所有定例工作都是浪費

02-22

所有定例工作都是浪費——從業務的整理、整頓到馬斯克的第一性原理

在我們日常的工作中，存在大量的定期例行開展的內容。我粗略估算了一下，在我的職場中高達80%以上。人總有一種傾向，就是將自己手頭的工作轉變成習慣性的行為，也就是我們常說的「例行公事」。從標準化的角度來說，這麼做毫無問題。但是，在我看來，所有的定例工作歸根結底都是浪費。

讓我們看幾個典型的定例工作：

? 定例召開的會議

? 定期設備維護/點檢

? 定量的品質抽檢

? 每日管理板及表格簽名

? ……

開展這些定例工作很容易讓我們產生三個錯覺，我稱之為「習慣性錯覺」

【錯覺1】因為定例，所以重要

許多工作因為定期按照固定形式開展，往往又有許多人參與，就慢慢形成了一種莫名其妙的儀式感。讓人一去到那裡就產生一種這個工作/活動很重要的感覺。為了參加這樣一個定期進行的活動，人們甚至傾向於放下手頭上哪怕比較重要、緊急的活兒。「大家都去了」「一直都有去的」，心裡這麼想著，就覺得自己也不能不去了。

這就是一種典型的「因為工作是定例開展的，所以它很重要」的錯覺。

【錯覺2】因為定例，所以做了就是完成了工作

這種錯覺危害尤其大。

例如你的工作是要每天檢查一個儀錶，然後在記錄表上畫個圈。如果要安排這樣的一個工作，多半情況下，安排工作的人會說，這個事很重要，你一定要每天按時做。接著又會說，做完了一定要畫個圈，表示你確實已經做了。

然後你就每天畫圈，一開始是仔細的看一看儀錶然後畫圈，慢慢的就隨便看看然後畫圈，到最後也許就變成了直接畫個圈。這樣，畫圈本身就變成了工作，而點檢儀錶以發現問題這一出發點反而給忘記了。

定例工作很容易會導致這樣的結果，讓人以為做了就是完成了工作，至於為什麼做反而一點都不關心了。

【錯覺3】因為定例，所以不能改變

在號稱世界一流的豐田製造現場，我遇到過這樣一件事。在產品的生產線上，按規定每生產50個就要抽檢一次確認是否合格，這個叫做品質抽檢。豐田的現場執行力是很叫人佩服的，大家真的是扎紮實實仔仔細細的每隔50個就從生產線上拿出一個產品來檢查一次然後記錄數據。

但是，為什麼間隔是50個，不是40個或者是60個？為什麼10年前的生產線是50個，現在還是50個？

有人想，這裡面會不會有某個高深的概率數學理論在裡面？

最後問了個老師傅，回答是，沒有那麼複雜，因為以前生產線大概是50個那麼長，如果每50個就抽檢一次，就可以不讓不良品流出到廠外，追溯起來就沒那麼麻煩。

原來抽檢的目的就是為了不流出不良品，而制訂間隔的依據就是生產線的長度。

但是生產線發展到今天，有些線已低於50個的長度，50個的間隔根本保證不了不流出，也有些生產線又大於50個，根本沒必要50個就抽檢一次。

我想，就因為這是個定例工作，所以讓我們產生必須要嚴格按照一直以來的標準做事才算努力的錯覺。這個錯覺的力量是那麼強大，即便在以改善著稱的豐田現場也已存在多年。

因為以前是這麼做的，所以現在我們就要繼續那麼做下去。這樣的思考方式，是不是到處都能見到？

上面的三個錯覺，其實可以匯總為一句話，那就是定例工作讓我們放棄了思考，放棄了對工作本來的目的和目標的思考。

其實對於每一項業務，我們在做的時候都應該問三個問題：

1、為什麼要做？（工作的目的、初心）

2、做到什麼程度叫好？（目標）

3、能不能不做或者少做？（持續改善）

通過不斷思考這三個問題，我們就可以開展如下的業務「2S（整理、整頓）」的循環：

經過第一步，重新思考工作的目的與目標後，如果發現了不對勁的地方，就應該制訂試運行的暫定標準，然後大膽的開始試運行全新的工作方式。

讓我們摒棄「定例」思維，對手頭的業務來一次整理、整頓吧！

後記：

對「定例」的深入思考

當今世界聞名的科技企業明星埃隆·馬斯克，有一個為人稱道的思維習慣。這個思維習慣馬斯克自己將之命名為第一性原理（First Principle）。

http://www.businessinsider.com/elon-musk-first-principles-2015-1

這一思維模式可以用以下這句話闡明：

（思維）第一性原理：

摒棄既往經驗和可參考的同類事物，從最基礎的事實出發，從問題的最本質出發，進行邏輯思考。

例如，造一支商用火箭成本應該是多少？回答這個問題不是去調查現有的火箭市場，而是首先去大宗商品市場去調查組成一支火箭的原材料分別是多少錢。

「類比」思維是人類的一種思維定式。人們思考問題時，經常會傾向於去參考：

這種思維模式很容易讓人停步不前，無法突破。

事實上，真正重要的絕不是以前是怎麼樣的，而是「正確的應該是怎麼樣」，這也正是豐田核心思維模式中反覆提到的「理想狀態」是怎麼樣的。

類比並不是邏輯，從基礎事實出發思考才是。