Outlook Mail 自動歸檔，優先分配優質注意力給關鍵任務

02-27

說這個之前，我們先回憶一下上學的時候是怎麼收發信件的，95後可以忽略不看，因為你寫過信的可能性不大。

傳達室的老師廣播三年級一班張三，請到收發室領取信件。然後你去收發室，不是在一大堆信件裡面扒拉，你報出你的班級，然後老師告訴你到你們班的信箱里去找，順便把你的同學的信件帶回去。

再看你現在的電子郵箱，你有沒有按照班級建立分類管理呢？

的確電子郵件可以搜索，方便很多，但是有時候你記不住搜索的關鍵詞怎麼辦？

我們應該利用自己的信息編碼習慣，哪些信息是默認優先被編碼，被記憶的？這些是最容易提取的，也就是之前我們一再強調的，信息管理，一定要考慮信息的後續使用成本。這個成本很大程度上就是你提取出這個信息需要多長時間，注意這個時候，1秒鐘和10秒鐘是有數量級的差異的，而不只是差了9秒鐘。

有些類別的郵件，天然就具備高重要性，高優先順序，這些郵件在收件箱裡面堆放著，很快就被新的郵件淹沒了。因為按照時間順序排列的規則就決定了，你的注意力會優先被最新的郵件佔據。

所以我們參考一下收發室的信件管理方法來為收件箱建立子文件夾。按照類別進行分類

按照頻次和重要性郵件分為以下四類

不是為了分類而分類，分類是為了提高效率，提高效率得有一套知道原則和邏輯。上面我們講的收發室就是這個邏輯的來源。按照我們的記憶習慣，我們可能記不住名字，但是一般會記住你的身份，也就是你是哪個班級的學生。

對於電子郵箱，這個身份就是你的郵箱地址。理論上可以分出無限多個班級的小盒子。

銷售都學過金字塔理論，客戶分為ABCD四個等級，A類能佔據80%的收入，但是你如何保證在工作方法上，工具上和這個理論去匹配？去確保這一類的信息，郵件得到優先處理。

結合我們上面說的分類原則，我們就按照ABCD四個等級對文件夾進行分類。每個文件下下面是對應的子文件夾。確保所有的客戶郵件都在這4個文件夾裡面找到。ABC類客戶，每個單獨設置規則。對於D類客戶，因為數量比較多，頻次低，不設置自動歸檔，手動拖進去就行。

客戶郵件分類管理：使用頻次和收發頻次高的單獨建立文件夾

好處：移動端不會跳出一大堆到樣郵件，節省移動辦公的流量，如果你只有一個收件箱，沒有子文件夾，在移動端辦公的時候，是默認更新所有的郵件的。如果你做了分類，是可以根據重要性，設定只有幾個重要的文件夾自動更新郵件提醒的，可以降低對於流量的浪費。

手機裡面的文件夾結構和電腦上的完全一致，在手機的郵件APP裡面設置需要同步的文件夾

選擇需要同步的的子文件夾【領導溝通】，其他的默認不同步

【實驗室&法規】屬於重要，但不緊急的事情，可以不在手機上處理。

剩餘的郵件，你只需要在打開電腦的時候收取處理就可以。

文件夾建立好了，我們需要把郵件放到對應的文件夾裡面，最簡單的辦法是一個一個拖過去。那麼如果郵件比較多的時候，這種方法是低效的。有沒有根據收件人自動歸檔的方法呢？有，當你提對一個問題，找到辦法就很容易了。

設置方法：點擊對於需要自動歸檔的郵件→右鍵單擊→Create Rule

或者把郵件打開之後

點擊Create rule

勾選發件人

點擊Select Folder勾選目標文件夾,然後點擊OK即可。

動圖福利

以上說到的部分是客戶的郵件管理，對內的郵件同樣需要科學高效的管理方法。

7月1號之後，我看到多個人吐槽，2017年7月1號執行的發票必須有稅號的制度，郵件通知我沒收到啊！不是你沒收到郵件，是你不會管理郵件，你以後還「收不到」的可能性非常大。

郵件那麼多，被淹沒的概率是非常大的。對於這些低頻，但是非常重要的內部財務，HR通知，一定要反覆認真看，關係到自身切身利益。往往不是一遍看完能消化完，或者能夠記住的。所以對於這些低頻，但是高重要性的郵件，要設立一個文件夾進行自動歸檔。沒事的時候，反覆看看。我對自己的要求是能夠完整的表述出來。

以我的觀察來看，不是公司的培訓，分享不完善，是你太挑食，公司發的很多郵件，你都想當然的不看，好像有個什麼什麼通知，都是蜻蜓點水。接收再多的信息也無用。

你不能把信息轉化到你的認知中，去輔助你的決策。你看郵件和看今日頭條一樣，看的都是新聞，看的只是信息的更新而不是信息本身。

金字塔原理+「注意力>時間>金錢」

這是我們管理郵件的原則，其他的技巧都為這兩條服務。

有道而無術，術尚可求也，有術而無道，止於術也！