如何有效的管理你的信息

本文大綱：

管理信息是必備技能

信息爆炸時代，垃圾信息淹沒真正的價值信息。

英國作家阿道司·赫胥黎（Aldous Huxley, 1894—1962）早在1932年就預見到了垃圾信息將最終會主宰人類世界。他的《美麗新世界》基本描繪的就是我們現在這個時代。每個人都沉浸在信息的洪流中：手機、電視、平板電腦、PC、智能手錶、智能音響無處不在；微信，公眾號，微博，頭條，知乎各個平台森羅密布；八卦消息，娛樂新聞，花邊新聞，政治新聞，奇聞怪談無所不包。這個時代已經給我們帶來嚴重的的信息恐慌症，不停的刷新著頁面，不斷的要看到新信息，進而又導致嚴重的拖延症，睡前刷手機，一刷刷到了天亮；上班刷手機，一刷刷到了下班；年初刷手機，一刷刷到了年終。

身處信息時代，被信息洪流淹沒終究是大勢所趨，逃無可逃，避無所避。但我們也要明確的看到這個時代是垃圾信息泛濫的時代，真正的價值信息越來越難以獲得。我們需要建立一套有效的信息獲取-整理-轉化的系統技巧，來駕馭自己在信息洪流時代中的命運。

掌握價值信息才具有競爭力。

有一個雞湯故事大意是這樣的：一個僱員不滿老闆給自己的薪水太低，找老闆發牢騷。於是老闆讓他去集市逛一圈回來向自己報告，他轉了一圈回來後說集市還是那樣，就那些人，還是賣那些東西。老闆當著他的面讓另一個優秀員工同樣去集市逛一圈並回來向自己報告。結果這位僱員不僅精確的說出集市上的變化，而且敏銳的發現集市上的土豆很便宜，而老闆的店裡正需要土豆，並且他直接找了一位物美價廉的土豆老農來店裡供貨，只等老闆一句話這生意就成了！

這個故事裡的優秀僱員其實就是信息管理的高手。同樣的集市，敏銳的感知細微變化，抓取價值信息，積極行動的人，就是真正能產生價值的人。這樣的人，不管在哪一個行業，都是優秀傑出者。

當今的信息洪流就如同故事中的集市，內容龐雜，包羅萬象，但又觸手可及毫無門檻。你不用擔心拿不走什麼，而應該擔心你拿的是不是有價值的。信息管理能力就是給你一副慧眼，讓你在信息洪流中只拿有價值的，真正的做到「滿載而歸」。

如何精準高效的獲取信息？

管理信息的第一步就是準確高效的獲取##有用，有價值##的信息。那麼如何獲取有用、有價值的信息呢？第一步就是要問你自己，對你來說，哪些方面的信息是對你有用的，與你的工作相關的，能直接或者間接的帶給你價值的？

我們有以下幾個方法來幫你完成這一步。

1.建立你的關鍵主題詞

在寫科研論文的時候，必須要列出文章的關鍵詞。這就是為了能更好的被相關領域的讀者查詢。而在獲取信息時，也需要先通過##關鍵詞##確定出你關心的領域。列出關鍵詞後，再通過各種訂閱信息的頻道，比如各種RSS，各種app中的關鍵詞訂閱，專業雜誌網站上的訂閱提醒等服務。這裡給出兩個我自己常用的追蹤文獻的文獻推送工具：

• Stork文獻鳥: https://www.storkapp.me/ 這一一款由免費的文獻追蹤軟體，註冊後就會定期向你的郵箱中發送關鍵詞相關文獻。最大的特點是推薦文件的同時顯示該雜誌的SCI影響因子。
• ResearchGate：https://www.researchgate.net/ 這個網站其實是一個不同行業的科研人員的facebook類的社交網站，但是關注點不是普通的社交，而是各種科研動向。在這裡不僅直接從文章作者的頁面上下載他的文章，還可以第一時間獲得相關領域某個作者又發什麼文章的新動態。即是一個想你推送專業信息的好工具，又是一個積累你專業影響力的，展示自己的好平台。

建立關鍵詞並通過訂閱頻道訂閱信息的好處就是直接只接收你關注的信息，「只看你想看的信息」，能大大的屏蔽垃圾信息的干擾。另外這一套方法還有「建立方向提醒，讓消息主動來找你，以及充分利用碎片時間」這三個優點。上下班的路上，用手機打開郵箱，瀏覽一下推送的信息，做一個簡單的整理，保留有用的，刪除無用的，就完成了基本的信息獲取，多麼輕鬆！！！

這個方法也可以用在微信訂閱號以及朋友圈的管理中，基本思路都是「設定關鍵詞----篩選信息源----利用碎片時間閱讀整理」，具體做法可根據自己的情況進行調整安排。

2.用好搜索引擎

雖然我們可以設置推送讓信息找上門，但是實際中絕大多數情況下，價值信息都是沙裡淘金，千找萬找之後才獲得的到的。因此獲取價值信息的主力工具還是搜索引擎。

用好搜索引擎有很多技巧，比如引號，加號等，其他文章中有更詳細的介紹，這裡就不展開說了。只說幾條原則上的：

• 迭代關鍵詞。嘗試使用多個關鍵詞及其組合查找
• 切換中英文。嘗試用英文關鍵詞，或者選擇在英文網頁搜索
• 切換搜索方式。比如用網頁搜索和圖片搜索多種方式。

3.建立自己的專業資源庫

最後一條是建立自己的資源庫，這就好比打造自己的獨門利器。具體操作就是把工作中常用、好用的資源收藏起來，做一定的管理，弄清楚哪一類問題能從用得上哪些資源，而某個資源又可能用於解決哪些問題，形成條件反射，提高效率。

