Outlook Contacts 移動辦公:POP3, SMTP, IMAP 和 Exchange 如何選擇？

先給結論：如果你是移動辦公族，推薦Exchange，使用手機自帶的客戶端配置，不要使用其他客戶端。

很多公司使用QQ或者其他互聯網公司的企業郵箱服務，而不是自己搭建郵件伺服器了。只有在使用Exchange的情況下，會同步你的郵箱通訊錄（注意不是手機通訊錄聯繫人）到手機通訊錄，這樣有什麼好處呢，對於商務人士，經常接觸大量的客戶，名片幾百張，但是這些「關係」何時發生互動，其實自己不知道，也無法預測的。我就多次接到過兩年前參加活動交換名片客戶的電話，我在第一時間叫出了客戶的名字，客戶的反應是「您還記得我呀！」。對，要的就是這個效果，我們的潛意識裡，熟人才是會熟練記得的。因為我們記得彼此，所以我們是熟人。中國社會，熟人和陌生人的心理距離，合作難易程度，你懂的。

設置方法：

實際上，我並不記得，手機里有將近4000個聯繫人，6000+電話，接到電話的第一時間，我還在想這個人是誰呀？我的操作是會打開免提，保持通話，同時查閱手機通訊錄對於這個聯繫人的備註。好記性不如賴筆頭，在信息世界，好記性不如好習慣+好工具。這麼多的數據根本不是我們能記住的。

我在收到名片後，會使用名片全能王拍攝一下，這樣就會自動保存到手機了。注意，大部分人的手機默認通訊錄賬戶是手機品牌廠商的賬戶，比如小米手機，默認的手機賬戶是小米賬號，蘋果的默認賬號時蘋果賬號。所以，默認的名片全能王會保存識別出來的聯繫人信息到本地賬戶，比如我的，就是會自動保存到小米賬戶。

如何降低辦公過程中的屏幕切換？

那麼，問題來了，如果你在電腦端辦公，頻繁的去手機上調閱聯繫人信息是比較低效的，因為你要切換屏幕，傳輸數據。這就是我們為什麼要選擇手機自帶的郵件客戶端來配置郵件了，因為自帶的郵件客戶端是有許可權往手機通訊錄里寫入聯繫人，日曆信息的。這些信息是和網路上的同步的。第二條就是這些客戶端的配置方式必須選擇Exchange，如果你選擇POP和IMAP都是客戶收發郵件沒問題的，但是聯繫人，日曆這些重要的商務用途是不在移動端支持的，所以這就是我為什麼不用手機QQ郵箱客戶端在手機上處理商務郵件的原因。

繼續說協同辦公的問題，在使用手機自帶客戶端配置好郵箱之後，會在手機通訊錄裡面增加一個郵箱賬戶的通訊錄。

一般手機的默認顯示聯繫人是顯示全部賬戶，比如微信也有聯繫人是顯示在手機通訊錄里的。

在這些都配置好之後，我們使用名片全能王拍攝名片，

拍攝完保存的時候會提示你保存的通訊錄名稱，也就是有默認的小米通訊錄和你剛設置的企業通訊錄。

對於我來說，我是習慣把個人的通訊錄，朋友，家人和工作的通訊錄分開保存的。這樣我在電腦辦公的時候就不用擔心我的個人通訊錄被默認的同步到公司的郵箱伺服器了。另外，這樣也方便分組管理。按照如上的方式選擇好企業通訊錄之後，這樣通過手機保存的信息就會自動通過Exchange的郵件伺服器同步到你的網路端，也就是你在電腦辦公的時候可以更新到最新的的名錄了。

更新之後的好處是什麼

第一，你再也不怕手機丟失了找不到你的客戶了。去年我在上海出差，一個不小心，電腦進水了，開不了機，我找了一台備用機，五分鐘就恢復了正常辦公。《一萬塊錢買回的通訊錄》

第二，協同辦公：比如你在辦公室有個小助理M，你微信發給她通知，給X集團的王總發一份報價，M先要王總的郵箱吧。一般的來說，她會問你要，領導，王總聯繫方式您發給我一下，於是乎，你又把王總的聯繫方式發給M一份。體驗還可以接受。如果，我是說，如果，對於比較NB的銷售，一天有20份合同要簽的話，M一會兒一個電話，微信問你要客戶資料，你咋辦？是不是這樣的協同比較低效？有辦法呀，你可以把你的通訊錄分享給你的小助理M妹妹，她只能查閱，無許可權修改。就可以根據你提供的關鍵詞搜索到完整的客戶信息了。這個時候，你們協作的畫面是這樣的：「M同學，幫忙給知乎的李總發一份公司介紹PPT」。小美同學到共享的通訊錄搜索一下：知乎，於是李總的郵箱，電話，地址全部都有了。是不是很爽，一句話交代完所有的工作。而你手機上其他生活聯繫人，M同學是不會看到的。

這就是我們之前講到的，用一個關鍵詞提取到所有的關鍵信息，通過自己的信息完備性加上協同，直接幫助別人建立了完備性，效率提升，錯誤率降低。

前面幾篇講了outlook contact的應用和功能，下一篇講共享聯繫人，協同辦公的應用，助你凌波微步