時間管理 - 我們一起學項目管理 （三十九）

時間管理這個話題比較老套。百度上隨便一查方法有很多，比較知名的是番茄工作法。但是這個對於每個人真的有用嗎？對於時間管理這種事情，還是因人而異。沒有主觀的要去做，再多的番茄也沒有多大用處。

當然，莫斯在這裡不是想評論番茄工作法，也不是泛泛而談時間管理的方法論。這些話題都太大了。今天只講在項目管理中的時間管理。

現代項目經理和過去有些不同。莫斯年輕的時候，項目經理就管著一個項目，從項目啟動到最後交付，項目經理一手帶大，最終畢業。

而如今時代在變，企業更多的是講究效率，於是有了PMP，有了PMO。矩陣化管理的結果就是項目經理管理項目的職責不變的前提下，項目組對於項目經理的依賴程度降低了，重要性降低了。一方面項目經理只需要關注項目管理，另一方面，同時會有多個項目經手。

於是問題來了，之前一手一個項目，從小帶到大，熟門熟路。現在一手2到3個項目，多的時候4到5個。看起來時間不夠用了。其實是沒法事無巨細的盯著安排下去了。於是怎麼才能在有限的時間裡做到手上所有項目都能夠如期交付？

這便是項目經理時間管理的意義所在。那麼具體有那些方法呢？

一。 設定帶有優先順序的 To Do List

To Do List 可能大家都在用，目的在於提醒自己有這麼一件事情要去做，以免忘記。

但是當需要做的事情非常多的時候，單純的To Do List就不夠用了。事情多到了一天，兩天都完不成，那件事情需要先做？此時一般的To Do List就沒有了意義。而優先順序就有了用武之地。

先做優先順序高的，代表著事情的緊急，越是緊急的事情先處理。有截止時間的任務，通過設置優先順序也可以給自己留點時間上的餘地。

於是每天早上上班的第一件事情，就是更新自己的To Do List。這需要和郵件配合，每次打開郵箱收取郵件之後，需要在15分鐘內大致瀏覽每一封郵件的內容，（注意，只是瀏覽，不是處理）這15分鐘里你需要知道所有郵件的內容，判定哪些是緊急的事情，打上紅色記號，哪些是無關緊要的事情，順手刪除。哪些需要後續跟進的，打上藍色記號等等。

於是15分鐘之後，所有任務都有了優先順序，那麼剩下的事情就是按照優先順序一件一件的跟進。

每天下班前的最後一件事情，瀏覽下To Do List，是否當前緊要的事情，或是必須今天完成的事情已經完成。從而保證當天事情當天完成。拒絕拖延症。

二。使用二八法則提高處理事情的效率

二八法則已經不是第一次提到，之前我們提到過一次，通過魚骨圖找到項目中的問題之後，找出最主要的問題先解決。

簡單來說，二八法則是化繁為簡的動作，通過一個簡單切入點——20%，解決80%的問題。

現實項目管理中也是如此，當前有一堆事情要去做，你需要找到最最有效率的方法，不說立竿見影也要行而有效。

這點尤其在多個項目同時進行的時候特別管用。當多個項目同時進行的時候，項目經理的時間有限。很有可能幾件事情都在同一個時刻爆發，而對於項目經理來說，每一個項目的重要性都是一樣的。於是找到這些事件的根本原因，對症下藥才是最有效的方式。

三。 將任務分發下去

如果手頭上的項目有很多，勢必會有很多的任務。但是項目經理就一個，此時該怎麼辦？所有人都在等項目經理，真的是亞歷山大呀。

這個時候，最好的辦法是將任務分割成小任務，交由相關人員來處理。這樣即使只有一個項目經理，只要任務分發的合理及時，每一個項目都不會受到影響。

於是你需要告知相關人員，當前情形是什麼樣的，你需要他做什麼事情，達到什麼樣的效果，這件事情需要在什麼時間之前做完。

囑咐完之後，你要做的就是定期隔一段時間，去詢問下任務的進展情況，是否按照自己的設想進行。以防對方理解產生歧義，最終給到的結果南轅北轍。

這樣即使任務不是自己在做，也能夠及時了解到任務的進展和遇到的問題。即充分利用了自己的時間，也能夠調動整個團隊積極的完成項目。

以上是莫斯對於時間管理的一些方法。通過這些方法，雖然說不上時間多了不少，但是好歹也是手頭上3-4個項目都能夠順利進行，不會整組人等一個人。