Outlook Calendar :共享日曆,管理好他人的時間

之前我們講到在outlook裡面可以共享你的聯繫人實現高效協同辦公，Outlook中共享郵箱，協同工作

那麼兩個人一起協作的時候，會遇到會議，一起拜訪客戶，接待客戶，一個人為另外一個人分配任務，那麼如何確保分配的任務不衝突呢？

我經常聽到的一種溝通是，打個電話給對方，你什麼時間什麼時間有沒有空？有個什麼什麼事，這方法固然可以，但是低效。有時候接電話的一方還得翻一翻自己的工作安排，還不一定記得准。今天我們來就講講如何利用共享日曆的方法，實現兩個人無縫配合。

如下是我7月份的日曆，黃綠色為「拜訪」事件，綠色為「會議」事件，包含「會議」和「拜訪」兩個關鍵詞的時間都會自動標記高亮，設置方法，參考Outlook Calendar 會議用顏色突出顯示

設置方法

首先打開日曆界面，日曆界面裡面會有很多以往的備份日曆，只選擇現在的日曆，一般是第一個，然後右鍵單擊，選擇share「日曆」

輸入被共享人的郵箱地址，例如你助理的郵箱地址，點擊發送

收到之後在收件箱裡面會收到共享日曆的郵件，然後點擊打開日曆（上面用的電腦是outlook2007,下面是outlook2013）

共享後的頁面如下

因為上圖用的是自己的日曆做的測試，所以左右兩個日曆是一模一樣的。

完整的設置方式動圖福利如下，

如果其中的一個日曆發生了修改，被共享者也可以及時看到修改後的日曆。這樣就不用再打一個電話去確認，你哪天，什麼時間是否有空去完成這樣一個低效的溝通，還要中斷手頭的工作去處理。

日曆的許可權管理

更改日曆的許可權：如果需要被共享者也參與日曆的編輯，比如你的助理給你安排會客工作，你可以及時的在自己的日曆中看到