比如我本人的常用資源：

流程圖、思維導圖繪製--------ProcessOn

翻譯--------------------------谷歌翻譯，詞都

英文寫作---------------------谷歌翻譯，Netspeak，linggle等網站

如何高效的管理信息？

集中且隨時隨地可獲取

現代社會的總是帶給我們過量的東西，信息是過量的，物質也是過量的。所以每個人記錄筆記的地方都有好幾個。紙質筆記本自然是人手好幾本，再加上手機、平板電腦，筆記本電腦，台式機這些電子設備，難免我們辛苦收集的信息和筆記東一塊西一塊的，想用的時候偏偏就是找不到記錄著重要信息的筆記本，或者根本不記得記到了哪裡。

所以，要做到高效，首先必須做到「集中」。

把所有信息都集中到一個你隨時隨地都觸手可及的地方，伸手就能找到，拿過來就能用。

如何做到這樣的集中呢？

依然停留在拿小筆記本抄抄寫寫肯定是不夠高效的了。我建議大家做到以下幾點：

1.一切都電子化

2.一切都雲端化

把所有的信息或者文件，以電子化的形式存放在雲端。這樣不管你是在辦公室還是在家，在出差還是在休假，打開電腦或者手機，連上網路，隨時隨地都能寫稿子，做PPT，完成任何突如其來的老闆或者突如其來的靈感所布置的任務，再也不用擔心文件沒帶，資料不在，靈感抓不住的事情發生。

具體的操作方法可以是百度雲，或者Onedrive這種雲盤，好處是什麼類型的文件都可以往裡放。缺點是速度太慢，經常丟文件，影響實際應用。也可以是印象筆記、有道雲筆記、為知畢竟等具有雲同步功能的筆記軟體。優點是速度快，但是缺點是一般容量太小，且文件類型受限制。

我自己的做法是把兩種方式結合起來：在本地保存佔用空間大的各種資料（書，解析度高的照片，視頻等），然後用同步軟體定期同步（以前用金山快盤，後來用百度雲同步盤）到家裡的電腦或者出差用的筆記本上。筆記類軟體主要保存文檔，或者不成系統的碎片化的小文章之類的資料，體積小同步快。這樣只要有網路，我的工作資料隨時隨地都觸手可及，隨時隨地都能開展我的工作。

一切以搜索為中心

我們的大腦擅長聯想，擅長創造，但是不擅長記憶和計算。電腦恰恰相反。因此在信息管理中，我們應當充分利用電腦的優勢，讓它幫我們記憶和計算，不需要記得資料和信息存放的位置，只記住關鍵詞，讓電腦幫我們找出來。

這裡推薦一款小軟體：Everything（http://www.voidtools.com）這是一款速度超快的本地搜索軟體，輸入你想找的文件名，幾秒之內就能給你結果，相當給力。有了Everything，無需再花大量的時間整理電腦上的文件夾，也不需要費勁心力的記住文件的位置，只需要認認真真的給每份文檔一個恰當的、好記名字，就可以隨心所欲的召喚它了。

把信息消化成知識

雜誌不算書，信息也不是知識。本文介紹的信息管理方法並不能保證讓你真的高效率完成你的工作。一切都在於你是否能把這些信息內化為自己的知識和能力。這才是我們進行信息管理的最終目的。如果只是不停的收藏，整理，分門別類，那我們和存放資料的文件櫃、電腦也沒啥區別了。

因此，我們需要調用大腦無與倫比的關聯、聯想的能力把我們收集、整理好的信息與我們自身已建好的知識網路產生內在關聯，使其形成有機的整體，形成一個系統。

這一步推薦使用思維導圖工具，如Mindmap，Xmind等軟體。藉助思維導圖，可以從頭構建一個新的知識體系並按照知識體系的內容收集信息，也可以將新信息不斷的補充到已有的知識體系中，不斷對其進行更新和完善。形成知識體系，就如同電影中從細節到全局的長鏡頭一樣，讓我們從小信息上升到大格局，看到看不到的全景，掌握更多趨勢上的東西。進而形成自己的預測，提前做出行動。

圖片資源管理

圖片資源也是文章寫作的一大方面。因為人腦對抽象的東西遠沒有對形象的東西那麼敏感，所以講數字不如給圖，將道理不如將故事，將抽象化為形象和具體，才能受更多的大腦的歡迎。所以圖片的運用和收集也非常重要。但是在這方面的經驗不多，只能分享有限的一點。

一個免版權的圖庫：Hippopx（beautiful free stock photos）

定期整理

好車需要常常維護，好花需要常常澆水剪枝。為了避免熵的增加，我們需要不斷的投入能量減少系統的混亂度。

信息管理的最後一點就是要定期整理。

定期檢查並調整歸類，刪除不需要的文檔，給需要的文檔添加便於搜索的標籤或者關鍵詞，更新錯誤等等。

信息管理，其實就是知識系統的建立，你投入的時間越多，越用心，你的知識系統的大樹就會生長的越高大，越茂盛！