景

我是一個銷售，面向很多新客戶，需要告訴客戶不能用個人賬號匯款；

我是一個IT，面向我的同事，需要告訴我們的IT文檔路徑和IT資源庫；

我是一個Marketing的員工，面向一個外部群體，需要用Marketing的身份來傳遞信息

……

我們每一個人在工作中都有多種身份，需要處理不同的群體的需求，不同場景的需求，而郵件的簽名。

一個簡潔的簽名是基本郵件禮儀：不製造垃圾信息，是對收件方的尊重，但是面對不同的收件方，信息傳達的要求是不一樣的，因此單一簽名必然面臨場景適用性不夠的問題。應對不同的場景，要麼有信息多餘，要麼有些信息不足。

如何對於新客戶進行高頻的重複性的提示，才能避免個人賬戶匯款？

如何提醒才能避免文件簽署不完整等問題的出現？

這就需要我們設置多個不同的簽名適應不同的場景， 根據不同的場景去設置簽名的內容，簽名常規的通用型：包含我的姓名，部門，單位，地址，聯繫電話。為了不顯得單調，我設置了兩種顏色交叉，顏色是公司的主題色橙色：RGB：255/97/0 。

比如我是一個銷售，我要經常面對新客戶，要反覆的去講一些流程和注意事項。而這些東西對於老客戶又不需要，對內部同事溝通也多餘，怎麼滿足我們開始提到的簡潔的要求又切合信息傳遞完整的需要呢？大部分人的簽名是只有一個的。我們要應對多個場景就首先要設置多個簽名，簽名要進行命名以方便識別。下面講講設置的方法

第一步：Tools→Options

第二步：Mail Format→Signatures

簽名的要素

常規的通用型：包含我的姓名，部門，單位，地址，聯繫電話：為了不顯得單調，我設置了兩種顏色交叉，顏色是公司的主題色橙色：RGB：255/97/0

針對新客戶的簽名

新年祝福

需要增加簽名，請點擊New

設置新建郵件和回復的時候的不同簽名：例如最近兩天是新客戶開發階段，需要發送很多針對新客戶的郵件，需要有很多重複性的工作，這些重複性的工作可以在簽名中進行預先設置；對於New Message設置為新客戶提醒，對於回復的郵件設置為普通格式；可以避免針對內部郵件的回復也增加了閱讀者不需要的信息

在簽名區域點擊滑鼠右鍵，會彈出已經設置好的簽名清單，單擊即可快速切換